Файл: Процессный подход для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Взаимодействие CRM, бизнесприложений и BI идет при помощи ETL.

После анализа текущего процесса было выявлено, что на данный момент техническая инфраструктура позволяет выполнять операции присутствующие в процессе без потери качества вместо человека. Для улучшения процессов загрузки данных были выполнены следующие шаги по оптимизации:

Процесс ETL был настроен на запуск ночью, чтобы пользователи не могли вносить изменения на своих компьютерах, тем самым избегая критических ситуаций с обменом данными между системами. При произведении крупных изменений проще всего загрузить данные автоматически, нежели вносить вручную в системе, поэтому была произведена настройка интерфейсов для оптимизации загрузок наиболее часто меняющихся данных, которые не зависят от пользователей, работающих с системой. Таким образом, проведена автоматизация и передача выполнения части функций машине. При возникновении каких-либо ошибок во время загрузок, каждый из интерфейсов отправляет письмо определенному списку людей, чтобы можно было исправить данные и вовремя устранить проблему

Организационная структура компании является важнейшим элементом для установления эффективной коммуникации между отделами. Поэтому оптимизацию бизнес-процессов в компании следует начать с оценки ее организационной структуры. Следует создать оргструктуру, которая максимально соответствует целям, задачам и специфике деятельности компании.

Часто в сложных процессах, насыщенных операциями один и тот же человек выполняет все операции, что существенно затягивает процесс, а также заметно снижает его качество. Проанализировав шаги бизнес-процесса посредством вопросов:

• Какие операции в данном процессе самые энергоемкие
• Какого их количество
• Могут ли данные операции быть поручены другим людям без ущерба для процесса.

Было принято решение о реструктуризации отдела на следующие подразделения:

• Отдел по работе с CRM-системой
• Отдел по работе с BI-системой
• Отдел по работе с загрузками данных.

Достаточно часто взаимодействие можно характеризовать как неоптимальное по причине того, что сотрудники отдела не обладают достаточными знаниями, умениями и навыками в своей профессиональной сфере, поэтому оптимизация может быть осуществлена посредством организации обучения сотрудников. В связи с этим для оптимизации взаимодействия сотрудников в отделе был разработан корпоративный университет.

Весь процесс подготовки материалов для тренинга проходит следующие стадии:

1. Сбор контента (1 неделя).

2. Визуализация данных в Articulate Storyline (2-3 недели).

3. Отправка тестовой версии тренинга в отдел по обучению персонала.

4. Тестирование функционала на корпоративном тренинговом портале (1-2 недели).

5. Внесение поправок (1-2 недели).

Рисунок 10. Пример тренинга на корпоративном университете

При исследовании управляющих процессов в отделе, было принято решение об оптимизации процессов взаимодействия внутри отдела и коммуникации между отделами. Для этого было принято решение о создании корпоративной базы знаний. Перед созданием системы управления знаниями, следует выделить необходимые данные и знания, которые будут храниться в системе.

Основными целями и задачами системы являются:

• Обеспечение своевременного доступа сотрудников к корпоративной информации и справочным данным за счет систематизации и структурирования знаний
• Предоставление возможности легко и быстро добавлять и изменять информацию за счет регулирования доступа и четкой структуры системы
• Обеспечение постоянного обновления и пополнения базы актуальной информацией за счет обмена знаниями между отделами
• Повышение квалификации сотрудников за счет размещения тренинг− материалов в общедоступном месте
• Предоставление возможности отправлять новые документы на списки−рассылки различных отделов, обычно в виде электронной почты со ссылкой на страницу за счет настройки интерфейса.

Проведя изначальное структурирование документов в отделе, можно создать корпоративный портал знаний, основанный на SharePoint, который заменит используемые на данный момент сетевые диски. Основными целями и задачами системы являются:

• Обеспечение доступа сотрудников к корпоративной информации и справочным данным
• Предоставление возможности легко и быстро добавлять и изменять информацию
• Осуществление быстрого полнотекстового поиска
• Обеспечение постоянного обновления и пополнения базы актуальной информацией.

Корпоративный портал будет состоять из группы связанных вебстраниц, где команда сможет работать над проектами и делиться информацией. Портал будет содержать несколько библиотек, состоящие из группы документов для совместного использования.

Рисунок 11. Библиотека документов команды

Каждая библиотека выводит на экран список файлов и ключевую информацию о них, которая помогает людям использовать файлы для работы. Списки могут включать данные различных типов, начиная от дат или изображений до вычислений на основе других столбцов. Можно настроить списки по умолчанию разными способами или можете создать пользовательские списки с нужными столбцами.

Загрузка документов осуществляется при помощи метода одобрения содержания. При помощи настроенного workflow документ отправляется группе людей, которые отвечают за проверку уровня доступа. Чтобы исключить вероятность сохранения документа с некорректно внесенными изменениями настроена опция управления версиями, благодаря которому все версии документа нумеруются и сохраняются, поэтому всегда можно видеть историю версий документа.

У каждой библиотеки могут быть свои собственные права доступа. Доступ к файлам может осуществляться тремя способами: 1) только чтение; 2) чтение и изменение; 3) администраторский доступ (чтение, изменение, выдача прав, удаление).

Задачи были успешно выполнены, что позволило:

• Упростить интерфейс доступа к документации.
• Облегчить процесс доступа, обновления документации.
• Облегчить процесс обучения новых сотрудников благодаря обновлению обучающих материалов.

2.4. Оценка эффективности

Оценку эффективности внедренных изменений будем проводить, основываясь на ожидаемых результатах:

1. Улучшение функционала контрактного модуля при помощи CRM-системы позволила нам исключить лишние шаги из процесса, тем самым уменьшив временные, человеческие и финансовые затраты на поддержку дополнительного приложения. Обновленная информация о контракте стала появляться в системе быстрее.

Планируемые результаты:

• Сокращение временных затрат с 3 дней до 1.
• Сокращение финансовых затрат на 30% за счет отказа от дополнительного приложения и сотрудников, обслуживающих его.
• Уменьшение команды поддержки за счет сокращения сотрудников, отвечающих за дополнительное приложение.

2. Интеграция Oracle BI и Microsoft Office благодаря надстройке Oracle BI Office Plug-In позволила экономить время и представлять критичные для развития бизнеса данные в удобном формате без дополнительных усилий

Планируемые результаты: сокращение временных затрат на 15%

3. Передача части функции автоматизированному процессу при загрузке данных и их дальнейшей обработке позволило существенно упростить процесс внесения больших изменений, сэкономить время и консолидировать анализ информации из различных источников.

Планируемые результаты:

• Сокращение временных затрат на 30%.
• Сокращение финансовых затрат на 15% за счет удобства консолидации информации.

4. Изменения в организационных процессах по реорганизации команды позволило распределить нагрузку сотрудников, уменьшить временные затраты на обработку задач, улучшить эффективность и наладить атмосферу в коллективе.

Планируемые результаты:

• Сокращение временных затрат на 20% за счет распределения рабочей нагрузки
• Снижение количества жалоб от сотрудников
• Повышение эффективности работы на 15%.

5. Автоматизация и перевод в онлайн форму обучения сотрудников помогло сэкономить большое количество временных и человеческих ресурсов, так как количество людей, которых необходимо обучать, очень много и они распределены по всей стране.

Также это дало возможно отслеживать процент прошедших тренинг. Планируемые результаты:

Снижение временных затрат на 15% на подготовку актуальных тренингматериалов, на обучение специалистов для проведения тренингов или на поиск специалистов

Снижение финансовых затрат на обучение персонала на 40% за счет отсутствия необходимости в организации обучающих мероприятий в разных городах страны, в обучении сотрудников проводить тренинги или поиске квалифицированных специалистов по обучению персонала

6. Преимущества новой системы управления знаний в компании:

• Единственная версия документов, то есть централизованное хранение и единый доступ.
• Доступ и возможность восстановления предыдущих версий документа
• Автоматический процесс подтверждения доступа
• Удобный интерфейс
• Улучшенные возможности поиска
• Интеграция с Outlook.

Планируемые результаты: Снижение временных затрат на 15% на поиск, обновление и добавление необходимой информации.

Выводы

Japan Tobacco International - одна из крупнейших компаний, занимающихся производством табачных изделий, которая на данный момент занимает третье место в мире по производству и реализации табачной продукции.

Для российского рынка табачной продукции – JTI, ведущая табачная компания. Здесь же находится крупнейший производственный центр компании в мире, который включает четыре фабрики. На территории России работают более 4 700 сотрудников компании. Исследуемый отдел TME в компании располагается в Москве и занимается улучшением взаимоотношений с клиентами в том числе стимулированием сбыта товара в торговой сети и среди посредников.

Оптимизация бизнес-процессов отдела ТМЕ даст следующие результаты:

1. Улучшение функционала контрактного модуля при помощи CRM-системы позволила нам исключить лишние шаги из процесса, тем самым уменьшив временные, человеческие и финансовые затраты на поддержку дополнительного приложения.

2. Интеграция Oracle BI и Microsoft Office благодаря надстройке Oracle BI Office Plug-In позволит экономить время и представлять критичные для развития бизнеса данные в удобном формате без дополнительных усилий

3. Передача части функции автоматизированному процессу при загрузке данных и их дальнейшей обработке позволило существенно упростить процесс внесения больших изменений, сэкономить время и консолидировать анализ информации из различных источников.

4. Изменения в организационных процессах по реорганизации команды позволило распределить нагрузку сотрудников, уменьшить временные затраты на обработку задач, улучшить эффективность и наладить атмосферу в коллективе.

5. Автоматизация и перевод в онлайн форму обучения сотрудников помогло сэкономить большое количество временных и человеческих ресурсов, так как количество людей, которых необходимо обучать, очень много и они распределены по всей стране.

Заключение

Бизнес-процесс – это логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеc-процессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия.