Файл: Проектирование организации (1. Теоретические основы проектирования организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования заключается в том, что организационное проектирование позволяет повысить эффективность бизнеса и достичь высокой степени управляемости организации за счет эффективного распределения функций между подразделениями и отдельными сотрудниками, формирования состава и количества структурных подразделений, соответствующих направлениям и желаемым результатам деятельности, расчета численности персонала и разработки оптимального штатного расписания и т.д.

Целью работы является проведение анализа проектирования организационной структуры предприятия на примере ООО «УМиАТ Термосервис» на основе изучения теоретических основ проектирование организации.

Для достижения поставленной цели были выделены следующие задачи:

1. Раскрыть сущность проектирования организации и его этапов;
2. Рассмотреть проектирование организационной структуры управления предприятием
3. Дать общую характеристику анализируемой организации;
4. Проанализировать изменение организационной структуры компании на некоторых этапах жизненного цикла;
5. Разработать рекомендации по проектированию организационной структуры ООО «УМиАТ Термосервис».

Объектом исследования является процесс проектирования организации.

Предмет исследования: процесс проектирования организационной структуры ООО ООО «УМиАТ Термосервис».

Проектирование организационных структур управления стали предметом исследования таких отечественных ученых, как О.С. Виханский, Л.Г. Руденко, И.Л. Симоненко, .А.В. Федорова и др. Из зарубежных ученых отдельных аспектов этого вопроса касались такие ученые, как М.Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури.

1. Теоретические основы проектирования организации

1.1 Сущность проектирования организации и его этапы

По мнению исследователя А.С. Виханского организационное проектирование должно учитывать не только состояние внешних факторов, оказывающих влияние на деятельность организации, но и внутреннею среду^[1].

---

Организационное проектирование – процесс, который направлен на нахождение соответствия между ключевыми элементами предприятия (например, персонал, задачи, структура и др.) и его стратегией^[2].

Зарубежные исследователи дают следующее определение проектирование организации - постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных^[3].

Б. Мильнер считает, что проектирование организаций, как функция организации заключается в разработке таких организационных элементов и отношений в созданной (моделированной) системе, в результате реализации которых организационное целое, имело бы особенности надежности, стойкости и экономичности^[4].

Следует также отметить, что основная цель проектирования организации заключается в разработке новых организационных систем или предложений по изменению уже существующих систем.

Процесс организационного проектирования является целенаправленной последовательностью актов принятия проектных решений, который приводит к построению описания проектируемой организационной системы.

Проектирование организации представляет собой процесс создания организации и (или) группы организаций. Проектирование организации – это сложный процесс, состоящий из определенных этапов, представленных на рисунке 1.

Рис.1. Этапы организационного проектирования^[5]

1. Разработка организационного проекта создания организации. Его стоит формировать в виде детального письменного описания с использованием привлеченных первоисточников, схем, таблиц, других средств наглядности. Важным условием при разработке организационного проекта является уточнение подробностей, так как это позволит выявить в будущем ошибки, неточности и проблемы в работе, а также основные препятствия в деятельности организации.

Разработка организационного проекта включает следующие обязательные этапы, представленные на рисунке 2.

Рис.2. Этапы разработки организационного проекта^[6]

Опыт показывает, что средний срок подготовки такого организационного проекта занимает от одного до трех месяцев в зависимости от уровня масштаба бизнеса.

1. Предварительное согласование и утверждение подготовленного организационного проекта. После завершения процесса подготовки проект создания организации должен быть согласован и утвержден его заказчиком (собственниками, будущими учредителями, топ-менеджерами и другими непосредственно причастными лицами). При идеальных условиях последовательному согласованию подлежит каждый этап организационного проекта в процессе его наработки.

---

Перед обсуждением составляющих проекта всегда формируется рабочая комиссия (группа), в состав которой обязательно должны входить: владельцы, будущие основатели, топ-менеджеры, независимые консультанты и эксперты. Обсуждение должно происходить путем ориентированных на практику дискуссий с детальным рассмотрением каждой стадии проекта. В ходе обсуждения каждый участник должен обязательно объявить свою точку зрения по данному вопросу. Результатом обсуждения любого положения проекта, как и всего проекта в целом, должно стать общее заключение по проекту (по отдельным положениям проекта), подписанное участниками комиссии в ее полном составе.

В качестве независимых консультантов следует привлекать специалистов аудиторских, консалтинговых и других оценочных организаций (желательно по одному специалисту от каждой независимой фирмы). Внешних консультантов можно привлекать также с круга знакомых лиц и даже родственников, если они являются специалистами в сфере организационного консалтинга. Принимая во внимание, что в консалтинговых фирмах нередко работают слабо профессионально подготовленные специалисты, перед оформлением с ними договорных отношений стоит их протестировать.

Задача консультанта заключается в том, чтобы выразить объективное суждение относительно перспективности проекта, о его соответствии условиям рыночной экономики и требованиям законодательства. Для удобства в процессе дискуссий на тему проекта следует использовать аудио- и видеотехнику или вести письменные протоколы обсуждения.

