Рис. 20 - Вкладка лист диалогового окна параметры страницы

В поле выводить на печать диапазон этого окна можно задать область печати. В расположенной ниже области печатать на каждой странице имеется два поля: сквозные строки и сквозные столбцы.

Чтобы обеспечить печать строки заголовков на каждой странице, достаточно поместить курсор в поле сквозные строки, после чего щелкнуть мышью в любом месте строки заголовков (в нашем случае - в строке 1).

В области печать находятся такие опции:

• сетка - если данная опция отмечена флажком, то на печать выводятся линии, разделяющие ячейки на рабочем листе (обычно при печати документов не используется);

• черно-белая - путем установки этой опции задается черно-белая печать оформленных цветом элементов;

• черновая - применяется при черновой печати для экономии тонера и уменьшения времени печати;

• заголовки строк и столбцов - в сочетании с опцией сетка позволяет определить структуру рабочего листа (может потребоваться в процессе разработки таблиц).

На рис. 21 наш документ представлен в режиме предварительного просмотра при трех заданных опциях: сетка, черно-белая и заголовки строк и столбцов.

Рис. 21 - Документ в режиме предварительного просмотра; отмечены опции сетка, черно-белая и заголовки строк и столбцов

В области последовательность вывода страниц вкладки лист располагаются два переключателя, задающие последовательность вывода страниц на печать: вниз, затем вправо и вправо, затем вниз. Они позволяют указать последовательность нумерации страниц печатного документа.

Запуск процесса печати

После того как вы установили все необходимые параметры печати, проще всего отправить документ на печать, нажав кнопку печать на стандартной панели инструментов.

Но прежде чем печатать весь документ, советуем вывести на печать несколько первых страниц, чтобы посмотреть, устраивает ли вас расположение данных. Для этого нужно вызвать диалоговое окно печать, воспользовавшись:

• командой файл/печать;

• комбинацией клавиш [ctrl+P];

• кнопкой печать, находящейся на каждой вкладке диалогового окна параметры страницы, а также в окне предварительного просмотра.

Рис. 22 - Диалоговое окно печать

В области печатать диалогового окна печать находятся такие переключатели:

• все (на печать выводятся все страницы);

• страницы (на печать выводится определенное число страниц, номера которых указываются в полях ввода с и по).

Выбрав соответствующие переключатели в области вывести на печать, можно запустить на печать:

• выделенный на рабочем листе диапазон;

• выделенные листы (отметить нескольких листов можно, удерживая нажатой клавишу [ctrl]);

• всю книгу (то есть все таблицы, расположенные на различных рабочих листах).

Резюме

На основе электронных таблиц можно создавать несложные базы данных, в которых удобно хранить сведения о сотрудниках предприятия, прайс-листы, информацию о заказах. Аналогом таблицы базы данных в программе Excel служит список.

Часто обнаруживается, что необходимая для занесения в Excel информация создана в другой программе (например, в Ms.Word или программе бухгалтерского учета), поэтому ее требуется предварительно обработать. Если вы этого не сделаете, данные будет очень сложно сортировать и просматривать. Те, кто не знаком с текстовыми функциями Excel, вынуждены проделывать в этом случае большой объем ручной работы.

Обрабатывать большие таблицы станет намного легче, если вы научитесь оперировать с окнами, выполнять разделение таблицы на области и закрепление этих областей.

Для поиска определенных данных в списке можно использовать функцию фильтрации и команду найти.

Выработайте привычку присваивать рабочим листам информативные имена. Не забывайте удалять ненужные листы.

Прежде чем запустить процесс печати, перейдите в режим предварительного просмотра и подберите размеры полей, масштаб представления таблицы и другие параметры печати. Не забывайте, что Excel позволяет создавать колонтитулы и повторять шапку таблицы на всех листах.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Что можно сделать с помощью электронных таблиц?

2. Какие электронные таблицы вы знаете?

3. Какие функции предусмотрены в электронных таблицах для работы с табличными базами данных?

4. Что вы можете сказать о возможности обработки внешних (созданных средствами других СУБД) БД электронными таблицами ?

5. Что представляет из себя рабочая книга Microsoft Excel? Как ее создать?

6. Как определяется адрес ячейки таблицы в рабочей книге?

7. Перечислите основные операции при работе с базой данных.

8. Как запустить процесс печати документа?

9. Что является аналогом базы данных в Microsoft Excel?

10. Что называется Рабочей книгой?

11. Что такое табличные процессоры? Дайте определение.

Библиографический список

Основная литература:

1. Макарова Н. В. Информатика : учебник / под ред . Н.В. Макаровой. – М. : Финансы и статистика, 2008. – 768с.

2. Макарова Н.В. Информатика: основы компьютерной грамоты : начальный курс / под ред. Н.В. Макаровой. - СПб.: Питер, 2007. – 450с.

3. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям : учебное пособие / Е.В. Михеева. – М.: Проспект, 2009 – 432с.

4. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс : учебник для вузов / С.В. Симонович. – СПб.: Питер,2008. – 600с.

5. Степанова Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности : учеб. пособие / Е.Е. Степанова, Н.В. Хмелевская. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М., 2002. – 154с.

6. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии : учебник для вузов. - М.: БИНОМ, Лаборатория Знаний, 2007 – 430с.

7. Шафрин Ю.А. Информатика и информационные технологии : уч. пособие / Ю.А. Шафрин. – М.: Проспект, 2009 – 432с.

Дополнительная литература:

6. Берлинер Э.М. Microsoft Office : под ред. Э.М. Берлинер, Б.Э. Глазырин, И.Б. Глазырина [и др.]. / 3-е изд., доп. – М.: АБФ, 2007. –752 с.

7. Горячев А.М. Практикум по информационным технологиям / А.М. Горячев, Ю.А. Шафрин. – М.: Лаборатория Базовых Знаний , 2005.- 560с.

8. Информатика. Задачник-практикум: В 2 т. / под ред. И.Семакина, Е.Хеннера - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2007. – 380с.

9. Левин А. Самоучитель работы на компьютере : А. Левин / 6-е изд. – М.: Нолидж, 2006, - 624с.

10. Куртер Дж. Microsoft Office 2007 : учебный курс / Дж. Куртер, А. Маркви. – СПб: Питер, 2000.-640с.

11. Мануйлов В.Г. Excel 2007 в практике. Microsoft Office 2007 : Серия «Информатика» / В.Г. Мануйлов. – М.: Информатика и образование, 2009.-68с.

12. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности : учебное пособие / Е.В. Михеева. – М.: «Проспект», 2009. – 780с.

13. Практикум по информатике : уч. пособие для студ. высш. учеб. заведений / А.В. Могилев [и др.].; под ред. Е.К. Хеннера. – М.: Издательский центр «Академия», 2001. - 608с.

14. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс / С.В. Симонович [и др.]. – Спб.: Издательство «Питер».- 2000.-640с.

15. Угринович Н.Д. Преподавание курса «Информатика и информационные технологии» в компьютерном классе. Методическое пособие для учителей. – М.: БИНОМ, Лаборатория Знаний, 2007. . – 630с.

16. Угринович Н.Д. Компьютерный практикум на CD-ROM. Программная и методическая поддержка курса ИИТ. – М.: БИНОМ Лаборатория Знаний, 2005. – 166с.

17. Угринович Н.Д. Практикум по информатике и информационным технологиям. Учебное пособие для общеобразовательных учреждений. – М.: БИНОМ, Лаборатория Знаний, 2007. – 366с.

18. Шафрин Ю. А. 1500 основных понятий, терминов и практических советов для пользователей персональным компьютером / Ю.А. Шафрин – М.: Дрофа, 2001.-640с.

19. Шафрин Ю.А. Информационные технологии / Ю.А. Шафрин: М.: Лаборатория Базовых Знаний , 2005. – 262с.

20. Додж М. The Cobb Group / Эффективная работа с Excel 7.0 для Windows / М. Додж, К. Кината, К. Стинсон. - СПб: Питер, 2007.-1040с.

21. Гончаров А. Excel 7.0 в примерах / А. Гончаров. - СПб: Питер, 2006.-256с.

22. Горев А. Эффективная работа с СУБД / А.Горев, Р. Ахаян, С. Макашарипов.- СПб: Питер, 2007.-704с.

23. Кэмпбелл М. Excel / М. Кэмпбелл. - М.: БИНОМ, 2006.-384с.

24. Наумов А.Н. Системы управления базами данных и знаний / под ред. А.Н. Наумова. - М.: Финансы и статистика, 2001.-80с.

25. Николь Н. Электронные таблицы Excel 7.0 для квалифицированных пользователей / Н. Николь, А. Ральф - М.: ЭКОМ, 2006.-304с.

26. Шмидт М. Quattro Pro for Windows ... для пользователя / М. Шмидт. - К.: Торгово-издательское бюро BHV, 2004.-368с.

27. Эйткен П. Lotus 1-2-3 for Windows - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2006.-294с.