Особое мнение оформляется на отдельном листе и прикладывается к проекту документа.

Все замечания по проекту возвращаются разработчикам проекта для доработки документа.

В нашем примере может так случиться, что проректор по учебной работе не сочтет допустимым заменить профессора, собравшегося в командировку, доцентом, который не имеет опыта чтения лекций на большом потоке, или бухгалтерия будет не согласна оплатить номер люкс в гостинице города пребывания преподавателя в командировке. Все это уточняется, и соответственно вносятся изменения в проект приказа.

Доработка проекта управленческого документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования. Если разработчики с ними не согласны, то должны предъявить свои аргументы относительно того, почему не представляется возможным учесть замечания. В конце концов полная ясность должна быть достигнута. Но это все же бывает не всегда.

5. Оформление документа. Согласованный проект документа окончательное оформление получает на бланке организации. Именно он и поступает руководителю на подписание.

Оформление документа - это, в принципе, техническая работа, и ее производят рядовые сотрудники организации. Здесь надо выполнять следующие довольно простые правила:

- набор текста осуществляется в редакторе Microsoft Word;

- применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании;

- выравнивание производится по ширине листа;

- размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (обычно применяется шрифты с размером и 14 пунктов).

Проверка правильности оформления документа лежит на начальнике отдела, в котором работает оформитель документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. Если полная ясность по всем вопросам не была достигнута, то именно руководитель будет ставить точку в их решении.

6. Подписание и утверждение документа. Принятие решения, т.е. подписание документа руководителем, - это решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

---

7. Тиражирование и регистрация документа. Это производится по правилам, принятым в организации.

8. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей).

Итак, составление документов включает множество последовательных операций. Основные из них:

- подготовка;

- составление;

- согласование;

- оформление;

- изготовление документов.

Изучению правил составления юридических документов уделено основное внимание в курсе ЮД. Эта стадия делопроизводства наиболее трудоемкая и, как правило, требует профессиональных юридических знаний.

---

Организация движения и учета документов (документооборот)
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами или коллегиальными органами организации.

Современный документооборот организации является смешанным, преимущественно основанным на использовании электронной технологии работы с документами. Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их прием, пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде.

Документооборот в организациях состоит из нескольких потоков документов. Существуют три разновидности информационных потоков, а соответственно этому различают:

1) внутренние документы;

2) входящие документы;

3) исходящие документы.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и соответственно правилам, определяемым самой организацией. Другими словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности организации.

Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи.

Исходящие документы - это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы другим организациям и государственным органам.

Движение документов начинается с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним (отправки или сдачи на хранение). Оно закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой управления делами (канцелярией) и утверждаются руководством организации.

Общая схема движения документов:

- регистрация (проставляется регистрационный штамп);

- предварительное рассмотрение. Оно осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Здесь решается вопрос о том, кому передать документ для рассмотрения;

- разрешение по существу. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы исполняются 

---

должностными лицами и структурными подразделениями;

- контроль. Он осуществляется относительно документов, требующих исполнения. Его осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Задачи службы контроля:

- отслеживать ход и фактическое исполнение важных документов;

- обобщать сведения, получаемые в ходе контроля, и доводить их до руководства;

- вырабатывать предложения по ускорению документооборота и укреплению исполнительской дисциплины.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным.

Службой контроля осуществляется формирование картотеки контролируемых документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Хранение документов (архивное дело)
Для хранения все документы распределяются по группам в соответствии с номенклатурой (перечнем) дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы;

2) помещать в дело вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами.

Дело не должно быть по объему более 250 листов, в противном случае возникают проблемы с брошюровкой или скреплением бумаг.

Система хранения информации стала разрабатываться одновременно с появлением деловой документации. Она включает в себя два фонда:

- документы кратковременного хранения;

- архивный фонд организации.

Если первый из них объединяет всю документацию организации, то архивный фонд не включает в себя краткосрочные документы, а пополняется за счет документов, которые имеют политическое, экономическое, научное, историческое и иное значение.

В любой организации должен быть архив. Там хранятся уставные документы, проектная документация по капитальному строительству, документы по личному составу и др. Организация должна обеспечить не только учет архивных документов, но и их физическую сохранность.

---

2.3. Зарождение делопроизводства в мире
Документ - это носитель информации. Однако это средство передачи информации появилось не сразу.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств.

Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент ее произнесения. Поэтому позднее с целью быстрой передачи важных сообщений расставлялись на определенном расстоянии друг от друга люди, обладавшие сильным голосом. Они криком передавали по цепочке информацию. Такая цепочка за день могла передать то или иное сообщение на расстояние месячного перехода. Однако такой способ не гарантировал получателю поступление неискаженной информации.

Трудно было также и сохранять нужную информацию. Первые попытки ее закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем и т.п.

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договоренности людей о том, что будет означать определенный предмет. Впоследствии возникло более сложное, так называемое узелковое письмо: у древних инков, китайцев, монголов. Вероятно, подобного рода "письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию.

Необходимость передачи полезного практического опыта стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом деле сыграли такие визуальные средства передачи информации, как резьба по кости и дереву, рисунки на стенах пещер. Они подготовили следующий скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот новый этап был связан с появлением письменности. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей

---

Смотрите также файлы

• Мгс interstate council for standardization, metrology and certification.pdf

• Задание 2. Тема 1 Теоретические основы товарного менеджмента. Категорийный менеджмент. Формирование и управление ассортиментом товаров.docx

• Протокол 1 2020 г.docx

• Электромагнитные явления. Работу выполнила ученица 9 А класса Клепикова Юлия.pptx

• Практическая работа 5 Вариант 1 Определение предельно допустимых сбросов (пдс) веществ и условий спуска сточных вод в водотоки.docx