Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теория коммуникаций в современных организациях).pdf

3. Для передачи сообщений можно использовать несколько различных каналов одновременно. Практика показывает, что, например, одновременный обмен устной и письменной информацией повышает эффективность и надежность связи. Передача связи состоит в физической передаче сообщения и является только частью, одним из этапов процесса связи, но не собственно коммуникацией, как ошибочно считают многие.

4. Прием и декодирование информации. Сообщение принимается получателем в той форме, в какой оно было отправлено, и после получения декодируется. По своей сути декодирование заключается в переводе символов отправителя в мысли или знания получателя. Если система символов имеет одинаковое значение, как для отправителя, так и для получателя, то последний поймет, что именно имел в виду отправитель в ходе формулирования идеи.

5. Обратная связь является одним из важнейших элементов коммуникационного процесса, поскольку она отражает ту реакцию, которая последует от получателя сообщения после завершения коммуникации. То есть обратная связь показывает степень успешности завершения коммуникации. Если она положительна – сообщение доведено до сведения получателя, но иногда информация бывает непонятной, неполной, несвоевременной и т.д. В указанных случаях обратная связь обеспечивает возможность повторного отправления информации с учетом корректировок.

1.2. Классификация коммуникаций

Существует несколько различных подходов к вопросу о классификации коммуникаций. В данном случае основополагающим признаком будет являться критерий классификации. Критериями может выступать содержательная часть коммуникационного процесса (коммуникации, направленные на улучшение экономических показателей фирмы, на улучшение психологического климата компании и др.), так и адресная часть (то есть в данном случае речь идет о получателях информации и их отношении к организации). В общем виде классификацию коммуникаций можно представить следующим образом (рисунок 2):

Рис.2. Виды коммуникаций

Внешние коммуникации - это обмен информацией между организациями и их окружением. Внутренние коммуникации происходят внутри компании между различными уровнями управления и функциональными подразделениями.

Коммуникации, которые определяются организационными структурами компаний, взаимосвязью функциональных отделов уровней управления называются формальными коммуникациями^[6]. Они систематически создаются управляющим для улучшения реализации целей компании.

Каналом распространения и возникновения слухов являются неформальные коммуникации. Намного быстрее информация передается посредством слухов, чем по формальным каналам, поэтому управляющие нередко пользуются ими для распространения определенных сведений, позволяющих смоделировать возможные последствия управленческих решений.

Исследования показывают, что большинство слухов точны на 80 - 90%, если они относятся к событиям в компании: предстоящих увольнений, продвижения вверх по карьерной лестнице, реорганизаций, дисциплинарных мер, отношений между работниками и управленческой командой внутри. Уровень точности снижается, когда речь заходит о передаче неофициальным каналам личной или эмоциональной информации. Но независимо от степени уверенности, любые слухи, или воздействие являются положительным или отрицательным, и становятся влиятельным фактором в функционировании организации^[7].

Межличностные коммуникации - это общение между людьми. Их важнейшая особенность - эмоциональная основа. Межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Они возникают и формируются на основе определенных чувств, протекающих в организме человека по отношению друг к другу^[8].

Организационная коммуникация связана с передачей информации в рамках компании между ее функциональными подразделениями и уровнями власти. Участники этих сообщений образуют сеть связи, соединяющую часть компании с помощью коммуникационных потоков. Главная задача менеджера для создания и управления организационными коммуникациями - развитие и совершенствование информационных потоков, а не передача конкретного сообщения.

Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи^[9].

Вертикальные коммуникации устанавливаются между менеджером и исполнителем. Примером таких связей являются коммуникации командования от управляющего до исполнителей или передачи подчиненным отчетной информации. Вертикальные коммуникации используется для решения о реорганизации (с более высокого уровня вплоть до исполнителей), отчетность о проделанной работе, использовании ресурсов, предложений (от исполнителя до управляющего)^[10]. [7, 214]

Горизонтальная коммуникация существует между функциональным подразделением компании или между ее членами, принадлежащими к тому же уровню организационной структуры. Они включают в себя, обмен информацией между отделами маркетинга, финансов, производства, рекламы и других.

Важным фактором в процессе коммуникации, является конфигурация сетей связи. Сети связи - определенное соединение участвует в процессах коммуникации физических лиц (или элементов) при использовании информационных потоков^[11].

При решении относительно простых, хорошо структурированных задач лучшие результаты могут быть достигнуты наиболее быстро, с использованием системы централизованного обмена сообщениями. В этом случае все коммуникации осуществляются через руководителя группы, который всегда расположен на пересечении всех сфер общения. Эта конфигурация сетей связи называется «колесо» (рисунок 3).

«Колесо» является наиболее централизованным типом сетей связи с лидером и координатором в центре связи. Информация всегда приходит от центра. В этом случае легко достичь высокой скорости и точности передачи информации, но это часто подавляется инициативным исполнителем. Качество работы связи с информацией поступает от лидера. Возможные злоупотребления и манипуляции недобросовестными лидерами, которые имеют способность просеять информацию в своих интересах. Такая сеть является эффективной в небольшой группе, до 10 человек, если число сотрудников увеличивается, управляющий начинает страдать от информационной перегрузки, и неспособности качественно обработать всю информацию.

