Ступени текстового документирования
Первая ступень - пиктографическое письмо, или "письмо в картинках" (рис. 5.2).


Вторая ступень - идеографическое письмо (рис. 5.3). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова.


Третья ступень - слоговое письмо (рис. 5.4).

В этой системе письма каждый знак равен слогу.


Четвертая ступень - буквенно-звуковое письмо. С конца IX в. на Руси существовали две азбуки: глаголица и кириллица (рис. 5.5 и 5.6).




Завершающим этапом является современное письмо.

Виды документирования
Письмо (текстовое документирование) стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Традиционно здесь доминировало бумажное документирование.

Однако среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса все большее место начинают занимать другие виды документирования. Перечислим известные на сегодня его виды:

- бумажное;

- электронное;

- графические;

- картографические;

- фотографические;

- кинематографические;

- видеографические;

- фонографические;

- аудиографические;

- изобразительные

- и др.
Функции документа
Функция документа - это его целевое назначение. Можно назвать несколько функций документа:

1) информационная функция. Она состоит в фиксации информации с целью ее сохранения и передачи. Эту функцию выполняют все документы без исключения. Цель документа - удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником сведений и средством их сохранения во времени и в пространстве. К примеру, Уголовный кодекс, где закреплены наиболее опасные деяния, называемые преступлениями, и установлены жесткие санкции, четко и недвусмысленно дает понимание относительно последствий, которые наступят для любого, кто осмелится их совершить.

---

Каждый документ имеет информационную емкость, которая характеризуется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ;

2) коммуникативная функция. Документ является информативным средством передачи, обмена, связи, общения. Коммуникация сегодня существенно усложнилась и стала более динамичной. Это не могло не отразиться на средствах передачи информации. Приведем примеры юридических документов, устанавливающих в этом отношении новые правила: Закон "Об электронной подписи", Указ "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти", приравнивающий информацию о них на Официальном интернет-портале правовой информации www.pravo.gov.ru к официальному опубликованию этих нормативных актов в "Российской газете" и "Собрании законодательства Российской Федерации";

3) социальная функция. Следует иметь в виду, что любой документ составляется не просто так. Он является выражением той или иной социальной потребности (общества в целом или отдельных его членов). Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить. Так, внесение изменений в Правила дорожного движения, касающихся установления ответственности за перевозку детей без специальных кресел и приспособлений, серьезно улучшило положение дел с безопасностью детей на автодорогах;

4) функция фиксации и накопления информации. Документ является средством фиксации и передачи информации о принятых решениях, о жизни общества, о функционирования системы управления и т.п. Но с помощью документа информация не только фиксируется, но и собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений. Именно на основе документов об уголовном преследовании людей в сталинское время, сохранившихся в государственных архивах, историки и политики делают выводы об объеме сталинских репрессий;

---

5) культурная функция. Документ - это еще и письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления исторической информации и передачи культурных традиций. Скажем, как бы мы узнали о правовой жизни Древней Руси, если бы не было такого источника права того времени, как Русская Правда.
5.2. Классификация документов
Для группировки документов можно использовать множество критериев. Рассмотрим наиболее важные.
Содержание документа
Здесь можно выделить по крайней мере шесть видов документов:

- собственно юридические (например, приговор, исковое заявление);

- организационные документы (например, устав организации, должностная инструкция);

- распорядительные документы (например, приказ об отмене учебных занятий в связи с проведением конференции);

- документы по персоналу (например, приказ о приеме на работу);

- учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (например, платежное поручение);

- информационно-справочные документы (например, справка о задолженности студентов по результатам летней сессии)

- и др.
Последовательность создания документа
Разнообразие видов здесь небольшое, да и, кроме того, такая связка документов далеко не всегда имеет место:

- первичные (например, рабочая программа учебного курса);

- вторичные (например, аннотация учебной программы).
Способ закрепления информации
По этому критерию классификации документальное разнообразие очень велико и, более того, в связи с развитием технологий существует тренд на его увеличение:

1) текстовые документы. По технике нанесения информации различают: рукописные (изготовленные человеком), машинописные (изготовленные автоматическим печатным средством, в том числе и принтером). Бумага - наиболее распространенный в настоящее время материальный носитель документированной информации, поскольку бумага обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей и т.п. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

---

В конце XX в. с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит, менее доступными для массового потребителя.

Вот почему хранение документа в компьютере практикуется наряду с выводом теста документа на бумагу;

2) графические документы. Это документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

3) картографические документы. Это условное изображение поверхности Земли или других астрономических объектов в специальной знаковой системе;

4) фотографические документы. Это документы, созданные фотографическим способом. Однако с этим видом документов не все так просто: старение фотоматериалов проявляется в изменении свойств их светочувствительности и контрастности при хранении, в увеличении так называемой фотографической вуали, повышении хрупкости пленок. У цветных фотоматериалов происходит нарушение цветового баланса, т.е. выцветание, проявляющееся в виде искажения цветов и снижения их насыщенности;

5) кинематографические документы. Эти документы создаются кинематографическим способом, т.е. на пленочном носителе содержатся зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений со звуковых носителей;

6) видеографические документы. Они так же, как и вышеуказанные, содержат звуковую и изобразительную информацию, но для их записи используют специальные технические средства и принципиально новую технологию;

7) фонографические (акустические) документы. Это документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

8) изобразительные документы. Это документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо предмета;

9) и др.
Вид материального носителя
Пока для фиксации информации используется лишь два материальных носителя:

---

- электронный носитель;

- бумажный носитель.
Место издания и использования документа
Здесь третьего не дано:

- внутренние документы (используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов);

- внешние документы (предназначенные для других организаций).
Направление движения документов
Оно определяется местом отправки документа. Здесь явно выделяются два потока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы.
Уровень секретности
Надо отметить, что интенсивно происходящие процессы глобализации определяют следующий тренд - доля секретности в документировании постоянно снижается. И виной тому - развитие технологий, в том числе и в сфере документирования. И тем не менее сегодня мы выделяем:

- несекретные документы;

- секретные документы;

- документы с разным уровнем секретности;

- конфиденциальные документы.
5.3. Реквизиты документов
Понятие реквизитов и их система
Реквизиты - обязательные сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать юридической силой.
Примечание. ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов документов.

Стандарт распространяется на документы, создаваемые любыми - как государственными, так и негосударственными - организациями.
Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше.

При подготовке и оформлении документов чаще всего используют следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Герб субъекта Российской Федерации;

3) эмблема организации или товарный знак;

---

Смотрите также файлы

• Мгс interstate council for standardization, metrology and certification.pdf

• Задание 2. Тема 1 Теоретические основы товарного менеджмента. Категорийный менеджмент. Формирование и управление ассортиментом товаров.docx

• Протокол 1 2020 г.docx

• Электромагнитные явления. Работу выполнила ученица 9 А класса Клепикова Юлия.pptx

• Практическая работа 5 Вариант 1 Определение предельно допустимых сбросов (пдс) веществ и условий спуска сточных вод в водотоки.docx