Файл: Юридические документы. Чему не учат студентов. Как правильно понять и подготовить.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 2360
Скачиваний: 101
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Таким образом, в настоящее время смысл термина "делопроизводство" означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации. Делопроизводство же представляет собой деятельность, связанную с принятием решений на основе информации, зафиксированной на материальных носителях.
Задачи делопроизводства
Они заключаются в следующем:
1) оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
2) создание условий для движения документов (организация регистрации документов, их поиск, контроль за движением документов и сроками их исполнения);
3) формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
4) создание условий для хранения документов.
Формы организации делопроизводства
Они бывают различными. Но практика показывает, что выбор формы диктуется прежде всего размерами организации.
1. Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
2. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
3. Смешанная форма характеризуется тем, что некоторые операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а другие децентрализованно (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Виды делопроизводства
1. Делопроизводство государственных органов. Здесь следует выделить два подвида:
а) делопроизводство правоохранительных органов. Следует вспомнить, что судебное делопроизводство появилось первым. Да это и понятно: вопросы, связанные с применением наказаний, затрагивают кардинальные интересы людей, причем не только их личные и имущественные интересы, но и интересы членов их семей, влияя в целом на судьбу людей. Четкая фиксация решения дела на материальных носителях способствовала решению дела по справедливости, а в дальнейшем и возможности его пересмотреть в вышестоящей инстанции;
б) делопроизводство органов управления государством. Оно связано с принятием компетентными органами государственного управления (законодательными и исполнительными) решений по организации жизни общества. Понятно, что в поле зрения органов государства, осуществляющих управление, принимаются решения по важным общественным вопросам, порождающим порой очень серьезные последствия для многих и многих субъектов, а порой и для всего общества. Вот почему эти решения всегда должны основываться на анализе всех обстоятельств, которые к тому же должны быть задокументированы. Ранее они фиксировались в основном с помощью множества бумажных носителей, сейчас в ходу и электронная их фиксация.
2. Делопроизводство в организациях. По мере развития общества и усложнения экономической деятельности стало ясно, что порядок с документами надо наводить в организациях, поскольку от этого зависит эффективность их работы. Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо (не обязательно к судебному или административному) вопросу, - более позднего происхождения. Информация, содержащаяся в документах, создаваемых в организациях, необходима для стабильной деятельности любой организации: ведь ее на основе принимаются управленческие решения. Работа с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности, необходима для реализации функций организации (в области финансов, хозяйственной деятельности, использования персонала и т.п.).
Юридическое делопроизводство как комплексное понятие
Юридическое делопроизводство - это комплексное/интегрирующее понятие. Здесь надо исходить из того, что юридическое делопроизводство - это составление юридических документов и работа с ними. Таковыми же принято считать все официальные документы, т.е. документы, являющиеся обязательными для исполнения. В деятельности государственных органов (законодательных, исполнительных и правоохранительных) и организаций таких документов подавляющее большинство. Пожалуй, из круга официальных документов можно исключить лишь информационные документы, а также документы справочного характера. В таком случае получается, что юридическое делопроизводство охватывает все виды делопроизводства: работу с документами и правоохранительных органов, и органов государственного управления, и организаций.
Субъекты делопроизводства
Здесь классификация может быть дана по многим критериям. По сфере взаимодействия различают входящий субъект и исходящий субъект делопроизводства.
С точки зрения взаимоотношений субъект может быть вышестоящей организацией и контрагентом.
Субъекты могут быть как физическими, так и юридическими лицами.
Классификацию можно и продолжить. Но здесь, думается, куда важнее отметить момент относительно того, кто несет ответственность за организацию работы с документами.
Непреложным является правило, что именно руководитель государственного органа и/или организации несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами.
В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
2.2. Стадии делопроизводства
Информационный поток в современном обществе таков, что наладить должным образом работу любой организации без делопроизводства в принципе невозможно. Более того, даже отдельный человек, деятельность которого связана с бумагами (допустим, писатель, ученый, преподаватель и т.п.), вынужден упорядочить свои бумаги с тем, чтобы эффективно с ними работать. Так, например, А. Солженицын в одном из своих интервью рассказывал о том, что в его кабинете стоят два стола, на каждом из которых сосредоточены материалы для двух книг, одновременно находящихся у него в работе. Мой опыт также свидетельствует, что лучше не смешивать различные документы. Поэтому в одном месте у меня сосредоточено все, что необходимо для учебной (преподавательской) работы, а в другом - для выполнения научных исследований. Понятно, что в организации делопроизводство гораздо сложнее, и не мудрено: ее деятельность затрагивает десятки, а порой сотни и даже тысячи людей.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
1) создание документов (документирование);
2) организация движения и учета документов (документооборот);
3) хранение документов (архивное дело).
