Файл: Юридические документы. Чему не учат студентов. Как правильно понять и подготовить.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 2384
Скачиваний: 103
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Однако чаще всего Правительство принимает постановления для установления порядка работы с документами, а не только в целях реализации и детализации законов. Так, например, постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" устанавливает право министерств издавать нормативные правовые акты в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими. Что же касается формы нормативного акта министерства, то он может создаваться как на бумажном носителе, так и на электронном (за исключением случаев, когда нормативный правовой акт содержит сведения, составляющие государственную тайну).
4.2. Характеристика специальных нормативных актов по делопроизводству (ГОСТы)
Основной массив ведомственных нормативных актов состоит из нормативных документов, разрабатываемых и принимаемых Госстандартом (ныне - Росстандарт). Его нормативные акты называются ГОСТами. Они касаются различных сторон документирования: оформления документов, их реквизитов, управлению документооборотом, ведению электронного делопроизводства, хранению и архивированию документов, изготовлению штампов и печатей.
ГОСТов довольно много. Классифицируют их по двум основаниям.
А) По уровню (юридической силе).
Закон "О стандартизации" устанавливает различные категории стандартов:
- государственные стандарты (ГОСТы);
- отраслевые (ОСТы);
- региональные стандарты (РСТы).
Помимо указанных существуют еще и международные стандарты, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации. Некоторые из них, если пока и не применяются, реально оказывают влияние на документирование в России. Так, например, международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) пока не утверждены государственными органами, но их придерживаются многие и многие организации, особенно те, которые ведут дела с зарубежными партнерами. Международный опыт бухгалтерского учета имеет прикладное значение в привлечении инвестиций в российскую экономику и большое методологическое значение для совершенствования финансового учета в России по международным стандартам.
Б) По содержанию.
- Нормативные акты по оформлению документов.
- Нормативные акты по организации делопроизводства.
- Нормативные акты по хранению документов.
- Нормативные акты по ведению делопроизводства в организациях.
Кратко охарактеризуем некоторые из государственных стандартов.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В нем изложен порядок оформления каждого реквизита - составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам. Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого, кто занимается созданием юридического документа. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов. В частности, он устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Он содержит положения об ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
3. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - это основной терминологический стандарт.
4. Заказывая печать организации, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".
5. При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914-72 "Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования".
Указанные ГОСТы касаются наиболее часто проводимых в делопроизводстве видов работ.
4.3. Корпоративные нормативные акты по делопроизводству
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается Инструкция по делопроизводству, содержащая в Приложении образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. Она утверждается руководителем организации.
Но не только этим ограничивается корпоративное регулирование делопроизводства. В каждой организации принимается целый комплекс нормативных актов, посвященных различным вопросам ведения делопроизводства. Например, актуальными для вуза являются такие корпоративные акты, как Правила регистрации курсовых работ, Положение о номенклатуре дел на кафедрах и др. В организациях также разрабатываются унифицированные формы документов, где отражаются необходимые реквизиты.
Поскольку именно Инструкция по делопроизводству составляет основу корпоративных актов, регулирующих документирование в организации, приведем структуру Типовой инструкции по делопроизводству, где ясно виден насколько широк перечень вопросов, которые в ней находят отражение.
1. Общие положения.
2. Документы организации и их виды.
3. Правила подготовки и оформления документов.
4. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции.
5. Контроль исполнения документов.
6. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.
7. Регистрация и индексация документов.
8. Организация работы с документами в структурных подразделениях.
9. Печатание и тиражирование документов.
10. Учет и хранение печатей, штампов.
11. Составление номенклатуры дел.
12. Формирование дел.
13. Экспертиза ценности документов.
14. Оформление дел.
15. Составление описей дел.
16. Оперативное хранение документов и дел.
17. Архивное хранение дел.
18. Приложения.
При необходимости пользователь (организация) может эту схему наполнить необходимым ему содержанием в соответствии со спецификой своей организации.
Глава 5. Общая характеристика документа
5.1. Информация как основа связи между людьми и воздействия на них понятие информации
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Современное же общество и вовсе называют информационным в связи с тем, что прогресс общества сегодня прежде всего опирается на информацию и информационные технологии.
Примечание. Информация (от лат. informatio - разъяснение) - сведения, сообщения о лицах, фактах, предметах, явлениях, процессах окружающего мира.
Информация не может возникнуть из ничего. Ее приносят сигналы, которые можно регистрировать, фиксировать на каких-либо носителях (фотопленке, магнитной ленте, оптическом диске, бумаге) и таким образом записывать информацию, чтобы сохранить ее, а при необходимости воспроизвести для практического использования. Не имея информации, невозможно принять правильное решение. Целенаправленное использование информации - это один из основных признаков цивилизации, позволяющий отличить мыслящие существа от всех остальных.
Главное свойство информации - это коммуникативность, т.е. способность к передаче, обмену, накоплению, сохранению, использованию.
Именно это ее свойство используется для координации совместной деятельности людей, для воздействия на их поведение.
Документ как носитель информации
Информация является основой управления. Но информация должна быть зафиксирована. Документ - один из надежных способов ее фиксации.
Термин документ (от лат. docco) переводится как извещаю, учу, письменное свидетельство, доказательство и т.п. Считается, что в русский язык слово "документ" вошло во времена Петра I и означало "деловая бумага, служебный акт".
Примечание. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.
Если первые два смысла документа не вызывают ни у кого возражений, то относительно функционального значения документа не все однозначно. Понятие "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Так, в юриспруденции документ понимается преимущественно как средство доказывания. В сфере управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются главным образом как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В информатике, например, документ нередко определяется как материальный объект, содержащий информацию.
Документы сопровождают человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. И даже кончина человека оформляется документом (свидетельство о смерти).
Появились документы в далеком прошлом прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Вся управленческая деятельность обязательно документируется. От управленческой деятельности отделяется правоохранительная, которая документируется более полно, нежели управленческая, поскольку связана с применением мер государственного принуждения.
Одним словом, сегодня без документов мы не можем представить нашу жизнь.
Однако посмотрим, где же истоки передачи информации.
Истоки документирования
Документы появляются с момента зарождения письменности, "письменной речи" и становятся надежным средством записи, регистрации, или, иначе говоря, документирования, фактов, явлений, событий.
До этого человеческое общество пользовалось живым словом, живой речью. Живая речь имела, однако, ряд ограничений. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных специальных средств.
В глубокой древности появились и так называемые предметные письма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды - перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы. Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами (рис. 5.1). По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых они фиксировались. Исторически первым способом стало документирование с помощью текстового документа.