Существуют и такие конфигурации сетей, как «цепочка » и « шпоры ».

Особенностью сети "шпора" является то, что между лидером и подчиненными появляется информационный посредник, он может быть первым заместителем, помощником или секретарем. Эта конфигурация сети требует профессионализма и целостности сотрудников, посредничества в информационных потоках.

При решении сложных проблем, которые требуют учета мнения всех членов группы, а также в небольших организациях с гибкой структурой управления более эффективным является обращение к децентрализованным или открытым коммуникациям. На максимальных сетях децентрализованного типа (" круг ", " все каналы "), все члены имеют равное количество каналов связи, право руководство признается для нескольких человек, поощрять обмен фактами, точками зрения и опытом. Все это позволяет добиться хорошего климата в коллективе, повысить эффективность проблем целевых групп для достижения наилучших результатов в заседаниях, в работе комиссий и комитетов за счет синергии и повышения творческой активности сотрудников. Тем не менее, такие сообщения характеризуются низкой скоростью, низкой точностью, плохой организацией, нехваткой единого руководства^[12].

Выбор на практике той или иной сети связи определяется целями и задачами, стоящими перед группой. Если ваша компания нуждается в совершенствовании системы связи, целесообразно начать изменения с анализа сетей связи (рисунок 3).

Рис. 3. Виды коммуникационных сетей

Внешними коммуникациями называют коммуникации, возникающие между внешней средой и компаниями. На деятельность компаний очень сильно влияют факторы внешней среды.

В компании где есть профсоюзы, необходимо поддерживать связь с законными представителями, работающими у них по найму. Если профсоюза в данной компании не имеется, компания должна делать все, чтобы он не понадобился. Это не многие примеры из разнообразия реагирования компании на события и факторы внешней среды^[13].

На основании сказанного выше можно сделать ряд выводов:

1. Независимо от типа классификационного признака коммуникаций, они могут быть объединены по одному фактору, по своей цели – передаче информации. При этом информация может передаваться как внутри организации, так и отправляться за ее пределы, как между сотрудниками в виде неформальных бесед, так и в виде официальных приказов руководства, но в любом из перечисленных случаев, коммуникация несет определенную информацию своему получателю.
2. Существует множество различных способов организации коммуникационных сетей, однако эффективность их применения предопределяется совокупностью факторов, таких как: структура и размер компании, наличие ряда технических средств, организационные связи между подразделениями, тип организационной структуры. Предположим, если мы имеем дело с крупной компанией, представленной рядом филиалов, подразделений и десятками тысяч сотрудников, то в данном случае применение коммуникационной сети по типу «цепь» неуместно и неэффективно, однако возможно его применение в сочетании с другими типами сетей. Поэтому все перечисленные факторы оказывают значительное влияние на выбираемый тип коммуникационной сети.

1.3. Методы диагностики коммуникационного процесса организации

Главным условием формирования самостоятельного организационного инструмента управления коммуникациями является разработка методов измерения качества коммуникационных процессов, адаптированных к потребностям отечественных предприятий.

Получение информации о том, успешны ли положения по улучшению эффективности общения, важно по нескольким причинам^[14]:

- уровень организационной коммуникации влияет как на качество принимаемых решений, так и на степень производительности и на возможность предприятия успешно взаимодействовать с окружающей средой;

- нынешние управляющие отечественных предприятий недооценивают значение коммуникации, чтобы быть успешными;

- необходимы меры по улучшению организационной коммуникации.

Таким образом, в управлении организационной связью на первом плане является проблема разработки комплексной методологии оценки, связывающей коммуникацию с потребностями стратегического развития организации. Эта проблема, по мнению экспертов, является одной из самых сложных в управлении коммуникационным процессом.

На рис. 4 показана общая схема оценки эффективности организационной коммуникации.

На первом этапе определяются: ​​цели компании, в частности, внутренней и внешней среды, проблемы тормозящие развитие компании. Это особенно важно при вовлечении руководства, которое определяет приоритеты и возможные изменения в компании.

Первый этап имеет сильное влияние на все последующие этапы, особенно в точках интерпретации результатов и разработки коммуникационной стратегии^[15].

Второй этап включает в себя выбор одного из существующих или разработку собственных методов исследования. Преимущество метода заключается в ведении собственной учетной записи потребностей организации на данном этапе. На рисунке 4 продемонстирована модель диагностики организационных коммуникаций.

Рис. 4. Модель диагностики организационных коммуникаций

Методы, разработанные опытными специалистами в области связи, более высокого качества. Возможность использовать готовую методику - это предпочтительный вариант. Кроме того, любая методика во время использования может быть адаптирована к потребностям компании. Разработка же своей методологии требует значительного количества времени, что не всегда является уместным в условиях коммуникационного процесса.

Диагностический шаг направлен на выявление проблем в области связи. Полученные в ходе диагностики данные, представляют собой информационную базу для будущих решений в сфере коммуникаций и оценки их эффективности . Результатом диагностики является выявление проблем в сфере связи и разработке предварительных решений. В каждом случае, количество вопросов, включенных в исследование, может изменить эту ситуацию и будет способствовать, более адекватной адаптации к потребностям вашей компании.