Файл: Бухгалтерский учет и анализ(Понятие документирования в бухгалтерском учете ).pdf

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары отгруженные и неоплаченные в срок по каждой отдельной отгрузке с указанием покупателя, наименования товара, суммы, даты отгрузки, реквизитов первичных документов. Выявленные расхождения оформляются актом с приложением копий предъявленных покупателям документов.

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары, сданные на ответственное хранение с указанием сведений по их первичному учету (наименование, количество, сорт, цена, сумма) и даты принятия на хранение, места хранения, номер и даты документа. Выявленные расхождения оформляются актом с приложением расписок, переоформленных на дату проведения инвентаризации.

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары, переданные в предпродажную подготовку в другую организацию с указанием наименования организации, количества, даты передачи, реквизитов первичных документов.

2.4 Результаты инвентаризации

Есть неписаное правило: если инвентаризация без отклонений – она прошла неэффективно; несоответствия выявлены – компания неважно ведет учет. Кажется, положительного исхода ждать неоткуда. Но где-то между бухгалтерскими и реальными цифрами скрывается истина...

Результаты инвентаризации могут быть различными, например:

Нет отклонений учетных и фактических данных - ни по количеству, ни по ассортименту. Также отсутствуют отклонения по качеству товаров, по снижению их ценности и пр. Комиссия констатировала состояние активов как нормальное, а по основным средствам выявила степень изношенности для того, чтобы менеджеры смогли сделать определенные выводы в плане обновления парка основных средств. Такая идеальная картина реальна там, где хорошо организована система внутреннего контроля, создан нормальный рабочий климат и разработаны эффективные рычаги по отслеживанию движения ценностей в течение всего года. [10, с. 175]

Нет отклонений данных учета от фактического наличия - ни по количеству, ни по ассортименту. Но в отношении качества и покупной стоимости выявлена группа товаров, морально устаревших и не пользующихся спросом в течение более пяти лет. Эти товары описываются в отдельном приложении к инвентаризационной ведомости, определяется их дальнейшая судьба и чистая стоимость реализации. Они могут быть проданы за бесценок, утилизированы, списаны, использованы во вспомогательных производствах, в целях благотворительности или же храниться далее, несмотря на то, что расходы на их хранение могут превзойти стоимость и ожидаемый эффект от их продажи.

По всем таким выявленным случаям комиссия должна потребовать разъяснения от материально ответственных лиц и от служб, ответственных за их приобретение а также служб ответственных за их сбыт и использование.

Предприятие не выявило никаких отклонений данных учета от фактического наличия - ни по количеству, ни по ассортименту. В отношении же некоторых основных средств, комиссия констатировала необходимость осуществления мероприятий по улучшению их технического состояния, недостаточную степень эксплуатации, полный пли почти истекший срок физической эксплуатации, а также факты не использования основного средства, использование устаревших моделей, вырабатывающих неконкурентоспособную продукцию, необходимость ремонта, негодность к эксплуатации и пр.

Установлены отклонения данных учета и фактического наличия ценностей. При оформлении расхождений между фактическим наличием ценностей и данными инвентаризации предприятия используют специальные бланки. В эти документы добавлены дополнительные графы, в которые вписываются остатки из регистров бухгалтерского учета и выводятся расхождения между фактом и данными бухгалтерского учета, что приводит, при малом количестве остатков, к экономии времени, но затрудняет процесс сравнения данных, так как при сплошной инвентаризации одни и те же наименования могут быть размещены на разных страницах ведомости и бухгалтеру сложно отражать своп данные в такой ведомости.

Цель инвентаризации не только в определении, что и в каком количестве находится в распоряжении предприятия, но и в оценке стоимости имущества, а также качественных характеристик, что в совокупности должно привести к возможности принятия верных управленческих решений и по сохранению собственности, и по лучшему ее использованию, и по сокращению излишних расходов, и достижению ожидаемых доходов, а также обеспечению более полной и адекватной информацией об интересующих аспектах. [5, с. 252]

Сличительные ведомости, до представления их комиссии, должны пройти проверку и на верность данных бухгалтерского учета. Инвентаризация предполагает работу по анализу данных бухгалтерского учета для выявления ошибок - перепутан ассортимент, неправильно указан стоимость, ошибочно проставлены даты, номера и серии документов, ошибочно введены оплата, поступления и отгрузка, не все строчки первичных документов занесены в данные учета, информация введена повторно и прочие вольные и невольные ошибки.

Бухгалтер должен внимательно изучить причины выявленных в сличительной ведомости расхождений. Для этого ему необходимо:

сверить остатки по данным последней инвентаризации с данными бухгалтерского учета на предмет их совпадения;
сверить все документы на поступление ценностей и их отгрузку и перемещение с информацией в бухгалтерской программе (или ручных регистрах);
обратить особое внимание на единицы измерения по всем поступлениям, перемещениям и отгрузкам;
сделать сверку со всеми поставщиками и покупателями, от которых получены ценности и которым они отгружены
еще раз сверить данные бухгалтерского учета и данные кладовщиков - непосредственно работая с ними;
только после прохождения всей процедуры контроля бухгалтерских данных бухгалтер проставляет свою цифру в сличительной ведомости. [8, с. 301]

По сличительным ведомостям фактически только выявляются расхождения, но не сами факты недостачи и излишков.

На основании сличительной ведомости инвентаризационная комиссия продолжает свою работу.

Заключение

Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества предприятия. К имуществу предприятия, как правило, относятся:

основные средства;
нематериальные активы, прочие запасы, денежные средства, финансовые обязательства, отраженных в бухгалтерском учете некоммерческой организации -кредиторская задолженность, займы, кредиты банков, резервы;
имущество, не принадлежащее некоммерческой организации, но числящееся в бухгалтерском учете (например, находящиеся на ответственном хранении одежда, обувь, продукты питания и т. д., предназначенные для раздачи малоимущим, арендованные основные средства).

Инвентаризация по охвату имущества делится на полную и частичную, а по основаниям проведения – на плановую и внеплановую (внезапную). Плановая инвентаризация осуществляется по установленному графику, перед составлением годового отчета, а внеплановая (внезапная) – по мере необходимости, при смене материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации, в других случаях, предусмотренных законодательством.

Инвентаризация перед составлением годовой отчетности проводится обычно в конце года (в октябре-ноябре) – с тем, чтобы к концу года ее можно было завершить и сделать по ее результатам все необходимые проводки.

Кроме того, руководитель организации может распорядиться о проведении дополнительной инвентаризации. В этом случае издается распоряжение или приказ о ее проведении с указанием даты, порядка проведения, перечня проверяемых имущества и обязательств.

Фактическое наличие имущества сверяется с данными бухгалтерского учета. Кроме того, контролируется сохранность имущества, выявляется имущество, потерявшее свое первоначальное качество, залежавшееся и ненужное организации. Проверяется также полнота отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Председателем комиссии является руководитель некоммерческой организации или его заместитель, в составе членов комиссии должен быть главный бухгалтер. В составе инвентаризационной комиссии должно быть не менее 3 человек. Верхнего количественного предела не существует, единственное условие, которое должно соблюдаться, – нечетное количество членов инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому в случае невозможности участия хотя бы одного из заранее утвержденных членов комиссии следует произвести замену, оформив это приказом руководителя.

Персональный состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Список использованных источников

Астахов, В. П. Теория бухучета. - М. : МарТ, 2016. - 576 с.
Безруких, П. С. Бухгалтерский учет. - М.: Бухгалтерский учет, 2014. - 528с.
Бурмистрова, Л. М. Финансы и бухгалтерский учет организаций. - М. : МФПА, 2011. – 288 с.
Головко, Н. А. Бухгалтерский учет .– М.: Дашков и К, 2015. – 392 с.
Гришкина, С. Н. Бухгалтерский учет. – М. : «Юриспруденция», 2015. – 403 с.
Ковалёв, В. В., Волкова, О. Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. – М.: Просвет, 2014. – 424с.
Климова, М. А. Бухгалтерский учет. – М.ПРИОР, 2016. – 186 с.
Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет. – М.1 : ИНФРА-М, 2013. – 648 с.
Лукьяненко, Г., Муравицкая, Н. Бухгалтерский учет: учебник. - М.: Кнорус, 2009. - 576 c.
Мизиковский, Е. А. Теория бухгалтерского учета. Учебное пособие. - М.: Дело, 2012. - 400с.
Пошерстник, Н. В. Самоучитель по бухгалтерскому учету. – М.: Герда, 2013.- 404 с.
Сайгидмагомедов, А. М. Теория бухгалтерского учета. – М.: Форум, 2015. – 320 с.