Положительный итог такой дискуссии заключается в выработке общего решения относительно конкретных вопросов и положений проекта. Характер обсуждений и дискуссий должен быть обеспечен хорошей организацией и положительной, конструктивной тональностью работы комиссии. Для ее работы следует подбирать комфортные, помещения с нужными техническими средствами (учебной доской, компьютерами, средствами проекции и т.д.) Желательно также, чтобы в работе комиссии участвовал технический секретарь-помощник как доверенное лицо одного из заказчиков проекта.

Необходимо помнить, что дискуссии и обсуждения являются едва ли не самым эффективным средством для достижения реальных, практически значимых и существенных результатов, ведь разные взгляды специалистов позволяют рассматривать проблему, как бы «подсвечивая» ее с разных сторон, раскрывая все тонкости и нюансы, которые встретились, или как такие, которые могут встретиться в процессе разработки организационного проекта.

---

1. Непосредственное создание организации.

На данном этапе после утверждения организационного проекта стоит приступать к конкретным мероприятиям по созданию группы, осуществлению поиска (или строительства) офисных, производственных, складских помещений, набору персонала, закупке производственного и офисного оборудования, реорганизации, формированию пакета учредительных документов, государственной регистрации нового юридического лица, постановке их на учет в налоговых учреждениях, подписанию договоров с поставщиками и потребителями^[7].

4. Дальнейшее совершенствование организационного проекта в процессе работы организации, включая устранение допущенных ошибок и неточностей. После того как истечет соответствующий промежуток времени, например, один год, необходимо провести подробный анализ деятельность созданной организации. Вне всякого сомнения, в работе предприятия найдется значительное количество как положительных, так и негативных моментов, станут очевидными наиболее острые проблемы, которые нужно устранить. В связи с этим наработанный организационный проект должен пройти практическую апробацию, некую «обкатку».

За период времени, прошедший после старта проекта, необходимо в полном объеме и всесторонне изучить все бизнес-процессы, проанализировать работу всех бизнес-единиц созданной организации. Итогом этой работы должен стать подробный письменный отчет в виде ранее разработанного проекта с уже внесенными в него конкретными замечаниями относительно его дальнейшего совершенствования с подробными комментариями каждой отдельно взятой стадии. После этого этот отчет должен быть утвержден заказчиками проекта - владельцами бизнеса, а в созданной организации должны быть осуществлены все необходимые изменения с учетом практики^[8].

Только после этой процедуры адаптации можно говорить об эффективности того или иного организационного проекта, но главным показателем эффективности работы созданной организации является прибыль и рентабельность бизнеса. Насколько возросла прибыль за время работы организации, в какой мере реально увеличились финансовые поступления — вот основные критерии эффективности ее создания. Лишь получив конкретный ответ на поставленные вопросы, можно говорить о дальнейшей работе созданной организации.

Наконец, всегда при проектировании организации, а затем и при создании организации необходимо держать в поле зрения индивидуальную специфику и условия, в которых формируется организация. Каждая хозяйственная структура — это сугубо индивидуальный объект с собственными управленческими, экономическими, географическими, кадровыми и национальными особенностями. Надо также учитывать национальную и мировую макроэкономическую и политическую ситуацию на момент создания организации или группы организаций, что также накладывает печать на процесс формирования хозяйствующего субъекта. Индивидуальный подход всегда применяться в деле проектирования любого объекта.

---

Проектирование организации является процессом создания организации, включающим в себя такие этапы: разработка организационного проекта, согласование проекта, осуществление мероприятий по обеспечению выполнения проекта, выявление недостатков и их устранение.

1.2 Проектирование организационной структуры управления предприятием

Построение рациональной организационной структуры управления требует детального исследования всех факторов, которые могут повлиять на этот процесс, а также для предупреждения несоответствия структуры целям и задачам, которые ставит организация в своей работе.

Некоторые исследователи полагают, что организационная структура – это один элементов механизма хозяйствования, отражающий процессы производственно-экономического характера и соответствующий виду развития предприятия^[9].

Организационная структура управления – это форма системы управления, которая определяет состав, взаимодействие и подчиненность ее элементов^[10].

Организационная структура управления – упорядоченная совокупность подразделений, которые формируют уровни управления, их взаимосвязи и обеспечивают управление организацией^[11].

Такие зарубежные ученые, как М. Мескон, М. Альберт, считают, что лучшая структура – это та структура, которая позволяет организации лучшим способом взаимодействовать со внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять, и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью^[12].

Организационная структура управления — это форма объединения подразделений и уровней управления, которая обеспечивает процесс коммуникации между ними и, целью которой является обеспечение эффективного процесса функционирования организации, а также взаимодействие составляющих как с внутренней, так и с внешней средой организации^[13].

Формирование организационной структуры происходит с учетом требований обеспечения конкурентоспособности, экономичности и рациональной организации труда.

Проектирование структуры управления должно базироваться на конкретных принципах построения.

---