Рассмотрим их по порядку.
Создание документов (документирование)
Документы по своему характеру бывают разными: юридические (нормативные документы, судебные решения, приговоры, договоры и т.п.), управленческие (организационные, распорядительные, кадровые), технологические, учебные (например, курсовая работа), учебно-методические (рабочая программа по дисциплине), методические (положение о курсовой работе), справочные, информационные и т.п.
Разные виды документов требуют разного подхода. Вот почему для каждого вида документов существуют свои правила создания с тем, чтобы было какое-то единообразие, сразу позволяющее определить их качество. Например, правила (требования) написания курсовых работ отражаются в Положении о курсовой работе. Одно из них касается объема курсовой работы. Если каждый студент будет определять ее объем, то вряд ли можно ее должным образом оценить (оценка - это всегда сравнение с подобным).
Вместе с тем, независимо от того, создание какого документа стоит в перечне насущных проблем, можно выявить общую схему, состоящую из последовательных операций. Это свидетельствует о том, что процесс создания документов в организации - это далеко не спонтанный процесс. Он должен быть хорошо упорядочен.
Общая его схема такова.
1. Получение указания на разработку документа, его уяснение (уточнение). Обычно указание поступает от руководителей (организаций и структурных подразделений), которые, обладая всей необходимой информацией, выявляют потребность в создании документа. Конечно, информация у руководителя для управленческого решения должна быть объективной, достаточной и своевременной. Ее источниками могут быть законодательные акты, корпоративные нормативные акты, текущая документация организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций, научные материалы и др.
Что касается создания юридических документов, требующих профессиональных юридических знаний, то потребность в их составлении может также исходить от клиентов юридических фирм, юридических консультаций и пр. И понятно, что в основном на них ложится работа по сбору необходимой информации.
2. Разработка проекта документа. Итогом сбора и анализа информации по вопросу, требующему разрешения, является выработка решения. Причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Однако опять-таки здесь все неоднозначно. Все зависит от сложности документа. Так, проект приказа о направлении работника в командировку или график отпусков может составить и работник отдела кадров. Работой же над созданием такого корпоративного документа, как, например, Положение о премировании в организации, будут заняты сотрудники несколько смежных отделов (финансового, экономического, отдела труда и заработной платы, юридического и др.). В крупных юридических фирмах по поводу решения сложной юридической проблемы, с которой обратился клиент, иногда применяется метод мозгового штурма. В нем порой участвуют все, кто способен помочь делу. Правда, в процессе мозгового штурма вырабатывается сама идея (концепция) решения дела, т.е. содержание юридического документа. Текст же документа готовится уже более узким кругом лиц.
Оформление выработанного решения в виде проекта документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. Но тогда вверху справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.
3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами. Таковых лиц может быть довольно много. Обычно их количество равно числу отделов, в компетенцию которых так или иначе входит рассмотрение вопроса, составляющего содержание документа. Так, например, прежде чем ректор подпишет приказ о направлении преподавателя в командировку (допустим, на научную конференцию), вопрос об этом должен пройти по крайней мере согласование:
- с заведующим кафедрой (он должен знать, где в рабочее время находятся его сотрудники и почему они освобождаются от проведения учебных занятий);
- проректором по научной работе (ему нужна информация о том, с какой научной проблемой хочет выступить преподаватель и имеет ли он реальные научные достижения, с ней связанные, или он просто хочет поучаствовать за счет вуза в конференции и пообщаться с коллегами по науке);
- проректором по учебной работе (здесь важна информация о том, кто будет заменять в аудитории преподавателя и равноценная ли это будет замена);
- бухгалтерией (важно определить, по какой статье расходов будет произведена оплата командировки и в каком размере). Согласование проекта внутреннего документа происходит в виде визирования, т.е. проставления должностным лицом своей подписи на проекте документа. Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если управленческий документ касается вопросов их деятельности), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.
4. Корректировка документа по результатам согласования. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если документ не представляет большой сложности, то замечания вносятся непосредственно в представленный проект документа. Юристы чаще всего привлекаются к составлению сложных документов. Их задача состоит в том, чтобы в первую очередь обнаружить и удалить противоречия проекта с нормами действующего законодательства, корпоративными актами. Обычно по сложным документам возникают и далеко не простые замечания. Да к тому же они требуют хотя бы краткой аргументации. Вот почему такие замечания оформляются на отдельном листе и выглядят как особое мнение. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются".