Файл: Бухгалтерский учет и анализ(Понятие документирования в бухгалтерском учете ).pdf

Главный бухгалтер, руководители подразделений и соответствующих служб обязаны контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания или обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса или объема навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевески данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны опечатываться. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в трех экземплярах.

В описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на тех же последних страницах должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов. Документ визируется подписями председателя комиссии, членов комиссии и материально ответственным лицом.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, фиксируется отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, и перечисленное в описи имущество, наконец, принимается на ответственное хранение. Отметим, что на имущество, арендованное или полученное для переработки, которое находится на ответственном хранении, составляются отдельные описи.

Бывает, что материально ответственные лица после инвентаризации неожиданно обнаруживают ошибки в описях. В таком случае важно немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, осуществит проверку указанных фактов и, если они подтвердятся, произведет исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Дабы труды комиссии и прочих принимавших участие сотрудников не прошли даром, важно грамотно и достоверно оформить результаты. Для этого существуют формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (см. Приложения к Положению о порядке проведения инвентаризации). Результаты должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда процедура была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Рачительный руководитель может провести дополнительные контрольные проверки правильности проведения инвентаризации уже после ее окончания. Но тогда до открытия склада, кладовой или другого объекта, где она проводилась, придется снова привлечь членов комиссии и материально ответственных лиц.
Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет.

2.3 Инвентаризация объектов бухгалтерского учета

Этапы подготовки к инвентаризации основных средств и нематериальных активов

1. Полное выявление всех объектов.
2. Выявляют документы, подтверждающие права собственности.
3. Уточняются по каждому объекту нормы амортизационных отчислений.
4. Стоимость выявленных, ранее неучтенных объектов учитывается по рыночным ценам с составлением акта.
5. Износ по выявленным объектам исчисляется путем экспертизы по действительному состоянию и оформляется актом.
6. Проверяется правильность ведения инвентарных карточек, книг, описей, технических паспортов и др. по каждому объекту с внесением исправлений и уточнений.
7. Уточняется предназначение каждого объекта. Напомним, что требуется их деление на производственные, непроизводственные и вспомогательные по отношению к уставной деятельности.
8. Проверяется соответствие видов основных средств кодам Общероссийского классификатора основных фондов. Следует отслеживать законодательство по амортизации, которое требует перегруппировки основных фондов.
9. Выверяются состояние и объемы капитальных работ по модернизации, реконструкции и ликвидации объектов основных фондов
10. Сверяются и сопоставляются результаты переоценки основных фондов

Инвентаризация финансовых вложений

Инвентаризация финансовых вложений по счету 58 «Финансовые вложения

1. Ежеквартальная проверка вложений в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций сохранности ценных бумаг, правильность оформления, оценка их рыночной цены, выверка полученных по ним доходов. При хранении ценных бумаг не в депозитарии, а в кассе организации проверку их сохранности следует проводить ежемесячно вместе с денежными средствами в кассе. При хранении в депозитарии сверяют остатки сумм на счетах бухучета с выпиской из депозитария.
2. Два раза в год при составлении отчетности проводится инвентаризация операций с дочерними и зависимыми обществами, с которыми составляется сводная бухгалтерская отчетность, с пояснительной запиской об изменении финансового состояния в головной и дочерних организациях
3. Ежемесячно проводится инвентаризация расчетов с филиалами, выделенными на самостоятельный баланс.
4. Проверка выданных займов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей. При инвентаризации материалов составляется опись по каждому материально ответственному лицу. Поскольку все товарно-материальные ценности, кроме товаров в пути и товаров отгруженных, находятся в введении материально ответственных лиц, то следует провести сверку даты выдачи и назначения товарно-материальные ценности.

Проверка актов списания. Необходимо сопоставить сроки работ с датой получения и с датой возврата или списания товарно-материальные ценности. Составить отдельную опись для товарно-материальные ценности в пути и отгруженных, но неоплаченных. Техника инвентаризации товарно-материальные ценности предполагает при пересчете использовать метод «слева – направо и сверху – вниз». Необходимо проверять акты на списание любых видов товарно-материальные ценности и акты оприходования ликвидационных остатков. [9, с. 379]

Инвентаризация незавершенного производства.

Методика проверки этого раздела баланса определяется технологией производства. Тем не менее, общие правила можно представить в виде следующей таблицы.

Основные правила инвентаризации незавершенного производства:

1. При формировании инвентаризационной комиссии, кроме представителей службы главного технолога, главного инженера и главного механика, следует включать представителей непроизводственной сферы предприятия.
2. Задача инвентаризации незавершенного производства - сличение фактического материала в производственном процессе с их расходом по бухгалтерским документам
3. Составление и анализ карты отпуска материалов в производство по дням производственного цикла. Таким образом можно обнаружить нерациональное расходование оборотных средств предприятия, которые, как правило, отпускаются на весь производственный цикл – тогда неоправданно увеличиваются оборотные средства предприятия или они отпускаются по дням, тогда могут возникнуть простои из-за их нехватки. На деле целесообразно применять схему снабжения по усредненным вариантам.

Инвентаризация денежных средств, документов и бланков строгой отчетности.

1. Инвентаризация кассы счет 50 «Касса» проводится ежемесячно.
2. Инвентаризация документов в пути счет 57 «Переводы в пути»: проводится путем сверки денежных средств на счете с суммами, указанными в квитанциях учреждений банка, сберегательной кассы, почтового отделения, в копиях сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.д.
3. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке счет 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» и 55 «Специальные счета в банках»: путем сверки средств на счетах с данными выписок банка
4. Выборочно проверяется законность платежей со счетов и поступления на них

Инвентаризация расчетов

1. Инвентаризация расчетов с банком по полученным кредитам (по счетам 66 «Краткосрочные кредиты банков», 67 «Долгосрочные кредиты банков»).
2. Инвентаризация целевого финансирования проводится выверкой счета 86 «Целевое финансирование» по видам и источникам поступлений, законности и направлений их использования.
3. Инвентаризация расчетов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проводится составлением двухсторонних актов сверки, по типовой форме с указанием в них даты образования задолженности, суммы и соответствие данным учета. Инвентаризация проводится с анализом поступления товарно-материальных ценностей и работ (услуг) на счета затрат.
4. Инвентаризация счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» проводится составлением двухсторонних актов сверки, по типовой форме с указанием в них даты образования задолженности, суммы и соответствие данным учета.
5. Инвентаризация счета 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным» проводится сверкой данных учета с выписками банков.
6. Инвентаризация счета 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным» проводится сверкой данных учета с выписками банков.
7. Инвентаризация счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» проводится составлением двухсторонних актов сверки, по типовой форме с указанием в них даты образования задолженности, суммы и соответствие данным учета.
8. Инвентаризация счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводится по каждому виду операций отдельно. Например, по взятому товару в кредит сверяются данные счета с документами, полученными из торгующих организаций; займы полученные проверяются отдельно.
9. Инвентаризация счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» проводится сверкой выданных сумм под отчет с данными представленных авансовых отчетов за период времени со дня проведения предыдущей инвентаризации. Выявленные расхождения в пользу работника необходимо прибавить к совокупному доходу работника для обложения подоходным налогом.

Инвентаризация капитальных вложений.

1. Инвентаризация капитального строительства проводится путем составления инвентаризационных описей с указанием наименования объекта, объема выполненных работ по нему и по каждому отдельному виду работ.
2. Инвентаризация незавершенного строительства проводится путем составления инвентаризационных описей по общей стоимости объекта и по структуре капитальных вложений.
3. Результаты инвентаризации оформляются при недостаче путем уменьшения одновременно общей стоимости незавершенного строительства и суммы кредиторской задолженности – дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредит 08 «Капитальные вложения» и внесение корректировки в инвентарную опись по конкретным объектам. [12, с. 243]

Инвентаризация товаров. В торговых организациях инвентаризация ведется по той же схеме, что и аналитический учет товаров: в целом по юридическому лицу и его филиалам, затем по материально ответственным лицам и, наконец, по ассортименту товаров.

Инвентаризация количества и стоимости товаров проводится путем анализа торговых скидок и надбавок на них. Инвентаризация проводится по каждому материально ответственному лицу и по ассортименту товаров. Регулярно составляемый в торговле материальный отчет должен составляться дважды. Первый раз – с даты окончания последней инвентаризации до установленного срока представления материального отчета, второй раз – с даты представления материального отчета до следующей инвентаризации. Остатки товаров, числящиеся на счетах, уточняют на дату представления последнего материального отчета. Инвентаризация хранящихся в торговле товаров проводится по местам их нахождения. После проверки каждого помещения вход в него опечатывается.

При поступлении новых товарно-материальных ценностей во время инвентаризации следует на них составить отдельную опись со следующими реквизитами: дата поступления - прием осуществлять только в присутствии членов инвентаризационной комиссии, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, с подписью председателя инвентаризационной комиссии и с отметкой «после инвентаризации, наименование товара, цена, количество и сумма.

При отпуске товаров во время инвентаризации в исключительных случаях только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера, также составляется их опись.

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары в пути с указанием их наименования, количества, цены, суммы, даты отгрузки, а также с указанием реквизитов первичных документов (накладная на отпуск, счет-фактура). Выявленные расхождения оформляются актом с приложением расчетных документов поставщиков.