Файл: Корпоративные информационные системы.pdf

Для обеспечения всех этих запросов необходимы ИС, обладающие соответствующим функционалом.

2.3 Проблемы внедрения автоматизированных систем управления в аптечной организации

Рассмотрим должностные обязанности фармацевта (провизора). Согласно постановлению министерства труда Российской Федерации от 17 ноября 1992 г. фармацевт осуществляет прием рецептов и требований лечебно-профилактических учреждений, отпуск лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Изготавливает лекарства, проверяет их качество простейшими методами внутриаптечного контроля. Участвует в приемке товара, его распределении по местам хранения, обеспечивает условия хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения в соответствии с их физико-химическими свойствами и действующими правилами хранения. Проводит санитарно-просветительную и информационную работу среди населения о лекарственных средствах и изделиях медицинского назначения, их применении и хранении в домашних условиях [4].

Таким образом, фармацевту необходимы следующие возможности: функции торгово-кассового аппарата: печать и выдачу чека на проданный товар в момент оплаты товара [5], ведение учета наличие на складе товара (лекарств и препаратов), информационно-справочная служба по препаратам и лекарствам, с возможностью поиска и выяснения назначения лекарств, а также способы их применения для оказания клиентам консультативных услуг.

Довольно часто аптечные организации, которые уже попытались внедрить автоматизированную систему управления предприятием (АСУП), сталкиваются с определенными проблемами:

• в купленой АСУП нет одной, двух, трех... очень важных функций;
• внедрение превратилось в бесконечный процесс;
• фирма, которая разработала АСУП, закрылась (как вариант - уволился ведущий сотрудник отдела автоматизации), сопровождать систему некому;
• купили АСУП, а потом оказалось, что для ее внедрения нужно полностью модернизировать все компьютеры и/или сетевое оборудование;
• приобрели дорогую мощную АСУП, но используют ее только на 50% (30, 20 10%:);
• увеличился объем операций (количество рабочих мест, например), и система стала медленно работать.

К сожалению, этот перечень можно продолжать и продолжать.

Для решения указанных проблем необходимо использование методов проектного управления.

Важнейшей чертой проекта является наличие четко сформулированной цели. Цель любой автоматизации – решение каких-то проблем, поэтому их точное определение и есть та отправная точка, с которой начинается автоматизация.

Как не существует лекарств от всех болезней, так нет и АСУП, которые устраняют абсолютно все проблемы. Часто полагают, что внедрение автоматизированной системы управления – это всегда хорошо, это прогресс, и, следовательно, эффективность управления должна автоматически вырасти. К сожалению, так не бывает. Более того, существует правило: «Автоматизация эффективных операций повышает их эффективность, а автоматизация НЕэффективных операций повышает их Неэффективность».

Как показывает практика, часть проблем, которые пытаются решить автоматизацией, вообще связаны с организацией работы на предприятии, и справиться с ними можно только организационными и административными мерами. Рациональный документооборот, распределение загрузки между сотрудниками, повышение квалификации, освоение смежных специальностей, перераспределение ответственности и полномочий -- вот далеко не полный перечень инструментов для увеличения эффективности работы предприятия. АСУП дополняют их, но никак не заменяют.

Проведение комплексного обследования организации помогает выявить причины проблем и пути их решения. Его масштабы определяются масштабами предполагаемого проекта. Помимо построения модели процессов на предприятии, обследование позволяет определить психологический климат и сложившиеся взаимоотношения в коллективе. Полученные результаты помогают проанализировать риски и разработать оптимальные методы воздействия на персонал для повышения его заинтересованности в достижении целей проекта.

Упрощает задачу проведение так называемого "целевого внедрения". Для этого нужно внедрять АСУП не с целью получить глобальный результат, а для того чтобы решить ряд локальных задач. Такие проекты лучше поддаются денежной и качественной оценке, проще в реализации и позволяют распределить денежные затраты на больший отрезок времени.

Цели проекта должны быть четко сформулированы и иметь количественное выражение: например, увеличить объем продаж на X%, уменьшить складские запасы на Y%, снизить производственные затраты на Z% и т. д. Это позволит точно определить "момент" завершения проекта и поможет избежать ситуации, когда проект "нельзя закончить, а можно лишь прекратить".

Следующим шагом будет определение класса необходимой вам АСУП, а для этого следует сформулировать требования к ней.

Автоматизация управления предприятием основывается на трех китах:

• технология бизнес-процессов;
• программные средства;
• технические средства.

Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирования первичных данных, достоверность и оперативность учетной информации в рамках хозяйственной деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных операций, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии.

Программные средства предназначены для автоматизации управленческого процесса, а технические - являются необходимыми для работы программ.

Поэтому для того, чтобы сформулировать требования к программе, нужно построить модель бизнес-процессов, которая включает в себя описание стандартов: финансового, материального, производственного учетов и документооборота.

Модель бизнес-процессов определяет требования к программе, а не наоборот. Более того, говоря о внедрении АСУП, мы говорим о внедрении нового бизнес-процесса (группы процессов), а сама АСУП рассматривается как инструмент, который этот процесс поддерживает.

Важно учесть то, что бизнес-процессы будут меняться по мере развития предприятия, и АСУП, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только ПО, допускающее такую модификацию.

Несмотря на все многообразие задач, стоящих в данный момент перед тем или иным предприятием (снижение издержек, захват новых рынков, выпуск новой продукции и т. д.), в любом случае важно помнить, что автоматизация – это инвестиционный проект, основная цель которого - увеличение прибыльности предприятия.

Одну и ту же проблему можно решить совершенно разными средствами. Поэтому на следующем этапе необходимо определить экономическую эффективность инвестиций в построение информационной системы (ИС) предприятия.

ИС – это такой же инструмент, как новая производственная линия, оффшорная фирма или "сотрудники с калькуляторами".

Нужно всегда задавать себе вопрос: "Увеличивает ли то, что вы делаете, эффективность вашего бизнеса"".

АСУП сама по себе не повышает прибыльности предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации.

"Автоматического управления", к сожалению, не бывает. Поэтому если руководство организации не получает новых данных после внедрения АСУП или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений.

Таким образом, необходимо сравнивать, во-первых, эффект от внедрения АСУП с альтернативными вариантами, во-вторых - эффекты от внедрения различных АСУП.

На следующем этапе предприятие должно для себя решить вопрос: купить готовую АСУП, поручить разработку системы сторонней организации или выполнить эту работу силами собственного отдела автоматизации?

Как правило, в большинстве случаев на рынке можно найти программу, в которой уже реализовано не меньше 80% всех необходимых предприятию функций. А остальные 20% могут доработать либо сами поставщики, либо служба автоматизации, так как практически все программы предусматривают настройку под особенности бизнес-процессов конкретного предприятия. А в некоторых даже есть возможность расширения их функциональности.

Основные "плюсы" построения системы управления посредством покупки готового решения:

• программа является тиражируемым продуктом, поэтому количество ошибок в ней минимально;
• разработчики регулярно выпускают обновления ПО, добавляют в него новые функции (которые часто предоставляются пользователям бесплатно или за символическую плату);
• существует разветвленная сеть организаций, которые занимаются внедрением и сопровождением данной программы.

"Минус" у этого пути такой: придется адаптировать сложившуюся структуру управления предприятием под требования АСУП. Справедливости ради нужно отметить, что часто автоматизированные системы внедряются именно для изменения системы управления. Это в основном касается АСУП, которые поддерживают уже ставшие стандартными в международной практике методики управления ресурсами предприятия: бюджетирование, планирование потребностей в производственных ресурсах, управление проектами и т. д.

Только в том случае, если найти подходящее готовое ПО не удалось, стоит рассматривать вариант его разработки по индивидуальным требованиям предприятия. Очевидное преимущество такого способа -- предприятие получит ИС, которая полностью соответствует сложившейся системе управления.

Но здесь существует обратная сторона медали:

• стоимость индивидуальной разработки может превысить стоимость аналогичной тиражируемой программы;
• предприятие попадает в зависимость от разработчиков, и если они перестанут сопровождать программу, то, возможно, потребуется приобрести другую.

Поэтому при выборе поставщика ПО очень важно оценить его финансовую стабильность и прочность положения на рынке.

АСУП, которая одинаково хорошо подходит и малому торговому предприятию, и международной финансово-промышленной группе, еще не создана. Поэтому при выборе системы следует определить, какие именно АСУП максимально соответствуют масштабам и специфике вашего предприятия. Выбор нужно производить среди систем одного или близких классов. Иначе неизбежна ситуация (кстати, нередко описываемая в российской прессе), когда в тендере на выполнение работ по автоматизации среднего промышленного предприятия одновременно принимают участие SAP, Platinum, "Парус" и "1С".

Преимущества и недостатки внедрения автоматизированных систем управления в аптечной организации

Если сравнить процессы ведения фармбизнеса при наличии программы автоматизации аптеки и отсутствии, видно, что в при автоматизации аптеки существуют следующие выгоды, которые можно назвать:

• 1. Уменьшение количества рутинной работы сотрудников аптеки – ускорение процессов работы. 
  2. Увеличение показателей товарооборота, увеличение прибыли на 20-40%. 
  3. Улучшение контроля деятельности персонала аптеки, руководитель может в любой момент проследить историю приёма и реализации лекарственных средств. 
  4. Упрощение процессов ведения документации. 
  5. Устранение неполадок в сообщение между аптекой и складом, возможность экспорта любых данных в различные модули программы автоматизации аптеки.

 Основными преимуществами автоматизации являются:

повышенная пропускная способность или производительность;

улучшение качества или повышение предсказуемости качества;

повышенная надежность и прочность (последовательность и согласованность) процессов или продукта;

повышенная последовательность вывода;

снижение прямых затрат человеческого труда и расходов.

Перечисленные ниже методы часто используются в целях повышения производительности, качества и надежности:

установка автоматизации операций в целях сокращения времени цикла;

установка автоматики, где высокая степень точности не требуется;

замена человека-оператора в задачах, которые связаны с тяжелым физическим трудом или монотонной работой;

замена людей в выполнении конкретных задач в опасных средах (то есть огонь, космос, вулканы, ядерные объекты, под водой, и т.д.);

выполнение задач, которые находятся вне человеческих возможностей (размера, веса, скорости, выносливости и т.д.).