Файл: Бухгалтерский учет и анализ(Понятие документирования в бухгалтерском учете ).pdf

• записи простым карандашом;

Глава 2 Анализ проведения инвентаризации на предприятии

2.1 Инвентаризация и ее место в первичном учете

Проведение инвентаризации считается одним из наиболее необходимых методов ведения бухгалтерского учета в организации.
В переводе с латинского само название «инвентаризация» означает сверку фактического наличия имеющейся у организации кредиторской задолженности и имущества с данными, указанными в бухгалтерском учете. Также к инвентаризации можно отнести создание оценочных резервов для уточнения оценки некоторых показателей бухгалтерского учета.[7, с. 86]

Различают следующие виды инвентаризаций:

• частичная,
• периодическая,
• полная,
• выборочная. (Приложение 1)

Кроме того инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые – проводятся в установленные инструкциями сроки, внеплановые – проводятся по мере необходимости, обычно внезапно.

Предприятия и организации, у которых нет обязанности составления и представления финансовых отчетов, могут проводить инвентаризацию в целях внутреннего контроля состояния дел на предприятии.

Существующая практика такова, что инвентаризация не проводится на мелких предприятиях и в организациях, состоящих из одного, двух человек, не имеющих большого количества и ассортимента активов, для которых проведение инвентаризации дорогостоящая процедура - и по трудозатратам, и по затратам, временным и стоимостным. Такие предприятия считают, что затраты и усилия на проведение инвентаризации превышают риски от ее не проведения, или же полагают, что непроведение инвентаризации не может существенно повлиять на их представления об имуществе и обязательствах.

Этим же руководствуются и некоторые организации, обязанные составлять и представлять финансовые отчеты. Сравнивая усилия на инвентаризацию, с одной стороны, и эффект от ее проведения, а также уровень существенности влияния результатов инвентаризации на значение элементов финансовой отчетности, с другой стороны, такие предприятия сознательно отказываются от ее проведения.

Согласно статье закона РФ о ведении бухгалтерского учета обязанностью любого экономического субъекта должно являться проведение плановых и внеплановых инвентаризаций средств хозяйственной деятельности.

Инвентаризация начала применяться еще в Древнем Риме. Так, например, ее использовали для оценки имущества, наследуемого родственником умершего, и определения суммы налогов на наследование и имущество.

В России Петр I ввел закон, обязующий ответственных лиц проводиться регулярные инвентаризации запасов на складах. На военных складах инвентаризация проводилась ежемесячно. [4, с. 103]

Современное ведение бухгалтерского учета также невозможно без проведения инвентаризаций. Одним из наиболее важных обстоятельств инвентаризаций является тот факт, что при их проведении не используется один определенный показатель, и инвентаризационные описи несут, в основном, статистический характер. Основной целью проведения инвентаризации является сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ценностей.

Инвентаризации могут подвергаться не только объекты контроля и учета, числящиеся в собственности организации, но и объекты, не принадлежащие ему и числящиеся в бухгалтерском учете на ответственном хранении или в аренде у других организаций. Также могут инвентаризироваться объекты, полученные для переработки или по каким-либо причинам не учтенные.

Объектами инвентаризации должны являться как имущество организации, так и различные финансовые обязательства.

Постоянное бухгалтерское обслуживание должно включать проведение обязательной инвентаризации независимо от местонахождения организации. Отвечает за проведение инвентаризации специально назначенное материально ответственное лицо. Дату проведения и объекты инвентаризации устанавливает руководитель организации.

С технологической стороны инвентаризация включает в себя несколько этапов проведения.

На начальном, подготовительном этапе руководителем организации издается приказ о проведении инвентаризации, в котором обязательно должны быть указаны такие данные, как сроки проведения, перечень обязательств и имущества, подлежащих инвентаризации, а также состав инвентаризационной комиссии.

Обычно в состав комиссии включаются как представители администрации и бухгалтерии организации, так и специалисты других служб или сотрудники внутреннего аудита и независимых аудиторских фирм.

Следует учесть тот факт, что отсутствие при проведение инвентаризации одного или нескольких лиц, указанных в приказе в составе инвентаризационной комиссии, ведет к невозможности проведения инвентаризационных действий.

В организациях, использующих компьютерное бухгалтерское сопровождение, проведение инвентаризации представляется задачей, наиболее легко решаемой в связи с тем, что основные данные автоматически учитываются в бухгалтерских программах. Это также способствует более быстрому составлению специальных сличительных ведомостей, которые должен предоставить бухгалтер для сравнения фактических данных с данными, отраженными в бухгалтерском учете.

После отражения результатов инвентаризации комиссия выявляет причины их несоответствия с бухгалтерским учетом и предлагает способы для их отражения. Руководитель организации по результатам проведенной инвентаризации принимает решение о зачете недостач или излишков, возможном списании недостач и привлечении виновных в недостачах лиц к ответственности.

2.2 Принципы, порядок и сроки проведения инвентаризации

Одним из базовых принципов инвентаризации является ее сплошной характер. Данный принцип часто нарушается, что может привести к упущению учета некоторых ценностей или повторному учету других.

