2.1Применение функции ЛЕВСИМВ для определения дня рождения сотрудников

Столбец Р списка содержит номер работника, по которому, используя функцию ЛЕВСИМВ, можно определить его день рождения с точностью до одного дня. В идентификационном коде работника первые пять цифр отражают дату его рождения в одном из форматов дат Excel. Если идентификационный номер внесен, например, в ячейку Р2, то для определения даты рождения в ячейку О2 введите следующую формулу:

=ЛЕВСИМВ (Р2;5)*1

Эта формула возвращает пять первых символов в текстовом формате, а последующее умножение на единицу переводит текстовый формат в числовой. Вам лишь остается задать для ячейки О2 формат даты.

3Форматирование табличной базы данных

После внесения в список данных о нескольких сотрудниках можно приступать к форматированию таблицы. Вы увидите, что ширину одних столбцов нужно увеличить, а других, наоборот, уменьшить. Если текст не помещается в заголовке или поле, то к этому диапазону ячеек необходимо применить автоматический перенос текста с выравниванием по центру или по краям, отметив опцию Переносить по словам на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.

Как правило, для заголовка выбирают шрифт, отличающийся от шрифта остальной области списка. Давайте зададим для строки заголовков шрифт со следующими параметрами: гарнитура Arial Cyr, стиль обычный, размер 10 пунктов, цвет синий. Кроме того, выберем для ячеек заголовка выравнивание по центру. Это можно сделать посредством панели инструментов Форматирование (рис.8) или с помощью диалогового окна Формат ячеек.

3.1Панель инструментов форматирование

Вид и размер шрифта можно задать, выбрав нужные элементы в раскрывающихся списках Шрифт и Размер шрифта (рис.8).

Рис.8 - Списки шрифт и размер шрифта панели инструментов форматирование

Для изменения начертания шрифта на панели инструментов имеются три кнопки: полужирный, курсив и подчеркнутый (кнопки выбора начертания шрифта панели инструментов форматирование).

Выровнять текст в ячейке по горизонтали вы можете, воспользовавшись одной из следующих кнопок: по левому краю, по центру, по правому краю (кнопки выравнивания текста в ячейке на панели инструментов форматирование).

Цвет шрифта выбирается в раскрывающемся списке Цвет шрифта.

Рис.9 - Раскрывающийся список цвет шрифта на панели инструментов форматирование

3.2Диалоговое окно формат ячеек.

Практически все вышеперечисленные действия можно выполнить, вызвав диалоговое окно Формат ячеек и выделив вкладку Шрифт. Эта вкладка позволяет выбрать вид, стиль начертания, размер и цвет литер шрифта.

Рис.10 - Диалоговое окно формат ячеек, вкладка шрифт

Просмотр табличной базы данных

Итак, база данных сотрудников создана. Ее файлу (книге) мы присвоили имя БАЗА. Если вы хотите вывести на экран всю табличную базу данных, попробуйте уменьшить масштаб представления листа. Однако если база данных велика, то масштаб придется уменьшить до такой степени, что трудно будет разобрать, какие данные в ней содержатся. Вы можете убедиться в этом, выделив диапазон ячеек А1:Ш 1, в котором расположена таблица, и выбрав в раскрывающемся списке Масштаб (рис.11) элемент по выделению.

Рис.12 - Лист с табличной базой данных сотрудников при выборе масштаба по выделению

Если использовать нормальный масштаб, например 100%, то при просмотре левой части списка не будет видна его крайняя правая часть и наоборот. Если в списке несколько сотен записей, то при просмотре нижней его части не видна строка заголовков.

Чтобы работать с этим списком было удобно, нам необходимо видеть строку заголовков и три левых столбца, содержащих номер по порядку, табельный номер и фамилию работника. Существует несколько методов, позволяющих установить необходимый режим просмотра данных:

• открытие нескольких окон;

• разделение таблицы на области;

• закрепление областей таблицы.

ВЫПОЛНИТЕ САМОСТОЯТЕЛЬНО:

Создайте на основе выполненного ранее примера с помощью табличного процессора Ms Excel свою базу по темам предметных областей, приведенных ниже, по вариантам (выбор варианта задания по последней цифре номера зачетной книжки или студенческого билета):

Вариант 1

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Альбомы»; Поля: «Код Альбома, Название альбома, Студия, Год выпуска, Число записей»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 2

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Книги»; Поля: «Код Книги, , Год издания, Число страниц»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 3

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Гости»; Поля: «Код Гостя, Имя, Фамилия, Адрес, Город, Регион, Область»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 4

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Личное имущество»; Поля: «Код Имущества, Название элемента, Описание, Изготовитель, Модель, Серийный номер»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 5

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel свою базу: База: «Рецепты»; Поля: «Код Рецепта, Название Рецепта, Описание рецепта, Источник, Число порций»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 6

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Растения»; Поля: «Код Растения, Обычное название, Класс, Род, Время года, частота удобрения, дата покупки»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 7

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Журнал упражнений»; Поля: «Код Записи/Упражнения, Личный код, Дата тренировки, Время упражнений, Обычный пульс, Максимальный пульс»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 8

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Сведения о пленках»; Поля: «Код Пленки, Название пленки, Чувствительность, Цветная, Срок хранения»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 9

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Фотографии»; Поля: «Код Фотографии, Дата Съемки, Время съемки, Тема, Размер»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 10

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Исполнители»; Поля: «Код исполнителя, Имя исполнителя, Дата Рождения, Место рождения»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

2.5 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5

«СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА MICROSOFT EXCEL (Ч. III)»

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: научиться создавать сводные таблицы, структурировать, группировать, производить фильтрацию данных в простой базе данных с помощью табличного процессора Ms. Excel.

ПРИБОРЫ И ОБОРУДОВАНИЕ: Pentium II и выше, Microsoft Excel 2003, 2007.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Гончаров А. Excel 7.0 в примерах / А. Гончаров. - СПб: Питер, 2006.-256с.

2. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД / А.Горев, Р. Ахаян, С. Макашарипов.- СПб: Питер, 2007.-704с.

3. Кэмпбелл М. Excel / М. Кэмпбелл. - М.: БИНОМ, 2006.-384с.

4. Наумов А.Н., Вендров А.М., Иванов В. К. и др. Системы управления базами данных и знаний / под ред. А.Н. Наумова. - М.: Финансы и статистика, 2001.-80с.

5. Николь Н., Ральф А. Электронные таблицы Excel 7.0 для квалифицированных пользователей / Н. Николь, А. Ральф - М.: ЭКОМ, 2006.-304с.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ:

Работа с окнами

В Excel существует возможность открыть для одного и того же рабочего листа два окна (рис. 1). данная операция выполняется при помощи команды окно/новое. после этого в списке открытых книг меню окно вы увидите некоторые изменения. если ранее здесь было указано имя только одной книги (база), то теперь в списке появятся два имени: база:! и база:2. список команд меню окно представлен на рис. 2.

Теперь после вызова команды окно/расположить на экране появится диалоговое окно расположение окон (рис. 3). в области расположить окна этого окна выберите, например, переключатель сверху вниз. в результате на экране появятся два окна с одним и тем же листом книги. одно из окон является активным, на что указывает более яркий цвет его заголовка.

Перейти к другому окну можно, воспользовавшись одним из следующих методов:

• щелкнув указателем мыши в этом окне;

• с помощью комбинации клавиш [ctrl+tab];

• с использованием меню окно (имя нужного окна будет указано в списке, находящемся в нижней части меню).

Рис. 1 - Два окна рабочего листа c табличной базой данных

Рис. 2 - Список команд меню окно

Рис. 3 - Диалоговое окне расположение окон

Первый метод можно применить только в случае, когда окно, к которому нужно перейти, отображено на экране. вторым и третьим методами можно вызывать невидимое окно открытой книги, если таковая имеется.

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратите внимание, что при перемещении по полю листа в одном окне, вид другого окна не изменяется. А вот если вы внесете в одно из окон какие-либо изменения, то таковые появятся и в другом окне.

Однако для нашего случая такой способ просмотра таблицы является не самым удобным. поэтому давайте вернем таблицу в исходное состояние (когда на экране отображено только одно окно). при этом будет восстановлено и прежнее имя книги - база. это можно сделать двумя способами:

• нажав кнопку развернуть в правом верхнем углу любого окна;

• воспользовавшись комбинацией клавиш [ctrl+F10].