Файл: Теоретические основы организации внутреннего контроля на предприятии.pdf

Вывoд:ᅟ нapушeнияᅟ в кореспонденции счетов при оформлении кассовых операций oтcутcтвуют.

Методом инспектирования осуществляется проверка соответствия данных аналитического учета кассовых операций данным сводного (синтетического) учета. По результатам проверки составлена таблица 9.

Таблица 9

Проверка соответствия учетных регистров учета кассовых операций с данными по Балансу

Вывод: записи кассовой книги соответствуют записям журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса» и Главной книги.

При проверке Журнала-ордера №1 и Ведомости №1, Главной книги, нарушений не выявлено. Данные документы в ПАО «Вертолеты России» заполняются автоматически в программе «1С:Бухгалтерия», а затем распечатываются.

Поскольку в процессе проверки были выявлены нарушения в оформлении первичных документов, то по мнению автора, необходимо усилить контроль на данном участке.

В целом, по результатам проведённого исследования установлено, что в компании присутствует подразделение, отвечающее за осуществление внутреннего контроля, утверждена Методика оценки СВК, а также перечень процедур и методов внутреннего контроля. Однако в процессе проведенного контроля учетной среды на участке учете денежных средств установлены многочисленные нарушения в организации первичного учета.

Глава 3. Организация внутреннего контроля во внешнеэкономической компании ПАО «Вертолеты России»

3.1. Организация сохранения коммерческой тайны

Рассматривая вопрос внутреннего контроля в организации, которая специализируется на продаже такой продукции как вертолетная техника, нельзя не остановится на порядке работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну. Как известно, АО «Вертолёты России» продаёт не только гражданскую вертолетную технику, но также и вертолеты военного назначения, что значительно расширяет перечень сведений, входящих в состав коммерческой тайны, а также ужесточает условия ее сохранения. В связи с этим крайне важным вопросом является подробное рассмотрение одного из ключевых видов конфиденциальной информации-коммерческой тайны и ее практическое применение в ПАО «Вертолеты России».

Отношения, возникающие при создании, накоплении, обработке, хранении и использовании документов, содержащих коммерческую тайну регулируются соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Стоит отметить, что согласно 98-ФЗ от 29.07.2004 различают понятия коммерческая тайна и сведения, содержащие коммерческую тайну.

Коммерческая тайна- режим конфиденциальности информации, позволяющий её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В ПАО «Вертолеты России» документы являются конфиденциальными, если они содержат хотя бы один из информационных показателей, отнесенных к конфиденциальной и коммерческой тайне Общества. Запрещается использование любых конфиденциальных сведений в открытой переписке , телеграммах, факсограммах, электронных сообщениях, телефонных переговорах, при общении с посетителями, в средствах массовой информации и т.п.

Информация, составляющая коммерческую тайну- сведения любого характера ( производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Коммерческая тайна играет очень важную роль в благосостоянии организации, так как при ее нарушение может представлять огромную опасность экономической безопасности предприятия. Именно поэтому так важен контроль за сохранением коммерческой тайны. Однако чтобы осуществлять контроль коммерческой тайны, необходимо учесть все ее аспекты.

Очень важным является порядок отнесения информации к коммерческой тайне. В случае если какая-либо информация будет упущена из перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, это может крайне негативно сказаться на деятельности организации, так как появляется огромный риск утечки той или иной информации. И напротив, излишние меры по ограничению доступа к информации значительно осложняют работу и могут привести к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности.

Итак, необходимо понимать, что относится к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Каждое предприятие самостоятельно принимает решение, что включить в подобного рода перечень.

В ПАО «Вертолеты России» перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, включает в себя следующее:

1. Сведения о целях, задачах и программах перспективных исследований, проводимых Обществом.
2. Сведения, раскрывающие планы НИОКР, содержание и итоги выполнения программ разработок новой или модернизации уже разработанной вертолётной техники.
3. Сводные сведения по конкретным направлениям деятельности структурных подразделений Общества.
4. Сводные сведения о перспективных направлениях создания конкретной вертолетной техники.
5. Сведения о мероприятиях по обеспечению эксплуатации и развития инфраструктуры.
6. Сведения о затратах на производство единицы продукции Общества.
7. Протоколы заводских цен на основную продукцию Общества.
8. Сведения о планах Общества по привлечению инвестиций.
9. Сведения о формах и порядке расчетов с контрагентами
10. Сведения о размерах вознаграждений работников Общества.
11. Сведения о маркетинговой политике предприятия.
12. Маркетинговые и аналитические исследования.
13. Сведения о партнерах и контрагентах, научно-технических и коммерческих связях.
14. Сведения о времени выхода предприятия на рынок продукции и услуг( продажа и закупки).
15. Сведения о содержании переговоров с контрагентами, партнерами и конкурентами.
16. Проекты договоров, контрактов, соглашения.
17. Сведения о конфликтных ситуациях с контрагентами, партнерами и конкурентами.

