Файл: Первичные учетные документы..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Становление и развитие рыночных отношений и соответствующей им налоговой системы вызвало необходимость создания вспомогательного аппарата, способствующего определению налоговых баз по различным налогам.

Налоговый учет в каждой организации или у физических лиц связан с обязательствами налогоплательщиков по уплате налога [12, c. 7]. Основа любой системы учета – первичные документы. В налоговом учете так же, как и в бухгалтерском, каждая операция должна быть зафиксирована первичными документами, причем техника учета в данном случае является специфической и отражает требования налогового законодательства, зафиксированные в Налоговом кодексе Российской Федерации. До введения Налогового кодекса Российской Федерации выполнение задач по исчислению налогов и сборов всецело решалось бухгалтерском учете, поскольку бухгалтерский учет выполнял функции по расчетам налогов практически в полном объеме.

Развитие налогового механизма по различным налогам предопределило недостаточность бухгалтерского учета для выполнения тех или иных задач налогообложения, в результате чего появился самостоятельный вид учета – налоговый, соответственно этому изменилась и налоговая отчетность [13, c. 8].

Актуальность темы курсовой работы заключается в том что, первичный учет является базовой основой любой организации. Грамотное оформление первичной документации обязательно и значимо для всех организаций. Правила заполнения и ведение первичной учетной документации обязаны знать все работники организации.

Документы предприятия – это его основа, история его развития своего рода «биография» [13, c. 8]. Знакомясь с документацией предприятия, с легкостью можно восстановить происходящие в ней события, найти ошибки работников, обнаружить причины несовпадений и неточностей в отчетах. Неверное заполнение учетных документов приводит к серьезным последствиям для организации [11, c. 5]. Из этого следует, что первичные документы стоит заполнять, опираясь на определенные нормативные нормы и правила, про которые и хотелось бы рассмотреть в своей курсовой работе.

Ведение первичного учета не возможно без первичной документации. При этом его неправильное ведение приводит к неверной картине финансового состояния организации, а ведь выявить и исправить финансовое положение организации можно только благодаря тщательному учету [11, c. 5].

Главная цель курсовой работы это анализ существующих форм и видов первичных учетных документов, а также действующих стандартов и методик работы с ними.

В своей работе я дам определение первичных учетных документов, рассмотрю основы документооборота, определю классификацию и существующие формы документов, проанализирую нормативные документы, в соответствии с которыми ведется учет, укажу основные требования и правила составления документации, определю значение первичных документов в организации.

1. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ НАЛОГОВОГО УЧЕТА

1.1 Требования, предъявляемые к учетным документам

Документ письменное свидетельство факта хозяйственной операции [12, c. 8].

Система документирования налогового учета аналогична системе регистрации при ведении бухгалтерского учета. В соответствии со статьей 313 Налогового кодекса Российской Федерации подтверждением данных налогового учета являются следующие документы [7, c. 15]:

1. Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) служащие основание ведения бухгалтерского учета, а также документы, предусмотренные для оформления операции законодательством о налогах и сборах;
2. Аналитические регистры налогового учета – это измененные регистры бухгалтерского учета либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
3. Расчет налоговой базы можно представить как документ синтетического налогового учета, аналогичный по функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета, таким как главная книга журналы-ордера.

Источниками формирования достоверной информации в бухгалтерском и налоговом учете служат первичные учетные документы. Они являются едиными для бухгалтерского и налогового учета и оформляются для документирования фактов хозяйственной жизни (фактов хозяйственной деятельности) [11, c. 17]. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском и налоговом учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции [9, c. 20]. Первичные документы должны содержать точные данные и заполняться своевременно, в момент совершения операции, а если это не возможно, то тогда после ее окончания [5].

Под первичным документом понимается письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на нее получено [10, c. 20]. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных материальных носителях, до сих пор самое широкое распространение имеют бумажные носители информации.

Материальными носителями учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета [8, c. 18].

До 1 января 2013 г. все первичные документы должны были оформляться в соответствии с унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом России и прочими ведомствами. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Теперь каждый хозяйствующий субъект составляет и утверждает в составе учетной политики формы первичных учетных документов, необходимых для документирования фактов его хозяйственной деятельности [11, c. 17].