Инвентаризация товарно-материальных запасов производится в порядке их расположения в данном помещении. Не допускается во время инвентаризации беспорядочный переход от одного вида товарно-материальных запасов к другому. В случае хранения товарно-материальных запасов в разных, изолированных друг от друга помещениях, у одного и того же материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проведения инвентаризации одного помещения вход в него опечатывается, и комиссия переходит для работы в следующее. [11, с. 183]

Товарно-материальные запасы заносятся в инвентаризационные описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного или инвентарного номера, качества и количества. Члены комиссии, в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц, проверяют фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного пересчета, взвешивания или измерения.

В самом начале инвентаризации материально ответственное лицо должно составить декларацию о том, что оно владеет информацией (или о степени владения такой информацией) об активах, за которые несет ответственность, о не проведенных документах, о наличии денег и пр. Данная информация, декларация, очень важна и иногда недостаточно раскрываема, что может привести к недоразумениям, сомнениям и подозрениям в злоупотреблениях.

В декларациях не отражается следующая важная для принятия по­следующих решений информация:

• перечень документов - номера, серии, ассортимент, количество, которые находятся на складе, но еще не переданы в бухгалтерию;
• перечень товаров, ценностей, которые переданы в подразделения без документов или без подписей в документах и по чьему распоряжению;
• ассортимент, перечень, количество, единицы измерения ценностей, принятых на склад или отпущенных со склада без документов.

К сожалению, распространена практика, когда предприятия выдают друг другу ценности без оформления документов строгой отчетности - на основании внутренних накладных с обещанием выписки накладных строгой отчетности только после их полной оплаты. Логика таких отношений не всегда понятна, тем более, что речь идет не о теневой экономике и риск неоплаты возрастает, если предприятие не оформляет отпуск ценностей документально бланками строгой отчетности. Некоторые предприятия выписывают ценности другим предприятиям на основании внутренних накладных или записей в определенных ведомостях в течение месяца, с тем, чтобы в конце месяца выписать одну налоговую накладную, экономя и на налоговых накладных, и на накладных.

Естественно, что такая информация не попадает в бухгалтерию, в результате чего образуются излишки и недостачи. Очень сложно бороться с таким феноменом, когда предприятия устанавливают между собой определенную систему доверительных отношений, что обычно заканчивается спорами, невозможностью решить вопросы в судебном порядке, а иногда, и в большинстве случаев не всегда, - во имя ухода от налогообложения.

В декларации также должны быть отражены ассортимент, перечень, количество, единицы измерения ценностей, принятых на склад и отпущенных со склада сверх количества и ассортимента, отраженных в первичных документах, или в меньшем количестве и в ином ассортименте, чем указано в первичных документах строгой отчетности или в документах на импорт и экспорт товаров. Данный феномен обусловлен целым рядом причин. Закон о бухгалтерском учете, правила заполнения бланков строгой отчетности не позволяют проводить изменения в бланках строгой отчетности, кроме путевых листов, для которых позволителен обычный режим корректировок.

Невозможность проведения корректировок в налоговых накладных и накладных приводит к тому, что предприятия не могут корректировать свои поставки и покупки в случаях реального обнаружения расхождений между фактической поставкой и данными налоговых накладных или накладных.

В декларации также должна быть отражена информация обо всех лицах, имеющих доступ к складским ценностям, помимо кладовщика, то есть обо всех лицах, имеющих возможность выдавать и принимать ценности. Также должна быть задекларирована информация о нахождении всех ключей от помещения: где они хранятся, под чью ответственность, опечатаны ли места их хранения спецальной комиссией и не вскрыты ли пломбы.

Порядок и сроки проведения инвентаризации установлены в положении о порядке проведении инвентаризации. Процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов.

Прежде чем начать проверку имущества, приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители топменеджмента организации, работники бухгалтерской службы, а также в нее могут входить специалисты отдела внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций. Если хотя бы один из членов комиссии пропустил мероприятие, то на этом основании результаты инвентаризации можно признать недействительными.

До начала проверки комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «до инвентаризации на дату…», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учетным данным к началу ревизии.

Руководитель предприятия несет ответственность за правильность и своевременность осуществления инвентаризации имущества. Руководство предприятия должно создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки:

• организовать складирование товарно-материальных ценностей, сгруппированных по сортам, типам и размерам, их кодификацию и составление ярлыков по полкам;
• обеспечить объектам, находящимся в эксплуатации, инвентарные номера;
• организовать ежедневное ведение технико-оперативного учета товарно-материальных ценностей по материально ответственным лицам, бухгалтерского учета и ежемесячное проведение сверки данных из этих учетов;
• обеспечить необходимым персоналом для работы с товарно-материальными запасами, которые подлежат инвентаризации для их сортировки, взвешивания, измерения и др.;
• обеспечить участие компетентных лиц с предприятия или со стороны для идентификации инвентаризируемых ценностей (по качеству, сорту, цене и пр.) по требованию инвентаризационной комиссии, которые обязаны подписать инвентаризационные описи для подтверждения данных, записанных в них;
• снабдить в необходимом количестве оборудованием и инструментами для измерения, взвешивания и др., средствами по идентификации (каталоги, образцы, ноты и др.), а также необходимыми бланками и канцелярскими принадлежностями;
• снабдить инвентаризационную комиссию вычислительной техникой и средствами для опечатывания проинвентаризированных пространств;
• обеспечить закрытие складов (кладовых и других помещений) двумя разными замками. [2, с. 211]