Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теория коммуникаций в современных организациях).pdf

В качестве примера была рассмотрена деятельность организации по поставке и изготовлению оборудования и расходных материалов для производства ювелирных изделий ООО «ТАНДЕМ».

ООО «ТАНДЕМ» имеет бюрократическую организационную структуру, которая представлена функциональными подразделениями, подчиняющимися одному руководителю, иначе говоря, речь идет о линейной организационной структуре.

В условиях данной организационной структуры было выявлен ряд недостатков в процессе осуществления обмена информацией. При этом большее количество проблем было выявлено на низшем уровне организационной иерархии, что подтверждалось результатами опроса подчиненных и руководителей.

Со стороны руководства ООО «ТАНДЕМ» отмечались серьезные претензии к качеству исполнения поступающих приказов исполнителями: не вовремя осуществлена отправка оборудования заказчикам, расходные материалы отправляются не в полной комплектации, сроки изготовления оборудования не соответствуют плановым и т.д.

Со стороны подчиненных указанной организации выявлены следующие претензии, адресованные руководству: переизбыток приказов и поручений, отсутствие письменных уведомлений по срокам выполнения работ, частота проведения совещаний и планерок, получение личных приказов от руководителя фирмы в обход функциональных руководителей.

Помимо опроса был проведен анализ качества коммуникационного процесса в организации.

В качестве каналов в данном случае выступали устные формы передачи сообщений представителями руководства по схеме: «руководитель – функциональные руководители – руководители цехов, отделов – подчиненные».

Таким образом, можно сделать вывод о применении коммуникационной сети типа «цепь».

При этом стоит отметить, что в данном случае применение только лишь данного типа сети является более чем неэффективным, что обуславливается тем, что информация доходит до низших уровней персонала в искаженном или неполном виде. Руководитель часто прибегает к принятию решений методом «мозгового штурма», то есть на основе устного обсуждения и предложения идей, что в дальнейшем не документируется как подобает, что становится следствием того, что информация передается «на словах» по указанной выше цепи.

Иногда хорошие специалисты не могут выразить свою мысль, боясь показаться косноязычным. Еще одной причиной неэффективной устной коммуникации является то, что чаще всего люди не умеют слушать. Как говорится в древней китайской пословице: «услышишь – забудешь, увидишь – запомнишь, сделаешь – поймешь»^[18].

В результате этого, если у подчиненных возникает какой-либо вопрос, то он передает его своему руководителю, что дальше передается по цепи назад, то есть в данном случае руководитель получает этот вопрос через нескольких посредников, что приводит к ряду задержек и простоев. Таким образом, длинные и неразветвленные коммуникационные цепи имеют существенные недостатки в виде длительной задержки информации «в пути», а также искажения ее по мере передачи адресату.

Другой проблемой в организации является перегруженность сообщений для адресатов. Даже изучив должностные инструкции, можно сделать выводы о том, что они перегружены лишней информацией. То же самое происходит и с коммуникациями. В одном сообщении руководитель информирует работников о планах и задачах сроком до одной недели, что практически не усваивается даже, когда информация представлена на бумажных носителях.

Когда информационное сообщение содержит большое количество информации, когда получатель видит перед собой полностью заполненный текстом лист бумаги, у него автоматически формируется барьер по ее изучению. Внимание рассеивается на мелочи, в результате чего появляется угроза упущения важных деталей.

Наглядным примером обозначенного выше явления в условиях ООО «ТАНДЕМ» была ситуация, когда руководитель поручил отделу маркетинга разработать графический рекламный макет, который будет отражать основные направления деятельности организации, который в дальнейшем будем применяться для билбордов и медиарекламы. При этом в описании задач руководитель перечисляет значительное число требований, которые предъявляет потенциальному макету, а также обозначает основные положения, направления, которые необходимо отразить в рекламном макете.

При этом руководитель наполняет сообщение вырезками из интернета о наиболее эффективных и актуальных вариантов представления рекламы, ее размещения, цвета и содержания с указанием подобных рекомендаций для маркетологов.

По мере получения подобного распоряжение маркетологи разработали рекламных макет достаточно низкого качества. Макет оказался достаточно примитивным, но при этом перегруженным информацией. При этом применение его для таких средств массовой информации как газеты оказалось невозможным ввиду его громоздкости. Маркетологи сами понимали, что подобный макет нельзя использовать и разработали несколько иных – отдельный макет для отдельной рекламы.

По результатам опроса было очевидно, что менее опытные, молодые специалисты, стремились к исполнению указания руководителя, который снабдил информационное письмо широким спектром задач, однако в данном случае руководству не удалось передать в полной мере основную задачу отдела, что стало причиной провала задания и задержки его по срокам.

Барьерами на пути к эффективной организационной коммуникации являются искажения. При перемещении информационных потоков в организации смысл сообщений слегка искажается из-за ряда причин. Если тот или иной менеджер не согласен с сообщением, информация может быть исправлена преднамеренно. В этом случае менеджер изменяет сообщение с учетом своих предрассудков и отношения.

Коммуникационные проблемы также возникают из-за фильтрации и искажения сообщений. Компании вынуждены отсеивать информацию с одного уровня на другой, чтобы были переданы только те сообщения, которые относятся к ней. Кроме того, прежде чем отправить информацию в другие подразделения одного и того же уровня, необходимо ускорить поток информации или сделать сообщение более понятным. Бывает так, что в некоторых случаях руководителей слишком сильно фильтрует информацию, так что передаваемые данные становятся понятными только ему одному.

В результате, важная информация не может достичь другие части компании или приходит в весьма непонятном виде. Информационное содержание отправленного совета директоров, только на 63 % от содержания информации доходит до вице-президентов , 40% до руководителей компаний и лишь 20% до самих рабочих.

Но одной из самых опасных проблем любого коммуникационного процесса на предприятии является потенциальная угроза неформальных групп.

В данном случае в пределах организации может сформировать так называемая оппозиция руководству. Подобные люди, как правило, стараются навредить организации, особенно, когда в коллективе появляется человек, стремящийся занять более высокие позиции. В данном случае возникает угроза намеренного искажения передаваемой информации данным посредником в целях подрыва работы организации.

Именно с учетом вышесказанного руководителю организации необходимо постоянно производить мониторинг психологического климата на предприятии, так как в случае возникновения какой-либо проблемы и ее обострения, может создаться ситуация, когда эффективность работы фирмы будет под угрозой.

Особое внимание на предприятиях сегодня уделяется не столько всему процессу коммуникаций, сколько отдельным ее элементам, а особенно такому элементу как канал передачи сообщений. Это объясняется тем, что давно стало очевидным то, что руководитель тратит значительное количество времени для информирования подчиненных о потенциальных задачах.

Даже взять обычные заурядные ситуации, когда руководитель вызывает подчиненного к себе, что довести до его сведения какие-либо претензии по его работе, в результате (если вспомнить Тейлора и супрогов Гилбретов) работник совершает значительные затраты времени на поход до кабинета руководителя и назад (время, проведенное у руководства, будем считать за полезно затраченное).

Именно поэтому в целях минимизации подобных затрат времени (а это иногда существенно, особенно в условиях крупномасштабного производства) целесообразно модернизировать процесс коммуникации.

Сегодня современное программное и технического обеспечение позволяет организовать беспрепятственный процесс коммуникации на расстоянии. Появились возможности организации дистанционных видеоконференций, разработаны различного рода мессенджеры и прочие клиентские приложения для обеспечения связи между людьми. Сейчас многие организации пользуются этим для сокращения затрат как времени, так и денег на реализацию коммуникационного процесса.

Например, применение программы Skype во много раз позволило сократить расходы на телефонную связь, но при этом обеспечило возможность визуального контакта между отправителем и получателем.

Сейчас ведется активное внедрение и разработка различного вида планировщиков выполнения задач, которые удобны в применении тем, что к ним имеет доступ каждый отдельный сотрудник, который при этом ограничен в правах в пределах своей компетенции. Так, руководитель получает возможность централизованного автоматического распределения задач между персоналом со своего компьютера, что существенно сокращает затраты времени на коммуникацию. При этом подобные системы оснащены автоматизированными уведомлениями персонала о поручениях.

2.3. Пути улучшения коммуникаций в компаниях

На основе вышеизложенного примера и выявленных проблем коммуникаций в современной организации можно выделит следующие пути улучшения коммуникаций в компаниях:

1 . Регулирование информационных потоков - руководители на всех уровнях компании должны анализировать собственные информационные потребности, потребности коллег и подчиненных. Лидер должен уметь оценивать качественную и количественную часть своих информационных потребностей. Он должен попытаться определить, что является «слишком многим» или «слишком малым» в коммуникационных процессах.

2 . Действия управления –направлено на контроль потоков информации в управленческом процессе. Управляющий может практиковать короткие встречи с одним или несколькими рабочими для обсуждения грядущих изменений, новые приоритеты, распределение работы и т.д. Менеджер может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех рабочих для рассмотрения вопросов. Многие компании настаивают на проведении менеджерами и сотрудниками таких еженедельных встреч.

1. Система обратной связи способствует улучшению межличностной коммуникации, так как данная система дает реакцию получателя сообщения: усвоена ли информация, приняты ли действия в отношении полученных распоряжений и т.д.

Эти системы являются частью системы контроля и управления информационными системами в организации. Опрос работников - еще один пример обратной связи. Такие обследования можно проводить с целью получения информации от руководителей и работников для обеспечения согласованности действий руководства и подчиненных. Примерами вопросов могу быть:

- является ли четко доведенная до них цель понятной и соответствует ли их ожиданиям;

- какие потенциальные проблемы могут возникнуть в процессе осуществления поставленных задач;

- когда будет получено точная информация и инструкции по выполнению работ и т.д.

В данном случае важным элементом является степени открытость управляющего для рассмотрения предложений, сотрудничества с подчиненными и нахождения оптимального для всех решения.

4. Современные информационные технологии - последние достижения в области информационных технологий могут способствовать улучшению обмена информацией в организациях. Современные технологии играют важную роль в повышении эффективности коммуникационного процесса. Внедрение таких систем как электронная почта, различного рода мессенджеры, позволило сделать процесс обмена информацией более дешевым, а также ускорить реакцию на получаемые сообщения, и более того обеспечило возможность организации видеоконференций, что также в разы повышает эффективности коммуникаций.

Таким образом, очевидно, что путей повышения эффективности коммуникационного процесса достаточное количество. Выбор зависит от ситуации, однако эффективным является сочетание нескольких из них, что будет способствовать не только росту эффективности, но также и повышению скорости реализации всех этапов коммуникации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рамках курсовой работы были рассмотрены теоретические основы коммуникаций и коммуникационного процесса, определина классификация организационных коммуникаций, исследованы методы диагностики коммуникаций в организации. А также рассмотрены основные проблемы организации коммуникационного процесса на предприятии ООО «ТАНДЕМ» и предложины пути улучшения коммуникаций на предприятии.

Процесс, в рамках которого передается информация от одного человека к другому, или между иными ее получателями, называется организационной коммуникацией. Для ускоренного развития производства необходимым условием является быстрое получение различных видов информации. Известный афоризм звучит так: «кто обладает информацией, тот управляет миром». Особенностью информации как ресурса является её обширность, учет, возможность использования, легкость передачи.