Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Сущность системы управления, методология и техника управления).pdf

- планирование - управленческая деятельность, которая нашла отображение, как в текущих, так и в перспективных планах и закрепляющая будущее состояние объекта управления в текущие моменты времени;

- организация - управленческая деятельность, путем которой система управления адаптируется с целью исполнения задач, определенных на этапе планирования (разрабатывается система мероприятий, которая регламентирует деятельность аппарата управления для обеспечения достижения назначенных целей функционирования);

- регулирование (координация) - управленческая деятельность, которая ориентирована на ликвидацию отклонений от намеченного режима, как функционирования, так и приведения объекта управления в заданное состояние. Путем регулирования реализовывается, оперативное управление ходом производственного процесса, перераспределяются материально-технические и финансовые ресурсы и т.д.;

- мотивация - представляет процесс побуждения любого сотрудника, а также всех членов коллектива к активной деятельности с целью удовлетворения собственных нужд и с целью достижения целей организации;

- контроль - управленческая деятельность, которая фиксирует состояние объекта управления в намеченные моменты времени. Тем самым предоставляется контроль исполнения производственной программы, контроль расходов как материальных, так и финансовых ресурсов и времени и т.д.;

- учет - управленческая деятельность по фиксированию состояния объекта управления с заданного (начального) до этого (определенного) моментов времени. Это учет исполнения производственной программы, наличия как материальных, так и финансовых ресурсов и т.д., а также анализ деятельности предприятия.

Исследуя систему управления как объект исследования, нужно выделять требования, которые предъявляются к системам управления, согласно которым можно судить о степени организованности систем. К данным требованиям относятся:

* детерминированность элементов системы;

* динамичность системы;

* наличие в системе управляющего параметра;

* наличие в системе контролирующего параметра;

* наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи. [2, С.93]

Тем самым соблюдение данных немаловажных требований должно предоставлять условия эффективного уровня функционирования органов управления. Раскроим подробно данные требования.

Отметим, что в системах управления детерминированность выражается в организации взаимодействия подразделений органов управления, в результате которой деятельность одного элемента (управления, отдела) действует на других элементах системы. Так, если в организационной структуре управления имеется отдел, действия которого не воздействуют на иные подразделения, гда данный отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и выступает лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления выступает динамичность, а именно способность под влиянием как внешних, так и внутренних возмущений оставаться отдельное время в обусловленном неизмененном качественном состоянии.

Всякие влияния среды проявляют возмущающее действие на систему, тем самым стремясь нарушить ее. Однако в самой системе также могут возникнуть возмущения, которые стремится разрушить ее «изнутри». Тем самым к внешним возмущениям необходимо отнести указы вышестоящих организаций, при этом изменения ситуаций на рынке, как экономические, так и политические факторы.

Под влиянием, таких как внешних, так и внутренних возмущений орган управления всякого уровня вынужден перестраиваться, адаптироваться к модифицировавшимся условиям.

Для предоставления быстрого перестроения системы в современных условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, который фиксирует факт возникновения возмущения; система должна располагать минимально допустимой инерционностью для того, чтобы вовремя принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, который фиксирует факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с данными требованиями в структуре управления конкретным предприятием должен быть отдел улучшения структуры управления. [6, С.38]

Тем не менее, под управляющим параметром в системе управления необходимо смыслить такой ее параметр (элемент), путем которого можно управлять деятельностью всей системы, а также ее отдельными элементами. Данным параметром (элементом) в социально управляемой системе выступает руководитель подразделения этого уровня. При этом он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их исполнение, несет ответственность за исполнение всех управленческих решений.

Тем самым руководитель должен располагать надобной компетенцией, а условия деятельности – давать возможность исполнить это поручение. Итак, условие наличия управляющего параметра можно полагать исполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который создает деятельность по исполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями в результате наличия условий, которые необходимы с целью исполнения поручений.

Так, несоблюдение этого требования, а именно наличия управляющего параметра, ведет к принятию субъективных управленческих решений и так именуемому волевому стилю руководства. Это вызывает отчетливой организационной структуры, а также распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и иных документов, которые регламентируют их деятельность.

Итак, четвертым требованием, который предъявляется к системам управления, необходимо назвать присутствие в ней контролирующего параметра, а именно такого элемента, который неизменно контролировал бы состояние субъекта управления, тем самым не оказывая на него управляющего влияния.

При этом контроль субъекта управления полагает курирование обработки всякого управляющего сигнала, поданного на вход этой системы. Тем самым функцию контролирующего параметра в системе управления, в основном, реализует один из сотрудников аппарата управления. Так, подготовку плана главнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства данные функции реализовывают кураторы согласно назначенным проблемам в управлениях. Всякие управленческие решения в системе управления должны проходить лишь через элемент, который выполняет функции контролирующего параметра. [7, С.51]

Присутствие как прямых, так и обратных связей (пятое требование) в системе предоставляется отчетливой регламентацией деятельности аппарата управления, как по приему, так и по передаче информации в результате подготовки управленческих решений.

Таким образом, были рассмотрены требования, которые предъявляются к системе управления как объекту исследования.

1. Так, рассматривая определенную организацию как объект исследования, всегда должны как фиксировать, так и сопоставлять ее системные характеристики. Это дает возможность лучше осмыслить данную организацию и назначить, к какому классу сложности она относится.

2. Для того чтобы улучшать систему управления с применением компьютерной техники, организационное проектирование нужно доводить до такого уровня, в результате которого предоставляется четкость распределения обязанностей как руководителей, так и исполнителей.

3. Нужна персональная ответственность, как руководителей, так и исполнителей. В результате проектирования системы управления необходимо отчетливо фиксировать, кто и что осуществляет в системе управления, кто за что отвечает.

4. Надобна информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

5. Как исследование, так и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления нужно предусматривать отдел либо группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, определенных новыми целями.

6. Должна иметься четкая документация, которая регламентирует деятельность предприятия. Довольно часто Положения об отделах, должностные инструкции не определены и не предоставляют персональной ответственности в результате принятия различных управленческих решений. [6, С.50]

6. Основополагающие направленности улучшения систем управления.

В современных условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое в настоящее время невозможно предоставить без исследования, как направленностей, так и возможностей, без избрания альтернатив и направлений развития.

Тем самым система управления конкретными предприятиями должна соответствовать нынешним рыночным условиям, а именно таким как: [10, С.84]

1) располагать высокой гибкостью производства, которая позволяет быстро изменять ассортимент изделий (услуг). Это определено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразность изделий и объем выпуска разовых партий - больше;

2) быть адекватной сложной технологии производства, которая требует совершенно новых форм контроля, организации, а также разделения труда;

3) учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне переменившую отношение к качеству продукции, которая потребовала организовать послепродажное обслуживание, а также дополнительные фирменные услуги;

4) учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени исполнения договоров, которые стали довольно высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;

5) учитывать изменение структуры издержек производства;

6) принимать во внимание надобность учета неопределенности внешней среды.

Тем не менее, это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться множествам предприятий. С целью реализации их имеется объективная надобность в исследованиях, анализе имеющегося положения.

Так, различного рода нововведения выражают себя на предприятиях в форме организационного улучшения системы управления, что вызывает уточнения некоторых связей, параметров системы, использования наиболее эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Вместе с тем организационное улучшение системы (ее подсистем либо элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, главным образом, вызывает определения и предоставления новых связей, устранения излишних связей, значительного изменения, как функций управления, так и способов принятия управленческих решений.

1.3 Структура системы управления организации

Сегодня в составе системы управления организации выделяют такие подсистемы как:

1. структура управления;

2. техника управления.

3. функции управления.

4. методология управления (см. рис. 2).

Рисунок 2 - Структура элементов системы управления организации

Тем самым, систему управления можно исследовать как с позиции статики, а именно как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Как структура, так и техника управления выступают элементами механизма управления и содержат в себе соответственно: [10, С.63]

- функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;

- компьютерную и организационную технику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Вместе с тем структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления необходимо сказать, что как стройность, так и эффективность системы управления в главным образом зависит от системы документооборота конкретного предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок, как учета, так и планирования, и оперативность реагирования на обусловленное влияние. Однако на практике доказано и находит все более широкое практическое использование осмысление того, что функциональность организации рабочего места увеличивает производительность труда работника, а также управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.