Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теория коммуникаций в современных организациях).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы заключается в том, что организационные коммуникации являются важнейшей составляющей успешного функционирования организации, что обуславливается тем, что они обеспечивают возможность осуществления бесперебойного функционирования компании и производства.

Обеспечение отлаженного коммуникационного процесса, минимизация барьеров коммуникации, а также автоматизация передачи сообщений сегодня является весьма актуальной темой с учетом постоянно развивающихся технологий и техники.

Общепризнанным является то, что коммуникации имеют большое значение для успешной работы любого предприятия и представляют собой одну из сложнейших проблем менеджмента. Необходимо подчеркнуть то, что это связующая нить единой системы компании.

Значение коммуникаций заметно как на небольших фирмах, так и в крупных компаниях и корпорациях. Ни для кого не секрет то, что будущее компании зависит от эффективности коммуникационных связей и взаимодействий, как хозяйствующего субъекта на рынке экономики, так и людей, работающих в данной компании. В частности степень эффективности коммуникационного процесса предопределяется психологическим климатом в организации и наличием скрытых лидеров или оппозиционеров.

Сегодня роль коммуникаций в управленческой науки приобретает все большее значение, что проявляется в разработке различных комплексом программного обеспечения, совершенствования технологий обмена сообщениями, что в совокупности своей сводится в единую науку, именуемую коммуникационным менеджментом.

Предметом курсовой работы являются коммуникации в современных организациях, а также проблемы, связанные с ними.

Объектом курсовой работы является анализ проблемы коммуникаций на примере ООО «ТАНДЕМ».

Целью курсовой работы является исследование основных подходов к организации коммуникационного процесса в организации с возможностью применения их на практике и рассмотрение проблем коммуникаций в современной организации.

Исходя из объекта и предмета курсовой работы, в рамках обусловленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретические основы коммуникаций и коммуникационного процесса;
• определить классификацию организационных коммуникаций;
• исследовать методы диагностики коммуникаций в организации;
• рассмотреть основные проблемы организации коммуникационного процесса на предприятии ООО «ТАНДЕМ»;
• предложить пути улучшения коммуникаций на предприятии.

Информационная база. Для написания работы использовались источники теоретической информации авторов, среди которых можно выделить Агранович В.Б., Баринова Т.А., Пашенцева Е.Н., Дорофееву Л.И. и др.

Исходя из поставленных целей и задач, курсовая работа имеет следующую структуру: введение, две главы основной части, заключение, список использованной литературы.

1. Теория коммуникаций в современных организациях

1.1. Сущность коммуникаций и коммуникационного процесса

Коммуникация представляет собой обмен идеями и информацией, между людьми и их объединениями в процессе взаимодействия, в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации^[1].

Коммуникации - это одно из необходимых условий жизни человека в обществе. К коммуникациям относится способность общаться, коммуникабельность, умение работать вместе^[2].

Общение между компанией и внешней средой называется внешней коммуникацией. Среди основных задач внешних коммуникаций можно выделить первостепенную – это получения необходимой информации о состоянии внешней среды организации, которая представлена совокупностью государственных институтов власти, обществом, а также непосредственно субъектами внешней среды прямого воздействия (поставщиками, потребителями и т.д.)^[3].

Внутренние коммуникации – рассматриваются как элемент деятельности фирмы, куда можно отнести: связь между подразделениями, цехами, уровнями управленческой иерархии, функциональными структурами, филиалами и головными организациями и т.д.

Основная цель организации внутренних коммуникаций в компаниях – обеспечение бесперебойного потока информации по всем уровням предприятия с максимально полным доведением ее до получателя. То есть в данном случае важно, чтобы в процессе коммуникации была получена положительная обратная связь, которая будет являться свидетельством доведения до сведения и понимания полученной информации адресатом.

Важность коммуникаций объясняется следующим:

1) значительную часть времени управленцы расходуют на процесс общения и коммуникации. По мнению многих экспертов, она занимает 75-95% от суммы рабочего времени управляющих. Поэтому они должны быть заинтересованы в оптимизации коммуникационного процесса, так как пренебрежение им в целях экономии рабочего времени не представляется возможным;

2) коммуникации являются одним из ключевых элементов эффективного функционирования предприятия. Почему? Дело в том, что когда распоряжения доводятся до исполнителей через коммуникационную сеть с использованием тех или иных каналов, исполнитель должен получить приказ именно в том виде, в котором он подразумевался руководителем, а никак не иначе. В случае, когда коммуникации на предприятии не отлажены, информация может доводиться до исполнителя в искаженном виде. Каким образом это происходит?

Рассмотрим банальный пример, когда в качестве канала передачи выступает человек-посредник. То есть руководитель доводит информацию до подчиненных «на словах» через своего представителя, заместителя или иного функционального руководителя. Когда объем информации и указаний слишком велик, то человек физически не способен ее усвоить в полной мере.

В результате руководителям функциональных подразделений будет передана лишь часть от общего объема полученного посредником информации, а так как руководители функциональных подразделений должны довести это до конечных исполнителей, то в данном случае теряется еще определенная доля информации, что впоследствии приводит к отрицательной обратной связи и низким результатам работы коллектива;

3) коммуникации являются источником информации о приказах руководства компании;

4) коммуникации могут способствовать эффективному взаимодействию функциональных подразделений, что особенно эффективно, когда их деятельность связана друг с другом в процессе поточного производства.

Существуют четыре функции коммуникаций в группе или компаниях в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и связь.

Коммуникации контролируют поведение членов группы. Когда сотрудник, например, просит осуществлять действия в соответствии со стратегическими целями фирмы, коммуникации выполняют надзорные функции. При этом коммуникации в данном контексте усиливают степень мотивации благодаря информированности каждого из подчиненных о том, что должно быть сделано для улучшения работы.

Для большинства людей, их работа является основным источником социального взаимодействия. Коммуникабельность является механизмом, с помощью которого члены группы, выражают свои отношения. Она позволяет обеспечить получение данных, необходимых для отдельных лиц и групп для принятия эффективных решений по выполнению тех или иных производственных задач.

Связь людей происходит с помощью вербальных и невербальных средств. Вербальная коммуникация осуществляется посредством устных (диалог, встречи, переговоры, презентации и т.д.) или в письменных форм ( приказы, распоряжения, письма и т.д. ) сообщений, невербальные - осуществляются через язык тела ( осанка, жесты, позы, выражения лица и т.д.) и параметры речи ( интонация, тембр, голос, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и т.д. ).

Важнейшим средством человеческого общения является – язык. Коммуникация имеет место лишь тогда, когда разговаривающие люди понимают друг друга, говоря другими словами, они общаются на понятном для них языке и имеют общий социальный опыт.

Главной целью общения является обмен различного рода информацией, что происходит посредством использования языковых средств. Очевидно то, что обмен информацией и коммуникации происходит не только через язык. С древних времен в человеческом обществе использовали дополнительные средства связи и передачи информации, многие из которых все еще существуют сегодня.

В каждой компании есть информационные каналы, которые используются для сбора, анализа и систематизации информации о состоянии окружающей среды, а также для передачи сообщений, обрабатываемых обратно в окружающую среду.

Коммуникации проявляются в наличии информационных связей. Если связи нарушены или связи вообще нет, то и коммуникаций быть не может.

Обмен информацией между двумя или более людьми называется –коммуникационным процессом. Обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, понимания сообщений является основной целью коммуникационного процесса.

Можно выделить четыре базовых элемента в процессе обмена информацией^[4]:

- отправитель генерирует идеи или собирает информацию и передает её;

- информация, закодированная с помощью символов;

- средство передачи информации – канал;

- получатель, которому предназначена информация и который интерпретирует её.

В целом, коммуникационный процесс состоит из ряда последовательности этапов осуществления передачи информации, включающего в себя следующее:

- зарождение идеи;

- кодирование и выбор канала;

- передача;

- декодирование;

- помехи и обратная связь (рисунок 1).

Рис.1. Схема коммуникационного процесса

Особенности процесса коммуникации удобно изучать, используя четырехзвенную модель: “источник – сообщение – канал – получатель”. Таковы основные компоненты процесса коммуникации^[5].

Источником является создатель и отправитель сообщения; им может быть индивид, группа индивидов или организация.

Сообщение – это та информация, которая должна быть доведена до получена, которая лежит в основе идеи самого процесса коммуникации. Как правило, к сообщениям предъявляется ряд требований, в условиях которых необходимо соблюдать четкость изложения информации, ее полноту, но лаконичность, чтобы получатель получил компактные, но при этом достаточно информативные данные.

Сообщения могут быть невербальными (графические изображения, жесты, мимика), а также закодированными, получить и понять их может только тот, кто имеет код.

Средство, благодаря которому информация передается от отправителя к получателю, называется каналом. Выделяют такие виды каналов как технические средства передачи информации и межличностные каналы, в которых передатчиком информации является техника и человек соответственно.

Получатель как элемент коммуникационного представляет собой основное звено всего коммуникационного процесса, поскольку именно для него и осуществляется весь процесс передачи информации. Получателями информации могут быть как группы людей (от нескольких человек до массовых аудиторий), так и отдельно взятый индивид.

Составляющими этапами процесса коммуникационного процесса являются следующие: формирование идеи информационного обмена и отбор необходимых данных, кодирование информации, определение канала для передачи, прием и расшифровка (декодирование) полученных данных, а также обратная связь.

Разделение коммуникационного процесса на несколько этапов дает возможность передатчику отследить процесс передачи сообщения.

1. Зарождение идеи или отбор данных для передачи – это основа коммуникационного процесса, его фундамент. Потому что именно в данный момент возникает необходимость самого процесса передачи информации. Как правило, большинство ошибок допускаются именно на этом этапе. Связаны они с нарушением принципа: “Сначала думать, а потом говорить”. Идея не может заключаться в смутных общих заявлениях, предположениях и догадках.

2. Кодирование и выбор канала передачи. Кодирование информации производится за счет слов, знаков, рисунков, интонации, жестов или с помощью шифрования специальным криптографическим ключом. Сообщением является закодированная информация. Канал передачи должен быть совместимым (пригодным для передачи) с типом символов, применяемых для кодирования. В данном случае последнее замечание можно отнести к современным техническим средствам, так, например, в условиях глобализации информационных сетей отмечается формирование и развитие различных языков программирования, в частности, случаются ситуации, когда технические средства получателя вступают в конфликт с кодированной информацией, и далеко не всегда существует возможность получения информации в первозданном расшифрованном виде.