Файл: Теоретические основы организации внутреннего контроля на предприятии.pdf

Целью системы делопроизводства является повышение эффективности работы с документами и оптимизация маршрутов их движения, которые достигаются за счет использования быстрого и удобного инструмента, позволяющего оперативно производить обработку, подготовку и согласование документов, эффективно контролировать исполнительскую дисциплину работников Общества.

Документооборот в ПАО «Вертолеты России» осуществляется с применением вычислительной техники и образует систему электронного документооборота (СЭД). Документооборот обеспечивается циркулирующими между пунктами обработки документами с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки и состоит из следующих потоков документов: входящие, исходящие, внутренние.

Все входящие документы, служебные и докладные записки принимаются к рассмотрению руководством только при условии их регистрации в СЭД. Цель регистрации документов- занесение в СЭД первичных сведений о документах для обеспечения их учета, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования.

Контроль исполнения документов в системе документооборота общего делопроизводства – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего исполнения поручений, зафиксированных в исполняемых документах, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми Обществом или для Общества.(из консультанта)

В реализации контрольной деятельности по процессам исполнения документов обязательно участвуют генеральный директор, ответственные исполнители, отдел контроля исполнения документов, отдел ДО Общества.

Основными задачами контроля являются:

1. Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения поручений, указаний, решений, зафиксированных в документах
2. Получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных должностных лиц ПАО «Вертолеты России»
3. Обеспечение сохранности документов

Основными видами контроля в СЭД являются:

Контроль движения документов для:

1. Обеспечения своевременности доведения документов до исполнителей в соответствии с резолюцией руководства
2. Идентификация невыполнения требуемых действий
3. Мониторинга правильности использования Системы делопроизвоства, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях
4. Сохранение способности устанавливать, в результате каких операций возникли те или иные документы различных документационных систем
5. Защиты документов от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения

Контроль соответствия:

1. Формы созданных документов их содержанию
2. Применяемых унифицированных форм и блаков действующим нормативам и образцам
3. Документов действующим требованиям к подготовке, согласованию и оформлению отдельных видов документов
4. Уровня и формы утверждения (подписи) каждого документа полномочиям должностных лиц
5. Подписей их расшифровкам
6. Всех экземпляров на идентичность, аутентичность

Контроль местоположения, а именно:

1. Фиксация местонахождения документов, времени (даты) перемещения документа, сотрудника или подразделения, обладающего документом
2. Контроль выдачи, передачи между сотрудниками и возврата документов на место их хранения, а также их изъятие из документной системы

Контроль действий( сроков исполнения) для:

1. Отслеживания сроков исполнения, т.е. действий, ограниченных временными рамками
2. Определения этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах
3. Распределения между исполнителями ответственности за действия
4. Фиксация даты предполагаемого и даты реального выполнения действий

Контроль по существу:

1. Включает в себя анализ соответствия и полноты исполнения поставленных задач, поручений, принятых решений поручениям, находящимся в резолюции к документам.

При исполнении документа могут быть созданы одно или несколько поручений, в каждом из которых могут быть только один инициатор контроля, один ответственный исполнитель, один контролер и несколько соисполнителей.

Ответственный исполнитель назначается по резолюции инициатора контроля или исходя из содержания и вида документа ( приказа, распоряжения, протокола)

Должностные лица, наделенные при исполнении документа статусом «контролер» или «ответственный исполнитель», имеют право на запрос отчета у исполнителей и соисполнителей, а также на формирование и редактирование итогового отчета по поручению.

Стоит признать, что электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Однако, данная система безусловно имеет свои недостатки, но для их выявления сперва необходимо рассмотреть процесс ввода документа в систему электронного документооборота.

Для этого обратимся к схеме прохождения процесса документа через СЭД в ПАО «Вертолеты России» (см. Приложение 2)

1. Создание:

2. Исполнение:

3. Контроль исполнения:

4. Снятие с контроля:

Данная схема является частью внутреннего документа ПАО «Вертолеты России», касающегося работы СЭД. Однако в ней не отражены первоначальные операции с документами, которые являются обязательными к исполнению перед запуском документа в СЭД.

Рассмотрим частный случай исполнения поставленной задачи в ПАО «Вертолеты России»:

В период с 19 по 21 мая 2016 года проходила выставка вертолетной техники «HeliRussia-2016», в которой ПАО «Вертолеты России» принимала непосредственное участие. В связи с этим необходимо было пригласить определённый круг лиц посетить стенд ПАО «Вертолеты России» на данной выставке. Для этого было подготовлены приглашение за подписью заместителя генерального директора и генерального директора. Перед рассылкой данный документ должен пройти через СЭД, но ни один документ не может быть запущен в СЭД без подписи заместителя генерального директора или генерального директора в зависимости от типа документа. Для получения подписи необходимо передать данное пришлашение в Канцелярию, где его разместят в ячейке «внутренняя документация». Через неопределенное количество времени данный документ будет передан в приемную заместителя генерального директора или генерального директора, после чего приглашение рассматривается непосредственно ними. В случае если в ходе рассмотрения документа не было выявлено никаких недочетов, документ передается в Канцелярию и только оттуда попадает обратно к исполнителю, который запускает данный документ в СЭД. Однако, крайне редко документ проходит проверку с первого раза и не отправляется на доработку обратно исполнителю. В случае с приглашениями документ был также отправлен на доработку и не один раз.

Следует отметить, что на протяжении всего этого процесса документ существовал в бумажном виде и не был введен в электронный документооборот компании, что в конечном счете привело к потере данного документа. Данная процедура была проделана еще раз в связи с тем, что на утерянном документ содержал указания заместителя генерального директора исполнителю по исправлению содержания документа. В итоге это привело к неэффективному использованию рабочего времени и исполнению одной и той же задачи два раза. Также, стоит отметить, что на протяжении всего этого процесса практически отсутствовал контроль исполнения поручения. Что касается контроля срока действия, он не был зафиксирован нигде письменно и существовал только в устной форме.

Это отражает несовершенность системы электронного документооборота ПАО «Вертолеты России». Более того, это далеко не единичный случай утери документов из-за того, что они небыли внедрены в СЭД. Как известно утеря документов в организации может привести к крайне негативным последствиям.

На данном примере видно как важно в организации иметь отлаженную систему документооборота, которая будет только помогать Вам в работе, а именно систематизировать учет, хранение и контроль всех документов, облегчить работу с любыми типами документов, автоматизировать и ускорить процессы выполнения поставленных задач. Для этого электронная система документооборота должна быть простой в использовании, гибкой и способной стоить различные маршруты бизнес-процессов.

Одной из таких систем является система «1С: Документооборот КОРП 8». Данная система поможет систематизировать контроль исполнения задач. Одним из вариантов решения вышеупомянутых задач является внедрение данной системы.

Рассмотрим стоимость внедрения системы «1С: Документооборот КОРП 8». (см. Приложение 3)

В современных условиях для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это на прямую влияет на качество принятия управленческих решений. Благодаря вышеупомянутой системе ПАО «Вертолеты России» сможет наладить процесс маршрутизации документов, которая будет настроена по каждому виду документов в отдельности. Все это значительно упростит систему контроля и позволит отслеживать на каком этапе находятся исполнения задания.

Заключение

Проведенное исследование позволяет сделать следующие выводы:

Контроль является процессом, который направлен на достижение стратегических долгосрочных целей компании, и – это результат воздействий руководства по планированию, организации, мониторинга деятельности компании в целом и ее некоторых подразделений.

ПАО «Вертолеты России» является одним из мировых лидеров вертолетостроительной отрасли, единственным разработчиком и производителем вертолетов в России, а также одной из немногих компаний в мире, обладающих возможностями проектирования, производства, испытаний и технического обслуживания современных гражданских и военных вертолетов.

По результатам анализа финансовых результатов деятельности ОА «Вертолеты России» за 2014-2016 гг. можно сделать вывод о значительном повышении финансовой результативности бизнеса.

Основными направлениями деятельности Департамента внутреннего аудита в ПАО «Вертолеты России» являются:

1. Проведение внутреннего аудита финансово-хозяйственной деятельности, направленного на повышение эффективности деятельности Холдинга. 

2. Организация, внедрение и совершенствование системы управления рисками и соответствующей системы внутреннего контроля.

3. Организация, внедрение и совершенствование системы своевременного выявления и последующего недопущения злоупотреблений (мошенничества).

По результатам проведённого исследования установлено, что в компании присутствует подразделение, отвечающее за осуществление внутреннего контроля, утверждена Методика оценки СВК, а также перечень процедур и методов внутреннего контроля. Однако в процессе проведенного контроля учетной среды на участке учете денежных средств установлены многочисленные нарушения в организации первичного учета.

Рассматривая вопрос внутреннего контроля в организации, которая специализируется на продаже такой продукции как вертолетная техника, нельзя не остановится на порядке работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну. Проанализировав систему контроля ПАО «Вертолеты России» за обеспечением режима коммерческой тайны, можно сказать, что система отлажена практически идеально. Единственной трудностью, которая возникает в ходе работы с коммерческой тайной, является корпоративная стандартизация, которая присуща ПАО «Вертолеты России», так как данная корпорация входит в Госкорпроцию «Ростех». В связи с этим невозможным является внесение изменений в систему контроля, так как она является единой для всех корпораций входящих в Госкорпорацию «Ростех».

В современных условиях для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это на прямую влияет на качество принятия управленческих решений. Благодаря разработанной системе ПАО «Вертолеты России» сможет наладить процесс маршрутизации документов, которая будет настроена по каждому виду документов в отдельности. Все это значительно упростит систему контроля и позволит отслеживать на каком этапе находятся исполнения задания.

Предложенные в исследовании мероприятия позволят вывести на новый уровень внутренний контроль и повысить его эффективность, что важно для предприятия.