Это не полный список сведений, содержащих коммерческую тайну, однако, даже отсюда видно, что при нарушении хотя бы одного из его составляющих, компания может понести значительные убытки. Например, раскрытие какой-либо информации из данного перечня контрагенту может помешать заключению сделки на самых выгодных для компании условиях или заключению ее вообще. Именно поэтому, каждому, кто имеет доступ к подобного рода информации, важно знать перечень документов, которые помогут ему контролировать порядок работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну.

Следующие законодательные акты регулируют правовые отношения связанные с защитой информации, составляющей коммерческую тайну в ПАО «Вертолеты России»:

1. Федеральный закон от 24.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
2. Ст. 727 ГК РФ «Конфиденциальность полученной сторонами информации»
3. Положение о коммерческой тайне
4. Также существует перечень внутренних документов:
5. Положение о коммерческой тайне
6. Организация и ведение конфиденциальности делопроизводства
7. Перечень сведений, составляющих содержание коммерческой тайны
8. Инструкция по работе со сведениями составляющими коммерческую тайну с использованием автоматизированных рабочих мест
9. Инструкция о порядке проведения совещаний с использованием сведений содержащих коммерческую тайну
10. Другие документы

Все эти документы находятся в общем доступе для всех сотрудников организации и являются обязательными для ознакомления. Особенно важна данная информация для руководителей подразделений, так как они на своем уровне производят контроль работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну.

Существует два вида носителей, на которых могут храниться сведения, содержащие коммерческую тайну:

1. Бумажные
2. Электронные

На документах содержащих коммерческую тайну, их проектах и материальных носителях, содержащих информацию (сведения) относящуюся к коммерческой тайне проставляется гриф ограничения доступа «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна», при регистрации присваивается учетный номер с индексом «КФ» или «КТ». Ограничительный гриф конфиденциальности проставляется на всех документах. В ПАО «Вертолеты России» он может присваиваться следующими лицами:

1. Исполнителем на стадии подготовки проекта документа
2. Руководителем структурного подразделения или генеральным директором Общества на стадии получения документа и первичной обработки в соответствии с действующими Перечнями
3. Канцелярией на стадии получения документа и первичной обработки в соответствии с действующими Перечнями.

Под грифом указывается номер экземпляра, срок действия ограничения, если таковой имеется,( например, дата реализации проекта), для документа, содержащего коммерческую тайну, подготовленного на фирменном бланке Общества.

Контроль за соблюдением исполнителем правил работы с бумажными документами, содержащими коммерческую тайну, возлагается на Канцелярию. Специалист Канцелярии регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, содержащую коммерческую тайну, в Журнале внутренних документов ограниченного доступа, который содержит следующие графы: № п/п, дата регистрации, регистрационный номер, вид документа, краткое содержание(заголовок), адресат, кто подписал, исполнитель, количество листов, количество листов приложения.

Зарегистрированные внутренние документы, содержащие коммерческую тайну, передаются указанным адресатам под роспись соответствующей отметкой в Журнале регистрации. В целях предотвращения утраты конфиденциальных документов законченного делопроизводства, исключения несанкционированного доступа, и обеспечения поисковой системы документы, содержащие коммерческую тайну, систематизируются в соответствии с Номенклатурой дел и группируются в классификационные тематические комплексы-дела. Электронные Журналы регистрации, в свою очередь, распечатываются на бумажном носителе два раза в год перед полугодовалой проверкой наличия документов, содержащих коммерческую тайну, и по окончанию календарного года не позднее 15 января следующего года.

Что касается электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов их передача может производиться только с помощью корпоративной сети, имеющей аттестат соответствия, выданный Федеральной службой по техническому и экспортному контролю России. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПК, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим. Контроль за выполнением данных требований возлагается на Дирекцию по безопасности.

Также, одной из важнейших процедур контроля сведений, содержащих коммерческую тайну, является ежегодная проверка всей документации, содержащей коммерческую тайну. Для этого создается комиссия, в состав которой входят:

1. Руководитель административного департамента
2. Специалист информационной безопасности отдела безопасности
3. Специалист Канцелярии

Акт годовой проверки подписывается членами проверочной комиссии, согласовывается с Директором по безопасности и утверждается Генеральным директором Общества.

В ходе проведения проверки выявляются не только наличие документов, содержащих коммерческую тайну, но и правильность выполнения учетных операций в процессе обработки, движения и хранения.

Одновременно с этим происходит контроль за работой сотрудника Канцелярии по работе с конфиденциальными документами и исполнителей, порядок хранения документов, содержащих коммерческую тайну на рабочих местах и своевременность сдачи дел.

Проанализировав систему контроля ПАО «Вертолеты России» за обеспечением режима коммерческой тайны, можно сказать, что система отлажена практически идеально. Единственной трудностью, которая возникает в ходе работы с коммерческой тайной, является корпоративная стандартизация, которая присуща ПАО «Вертолеты России», так как данная корпорация входит в Госкорпроцию «Ростех». В связи с этим невозможным является внесение изменений в систему контроля, так как она является единой для всех корпораций входящих в Госкорпорацию «Ростех».

3.2 Совершенствование электронных систем контроля

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями.