Файл: Управление инновационным проектом в сфере образования (Система управления инновационными проектами: сущность, функции, структура).pdf

- осуществляет проведение послепроектного анализа и формирование архива проектов Программы.

Оперативное управление обеспечивает уполномоченное ректором лицо в должности проректора/начальника управления - координатор проекта. Именно этим лицом осуществляется координация выполнения работ по проектам.

Координатор проектов:

- согласовывает планы по подготовке и внедрению проектов;

- готовит для утверждения ректором составы команд проектов, перечень подразделений университета, ответственных лиц, которые будут участвовать в процессах разработки и внедрения проектов;

- обеспечивает оперативное взаимодействие руководителей проектов Программы со структурными подразделениями университета (факультетами, отделами, управлениями, центрами, филиалами и представительствами);

- обеспечивает эффективное использование средств, выделяемых на реализацию Программы;

- контролирует подготовку необходимой документации для внедрения проектов;

- проводит мониторинг хода исполнения проекта, прогнозирование отклонений и принятие своевременных мер по их устранению;

- осуществляет текущий контроль за соответствием промежуточных результатов реализации проектов установленным индикативным показателям;

- согласовывает предложения по внесению изменений в содержание проектов, направленные на повышение их эффективности и рациональное использование ресурсов;

- представляет ректору университета (руководителю программы) отчеты о реализации координируемых проектов и предложения по изменению и дополнению Программы.

Руководитель проекта:

- составляет программу и календарный план реализации проекта;

- обосновывает потребность в финансовых, материально-технических, трудовых, информационных ресурсах для реализации проекта;

- формулирует требования к профессиональным навыкам, необходимым участникам команды проекта, и формирует команду проекта;

- устанавливает требования к функциональным характеристикам необходимых для реализации проекта оборудования и расходных материалов; составляет заявку на их приобретение;

- распределяет обязанности между членами проектной команды;

- координирует действия членов команды, контролирует соблюдение ими сроков выполнения отдельных видов работ;

- управляет распределением ресурсов в ходе реализации проекта и контролирует эффективность их использования;

- информирует координатора проекта о ходе выполнения основных этапов проекта;

---

- обеспечивает взаимодействие членов проектной команды с внешним окружением проекта (другими проектами, структурными подразделениями университета, представителями сторонних организаций);

- обеспечивает своевременные сбор, накопление, распространение, хранение и последующее использование информации проекта;

- проводит мониторинг выполнения работ по проекту, вносит на рассмотрение координатора проекта предложения по корректировке плана выполнения работ, изменению потребности в ресурсах, направлений расходования средств;

- составляет отчеты о ходе выполнения работ по проекту.

Существенные изменения за этот период произошли на уровне субъектов управления - в части изменения перечня проректоров-ко-ординаторов проектов, закрепления за ними соответствующих инновационных проектов. Кроме того, изменения произошли и в перечне руководителей ряда проектов, в перечне основных исполнителей проектов. Дополнения и изменения включают положения, касающиеся содержательных характеристик объекта управления:

- изменение перечня проектов, обеспечивающих реализацию задач Программы;

- уточнение показателей и индикаторов Программы в целях обеспечения их корреляции с показателями оценки эффективности деятельности федеральных государственных образовательных учреждений высшего профессионального образования (мониторинг вузов);

- внесение коррективов в финансовое обеспечение Программы.

Отметим, что внесение дополнений и изменений в Программу стратегического развития «МФПУ Университет» на период 2015-2020 гг.» обусловлено необходимостью учета, в Программе изменившейся нормативно-правовой базы деятельности образовательных организаций, связанных с принятием ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», потребностью корректировки задач, связанных с реализацией мероприятий программы в образовательной, научно-инновационной, управленческой сферах. Особенностями управления проектами Программы являются следующие:

- использование инновационных подходов, методов и инструментов управления (стратегический и проектный менеджмент, управление рисками, менеджмент качества);

- наличие квалифицированного персонала, имеющего опыт разработки и реализации проектов различного масштаба и уровня;

- наличие стратегических партнеров;

- обеспечение информационной открытости и публичности сведений о результатах реализации проектов Программы стратегического развития через освещение хода ее реализации на официальном сайте университета, в средствах массовой информации.

---

Таким образом, система управления инновационными проектами в «МФПУ Университет» в целом сформирована. Для локальных инновационных проектов реализуется преимущественно линейная и штабная система организации проектов. Для проектов Программы стратегического развития университета - матричная система организации. Опыт управления инновационными проектами в «МФПУ Университет» показывает, что качество управления проектами и, в конечном итоге, их эффективность во многом определяются спецификой и сложностью проектов, их длительностью, составом исполнителей, масштабом, характером продвижения результата, а также квалификацией куратора и руководителя проекта. Отметим также, что реальная структура управления инновационными проектами в каждом конкретном случае определяется индивидуально, так как зависит от масштабов и сложности проекта. Кроме того, она может изменяться в зависимости от этапов развития проекта, так как ориентирована на фазы жизненного цикла проекта.

В университете имеется достаточно удачный опыт интеграции традиционной системы управления университетом и системы управления проектами в рамках реализации Программы стратегического развития университета. Однако система управления инновационными проектами в университете нуждается в совершенствовании, прежде всего, в части разработки единой методологии и механизмов, обеспечивающих стандартизацию деятельности по управлению всей системой проектов, реализуемых в «МФПУ Университет»

2.3. Модель системы управления инновационными проектами в «МФПУ УНИВЕРСИТЕТ»

Инновационное развитие университета обусловливает необходимость совершенствования системы управления проектами. Действительно, в настоящее время в «МФПУ Университет» реализуется большое количество разнообразных проектов, что требует принятия оперативных обоснованных решений о целесообразности их выполнения, способах контроля, регулирования трудозатрат, отслеживания изменений результатов проектов, развития команд проектов. При этом необходима интеграция подходов к проектному управлению и особенностей управления вузом как субъектом системы образования.

Открытость образовательной организации высшего образования, увеличение количества внешних заказчиков инновационных проектов вуза требуют использования в процессе разработки и реализации инновационных проектов единой методологии, технологий, процедур, шаблонов, стандартизирующих деятельность по управлению проектами и обеспечивающих «сквозное» управление всеми проектами университета в единой системе, на основе единых принципов, четкого разграничения ответственности между участниками проектной деятельности, регламентации процессов управления проектами.

---

Развитие системы управления инновационными проектами в университете мы рассматриваем как процесс совершенствования методологии управления проектами, а также модернизации его инфраструктуры.

Выделение данных направлений развития системы управления проектами обусловлено необходимостью, с одной стороны, интеграции всех стадий инновационного проекта в единый непрерывный процесс, изменения структуры всех уровней управления и координации связей между ними по вертикали и горизонтали, при необходимости консолидация ресурсов вуза для выполнения конкретной крупномасштабной задачи, с другой - выделением управления инновационными процессами в самостоятельный объект управления, обособление инновационных структур от подразделений, выполняющих традиционные функции [8, с. 18-24].

Совершенствование методологии управления проектами мы рассматриваем в контексте использования системной методологии управления проектами, которая взята нами в качестве базовой, и основана на применении систематизированной совокупности соответствующих научных категорий, единых моделей, стандартов, средств, процессов и инструментов, которые используются при управлении инновационными проектами в образовательной организации. Системная методология управления и проектами [11] задает определенный стандарт для всех участников проектов, регламентирует роли в проекте, стандартизирует процессы управления проектами, обеспечивает наличие шаблонов документов по управлению проектами. Считаем, что ядром системной методологии управления проектами является модель системы управления инновационными проектами в образовательной организации высшего образования. Данная модель, в соответствии со стандартом Международной ассоциации управления проектами, соотносится с основными компонентами системной модели управления проектами: субъекты управления, объекты управления - работы проекта, процессы управления [2], но вместе с этим учитывает специфику проектной деятельности в системе образования [13, 14, 15].

Структурно модель управления проектами включает три взаимосвязанных блока: субъектный, объектный, процессный (табл. 1).

Субъектный блок модели представлен субъектами управления. Покажем, как осуществляется развитие субъектов управления инновационными проектами в «МФПУ Университет».

Таблица 1

Модель системы управления инновационными проектами

СУБЪЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Основные участники и их проектные команды

Кура­ тор

Заказчик

Исполнители

Соисполнители

Прочие

Команды проекта

Ме­неджер проекта и ко­манда проекта

Команда управления проектом

Функцио­нальные менеджеры проекта (менеджеры проектных областей)

Члены команд исполнителей проекта

Прочие члены коман­ды про­екта

ОБЪЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Проекты и программы различных категорий

Проекты

Программы

Портфели

Фазе

жизненного цикла объекта управления

Концепция

Разработка

Реализация

Завершение

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ

Горизонты управления

Стратегиче­ ское

Годовое

Квартальное

Оперативное

Функциональные области управления

Пред­ мет­ ная об­ ласть

Вре мя

Стой мость

Каче­ ство

Рис ки

Пер­ сонал

Комму­ никации

Кон­ трак­ ты

Изме­ нения

Про чее

Стадии процесса управления

Инициация

Планирова­ ние

Организация и контроль

Анализ и ре­гулирование

Закры­ тие

---

Субъекты управления включают все заинтересованные стороны проекта, которые вступают во взаимодействия при выработке управленческих решений в процессе разработки и реализации проекта. В качестве субъектов управления выступают основные участники проекта и их проектные команды - заказчик, куратор, органы власти и т. д.; команда проекта как таковая - руководитель проекта, команда управления проектом, функциональные менеджеры проекта (менеджеры проектных областей), члены команд исполнителей проекта, прочие члены команды проекта.

Совершенствование субъектов управления связано с разграничением полномочий и ответственности участников проектной деятельности на различных этапах жизненного цикла проекта; с разработкой/корректировкой должностных инструкций субъектов управления проектами; с введением единых правил исполнения проектов для обеспечения продуктивного взаимодействия всех участников проектной деятельности; с обучением сотрудников стандартизированным процедурам реализации инновационных проектов; а также с интеграцией процессов управления проектами и бизнес- процессов заказчика [9]. Существенную роль в совершенствовании субъектов управления сыграла реализация программ дополнительного образования в сфере инновационного управления и проектного менеджмента, по которым прошли обучение 100% руководителей проектов Программы, (приложение III).

Объектный блок модели представлен объектами управления. В качестве объектов управления выступают комплексы работ, которые требуется выполнить для достижения поставленной цели и обеспечения достижения результатов проекта. В качестве объектов управления выступают сами проекты; фазы жизненного цикла объекта управления: концепция, планирование и проектирование, реализация и завершение; комплексы, пакеты работ и т. д.

Совершенствование объектов управления инновационными проектами связано с формированием единого классификатора проектов (приложение VII), формированием единых шаблонов, регламентирующих описание проекта, плана и отчета о его реализации (приложения IV, V, VI), с использованием актуальной информации о статусе проектов для оперативного контроля и принятия решений о существенных изменениях проектов; с обеспечением накопления информации - базы знаний по проектам - для будущих проектов; с внедрением мульти-проектного управления и переходом от управления отдельными проектами к управлению проектной деятельностью университета в целом [7].

Процессный блок модели представлен процессами управления. Процессы управления проектом характеризуют системы воздействий субъектов управления на объекты управления посредством применяемых методов и средств. Их отбор определяется спецификой функциональной области управления, стадиями процесса управления, горизонтами управления.

---