Теперь появилась возможность применять наравне с унифицированными формами первичных документов их модифицированные формы. На практике организации утверждают в составе учетной политики для бухгалтерского учета следующие группы первичных документов [11, c. 17]:

— формы унифицированных учетных документов;

— модифицированные формы унифицированных учетных документов;

— оригинальные формы первичных учетных документов, используемые в конкретной организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они оформлены на бланках унифицированных (типовых) форм. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты [2]:

— наименование документа (форма)

— код формы

— дату составления документа;

— наименование экономического субъекта, составившего документ;

— содержание факта хозяйственной жизни;

— величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) хозяйственную операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

— подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается [13, c. 15].

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных, согласно пункту 4 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица организации, составившие и подписавшие эти документов [6].

Завершенными считают те первичные документы которые составлены по всем предъявляемым к ним требованиям по установленным формам с правильно заполненными реквизитами как это указанно в унифицированных формах первичной учетной документации или же по формам разработанные самостоятельно организацией следуя требованиям законодательства о наличии обязательных реквизитов, и проверенный ответственными работниками бухгалтерии организации.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш [1].

Когда создается документ обязательно необходимо заполнить все реквизиты. Согласно пункту 2.9 Положение о документах свободные строки первичных документов подлежат обязательному прочерку [1].

Документы, поступающие, в бухгалтерию подлежат, обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) по содержанию (законность документированных операций).

Организации должны хранить первичные документы на протяжении периода устанавливаемых согласно с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов.

В налоговом законодательстве устанавливаются немного другие сроки. В части первой статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации закреплена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Срок, хранения документов установлен исходя, из периода, который может охватывать выездная налоговая проверка. В ее рамках реально проверить период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки [7, c. 15].

Документы до сдачи их в архив обязаны находиться в бухгалтерии специальных для них помещениях или же в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, назначенных главным бухгалтером. Обработанные документы текущего периода и принадлежащие к одному учетному регистру комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Некоторые виды первичных документов разрешается хранить не переплетенными, но они обязательно должны быть подшиты в папках во избежание их потери или злоупотребление [9, c. 25].

1.2 Первичные учетные документы

Первичные учетные документы можно разделить на две группы [10, c. 22]:

• исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее контрагентам (покупателям, заказчикам или частным лицам);

• входящие — документы, созданные за пределами организации и получаемые ею от контрагентов (поставщиков, исполнителей или частных лиц).

Первичные учетные документы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета, можно подразделить на следующие основные виды в зависимости от вида хозяйственной операции [15]:

• товарная накладная— применяется для оформления продажи товарно-материальных ценностей (исходящая накладная) или приобретения товарно-материальных ценностей (входящая накладная). Соответственно в налоговом учете исходящая накладная подтверждает сумму выручки у продавца, а входящая накладная — покупную стоимость (см. приложение 1);

• акт приемки-передачи услуг — подтверждает оказание услуг. Соответственно у исполнителя акт подтверждает выручку, а у заказчика — сумму расхода на приобретение услуг (см. приложение 2);

• акт приемки-передачи работ— подтверждает выполнение работ. Соответственно у исполнителя акт подтверждает выручку, а у заказчика (если выполняются строительно-монтажные работы) первоначальную стоимость основных средств для расчета налоговой базы по налогу на имущество и амортизируемую стоимость при расчете налоговых расходов на амортизацию (см. приложение 3);

• счет-фактура является одновременно первичным документом и налоговым документом. На основании счета-фактуры в бухгалтерском учете отражается НДС при реализации товаров (работ, услуг) у продавца, НДС при приобретении товаров (работ, услуг) у покупателя, также НДС по операциям, признаваемым объектами налогообложения по НДС (см. приложение 4);

• грузовая таможенная декларация и инвойс поставщика — подтверждение покупной стоимости товарно-материальных ценностей и суммы налогового вычета по НДС при импорте (см. приложение 5).

В связи с тем, что с 2013 г. налогоплательщики вправе утвердить в составе учетной политики для бухгалтерского учета собственные формы документов, надо уделять особое внимание контролю над входящими первичными учетными документам [7, c. 25].

При некорректном оформлении первичных документов в налоговом учете могут быть не признаны контролирующими органами расходы в виде покупной стоимости товарно-материальных ценностей при их реализации, сумма начисленной амортизации основных средств, сумма налога на прибыль, вычет по НДС и прочее [10, c. 37].