Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения (Анализ информации и принятие решений на примере ООО «Газпром трансгаз Петропавловск» филиал Востокавтогаз).pdf

Информация хранится, передается и обрабатывается в символьной (знаковой) форме. Знаковая письменная форма состоит из различных знаков, среди которых выделяют символьную в виде текста, чисел, символов. Знаковая устная форма существует в виде жестов или сигналов; в устной словестной форме (разговор). ^[7]

Однако несмотря на видимую простоту и очевидность, общепринятого определения понятия информации пока еще нет.

В литературе по социальному управлению различают понятия «данные» и «информация».

Данные означают первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в объекте управления или процессе, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных. Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественны. Данные представляют собой сигналы, из которых извлекается информация. Следовательно информация является продуктом управленческой деятельности.

В теории информации она определяется как конечные сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования. При этом теория информации изучает информационные процессы как вероятностные, используя методы математической статистики.

Важное значение для понимания сущности информации имеет ее смысловое содержание. Не всякое знание может рассматриваться как информация.

С точки зрения классической теории информации понятие информации определяется через меру уменьшения неопределенности знания о совершенствовании какого-либо события.

Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации.

Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации.

Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность предприятия. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.

Как научная категория информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относится известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта; пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.

Любая система, вырабатывающая сообщение или содержащая информацию, предназначенную для ее передачи, может быть определена как источник информации. ^[8]

Управленческая информация возникает непосредственно в процессе управления. Содержится она, как правило, в первоисточниках и во вторичных источниках информации.

Первоисточники – это договора, заявки, заказы, инструкции, приказы, распоряжения, решения, интервью. Получить управленческую информацию можно также путем наблюдения за действиями работников.

Вторичные источники информации – это переработанная, интерпретированная, обобщенная или сопровождаемая комментариями первичная информация. ^[9]

На процесс принятия решений оказывает влияние информация, которая поступает после анализа ситуации.

Источники информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно, либо с обращением в соответствующие фирмы.

Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен предварительно оцениваться. ^[10]

Таким образом, из вышесказанного можно сделать следующий выводы:

• информация является необходимой для успешного проведения анализа, планирования, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений. Она выступает неотъемлемым элементом эффективного управления организационно-экономическими процессами.
• правильный отбор источников информации, обеспечение рационального обмена информацией между органами управления, использование информационные ресурсы в правильном направлении в процессе разработки и принятия управленческих решений способствует к прогрессированию успеха, а также эффективной работе предприятия.

1.3 Информационные ограничения и среда принятия решений, влияющая на полноту и достоверность управленческих решений.

Выбор управленческого решения во многом зависит от влияния различных причин. Одним из важных факторов, которые влияют на сбор необходимой и достаточной информации для принятия управленческих решений, является среда и информационные ограничения.

Компании являются сложными объектами, а они, в свою очередь, частями ещё более сложной целостности. Поскольку организованным действиям присущи сложности, а управленческие решения принимаются людьми и влияют на них, при принятии решений необходимо учитывать целый ряд разнообразных факторов. Важнейшими моментами, от которых непосредственно зависит, как принимаются решения и насколько эффективными они будут, являются: уровень определенности, риска, неопределенности, личностные оценки руководителя, время и изменяющееся окружение, информационные и поведенческие ограничения, отрицательные последствия и взаимозависимость решений. ^[11]

Среда принятия решения может характеризоваться различными условиями:

• определенности.

В условиях определенности принимается относительно немного организационно-управленческих решений. Однако они имеют место. Ситуации с высоким уровнем определенности называют детерминистскими;

• риска.

К решениям, принимаемым в условиях риска, относятся такие, результаты которых не определенны, но вероятность каждого результата может быть рассчитана. Вероятность определяется как степень возможности свершения данного события и изменяется от 0 до 1. Сумма вероятностей всех альтернатив должна быть равна единице. Наиболее желательный способ определения вероятности — объективность. Вероятность объективна, когда ее можно определить математическими методами или путем статистического анализа накопленного опыта.

• неопределенности.

Условия неопределенности, в которых принимаются управленческие решения, характеризуются тем, что не представляется возможным точно оценить вероятность потенциальных результатов. Как правило, такая ситуация складывается при воздействии и необходимости учета большого числа различных сложных и неисследованных факторов, о которых невозможно получить достаточно релевантной информации. Как следствие, невозможно предсказать с достаточной степенью достоверности вероятность определенного последствия. Для динамичных сфер деятельности, таких как наукоемкая, социально-экономическая, социально-политическая, характерна неопределенность некоторых решений, которые приходится принимать в быстро меняющейся среде. В условиях неопределенности руководитель, как правило, использует один из двух подходов. Он может использовать опыт и дополнительную релевантную информацию для анализа проблемы и придания ряду результатов субъективной или предполагаемой вероятности. Другой подход используется в условиях нехватки времени на поиск информации или недостатка средств на ее приобретение. Он заключается в предположении о вероятности событий, основанном на прошлом опыте, логике и интуиции. ^[12]

Для принятия решения необходимо располагать достаточным, оптимальным или полным объемом информации.

Информация – это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели или ситуации. Информация необходима для рационального решения проблем. Но иногда необходимая для принятия решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации стоит включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, оплатой услуг внешних экспертов и т.д. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов организации или с незначительной денежной суммой.

Если информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность скоро появится, самое правильное для менеджера – отложить принятие решения, но если время не является критическим фактором и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что в особенности относится к оценке руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.

Вся располагаемая информация по характеру отражения свойств объекта может быть отнесена к следующим трем видам:

1. подсознательная информация — формируется на основе опыта предыдущих поколений, собственного опыта и знаний, полученных в процессе обучения, и т.п. С помощью воображения эта информация преобразуется в более или менее формализованный качественный или количественный результат прогноза. Такой подход используется при экспертном прогнозировании. В результате может быть получен качественный (хуже-лучше; больше-меньше и т.п.) или количественный прогноз, план;
2. предметная информация — формируется путем описания процесса или состояния объекта. Предметное описание объекта прогнозирования позволяет получить результат прогноза с использованием формальных методов математической логики и логики предложений. Результат прогнозирования может иметь только качественный характер;
3. формальные статистические данные — получают на этапе анализа объекта в процессе разработки управленческого решения. Они позволяют разрабатывать и проверять статистические гипотезы об адекватности прогнозных моделей, которые используют для получения прогнозов. Результатом прогнозирования-планирования на основе этих данных становятся количественные оценки.

При принятии решений используют все названные виды информации. Степень осведомленности об объекте определяется как абсолютным количеством информации каждого вида, так и соотношением названных видов информации. Высокая значимость информационных ресурсов проявляется на всех стадиях принятия и реализации управленческих решений. ^[13]

Глава 2. Анализ информации и принятия решений на примере ООО «Газпром трансгаз Петропавловск» филиал Востокавтогаз.

2.1 Краткая характеристика предприятия.

Филиал «Востокавтогаз» образован в октябре 2013 года. В настоящее время в филиале «Востокавтогаз» работает 168 человека.

Основным видом деятельности филиала является реализация компримированного природного газа (КПГ) через сеть автомобильных газонаполнительных компрессорных станций (АГНКС).

В состав филиала входят 10 АГНКС и 2 центра по переоборудованию автомобилей на газ (ЦПА).

Данные объекты перешли к филиалу «Востокавтогаз» от материнской компании ООО «Газпром трансгаз Петропавловск».

Филиал «Востокавтогаз» является молодой организацией (функционирует менее трех лет), поэтому говорить об его истории и его этапах развития пока не актуально.

Миссия «Востокавтогаз» заключается в максимально эффективном и сбалансированном снабжении компримированным природным газом владельцев автотранспорта восточного региона России через сеть автомобильных газонаполнительных компрессорных станций.

Стратегическая цель – увеличение доли целевого рынка, занимаемой «Востокавтогазом» в секторе реализации моторного топлива, а так же обеспечение коммерческой эффективности основной деятельности (выход на прибыльность деятельности, рост рентабельности продукции компании, снижение накладных расходов и себестоимости компримированного природного газа).

Продукция предприятия – компримированный (сжиженный) природный газ, является наиболее дешевым и экологически чистым из используемых в настоящее время видов моторного топлива. Большие запасы природного газа в России позволяют рассматривать его, как один из наиболее перспективных видов топлива для автомобилей в нашей стране.