ТЕМА 1. ЗНАКОМСТВО С MICROSOFT EXCEL 2007

Общие сведения

Microsoft Office Excel 2007 представляет собой мощный табличный процессор, который широко используется как рядовыми пользователями, так и специалистами узкого профиля для работы с электронными таблицами.

Электронная таблица – это информационная технология для профессиональной работы с данными, представляющая собой аналог обычной таблицы и позволяющая производить разнообразные вычисления с числовыми данными. Электронные таблицы позволяют автоматизировать выполнение однотипных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными, а также обрабатывать числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги и так далее. В ячейки электронной таблицы можно вносить текст, числа, формулы. Электронные таблицы часто используются в качестве простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры.

Табличный процессор – комплекс программных средств для математической, статистической и графической обработки текстовых и числовых данных в табличном виде.

Основными возможностями применения Excel 2007 являются :

- решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов);

- создание диаграмм;

- организация списков (создание и использование сложно структурированных таблиц);

- доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников);

- создание рисунков и схем (использование фигур и объектов SmartArt);

- автоматизация сложных задач (с использованием макросов).

Нововведениями в Excel 2007 является следующее: - новый пользовательский интерфейс, основанный на лентах и вкладках;

- большая размерность рабочих листов (количество строк 1 048 576 против 65 536 в Excel 2003; количество столбцов 16384 против 256 в Excel 2003);

- увеличение количества возможных уровней сортировки (до 64), уровней вложений в формуле (до 64), аргументов функции (до 255), отображаемых в ячейке символов (до 32 000), отображаемых в списке автофильтра элементов (до 10 000);

- новые форматы файлов (основанные на формате xml);

- таблицы на рабочих листах (новый объект с расширенными возможностями по работе с ним);

- стили и темы (усовершенствованные средства для оформления таблиц), добавление новых полезных шаблонов рабочих книг;

- улучшение внешнего вида диаграмм и графиков;

- усовершенствованный режим «Разметка страницы»;

- расширенные возможности условного форматирования (неограниченное количество накладываемых на ячейку условий, новые средства визуализации данных в зависимости от значений);

- обобщенные опции (сведение множества различных опций в одно диалоговое окно);

- средства SmartArt (полезные для построения схем и рисунков);

- автозаполнение формул (помощь при записи формулы в ячейку) и возможность изменения размера строки формулы при вводе;

- новые функции в списке функций (введены 5 новых функций);

- улучшенные сводные таблицы;

- улучшенные возможности масштабирования рабочих листов;

- использование центра управления безопасностью (для различных настроек доступа и работы с конкретным файлом);

• проверка совместимости с другими версиями Excel.

• Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2007

• В окне Microsoft Excel 2007, как и в других программах MS Office 2007,

• используется новый ленточный интерфейс (рис. 1.1).

• 

В верхней части окна расположена лента со вкладками инструментов, кнопка Office, панель быстрого доступа, строка заголовка. Под лентой меню расположена строка, в которой отображается название активной ячейки, а также строка ввода формул или содержимого выделенной ячейки. В нижней части окна расположена строка состояния, которая содержит различного рода вспомогательную информацию по работе с программой.

Кнопка Office

Кнопка Office (рис. 1.2) предназначена для вызова наиболее часто использующихся

к оманд по работе с файлами книг: Создать, Открыть, Преобразовать, Сохранить, Сохранить как, Печать, Подготовить, Отправить, Опубликовать, Закрыть. Также в открывающемся меню кнопки можно найти последние используемые файлы (пункт «Последние документы»), настроить основные параметры Excel (кнопка Параметры Excel), выйти из программы (кнопка Выход из Excel).

Панель быстрого доступа

На панели (рис. 1.3) размещены кнопки наиболее часто выполняемых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. На панель могут быть добавлены кнопки из раскрывающегося по кнопке списка настройки, либо любые другие команды при использовании пункта Другие Команды – Настройка. Для добавления и удаления определенных команд, необходимо их выделить в левой части окна и добавить на правую, а также указать, будет ли панель иметь

заданный вид при открытии всех других документов, выбрав из списка пункт Для всех документов, или только для определенного документа.

Л ента главного меню

Лента главного меню включает в себя вкладки: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая вкладка содержит группы инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач. Также существуют специализированные вкладки, которые появляются в ленте меню на время работы с определенными объектами.

Н а панелях инструментов вкладок вынесены наиболее часто используемые кнопки. Другие нужные команды группы можно вызвать, нажав на небольшую стрелку в правом нижнем углу определенной группы. Это позволит вызвать диалоговое окно (рис. 1.4), содержащее все команды данной группы. При наведении на курсора на кнопки инструментов появляется всплывающая подсказка, которая информирует об их предназначении.

Рассмотрим основные вкладки главного меню.

Вкладка Главная (рис. 1.5а) состоит из следующих групп инструментов, позволяющих осуществлять

• базовые операции по редактированию и оформлению текста в ячейках, форматированию самих ячеек и работе с ними:

• буфер обмена (позволяет осуществлять копирование, вставку, специальную вставку, удаление, формат по образцу);

• шрифт (позволяет задавать разнообразные параметры шрифта, заливки и границ ячеек);

• выравнивание (позволяет устанавливать выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, направление и перенос текста, объединение/разъединение ячеек);

• число (используется для задания формата отображения значений ячейки, регулирования разрядности числовых значений);

• стили (позволяет задавать разнообразные параметры стилей оформления ячеек, условное форматирование);

• ячейки (позволяет выполнять операции вставки, удаления, формата ячеек, строк, столбцов, листов, а также выставлять параметры защиты различных объектов);

• редактирование (предназначена для вставки функций в формулы, задания прогрессии, сортировки и фильтрации, очистки содержимого ячеек, поиска и выбора различных объектов листа).

Вкладка Вставка (рис. 1.5б) состоит из следующих групп, позволяющих осуществлять вставку в электронную таблицу различных элементов:

• таблицы (позволяет создать на листе новый объект – таблицу, вставить сводную таблицу и диаграмму);

• иллюстрации (позволяет вставлять рисунки, клипы, фигуры, объекты SmartArt);

• диаграммы (позволяет вставить на листы диаграммы и отформатировать их), - связи (осуществляет вставку гиперссылок);

• текст (позволяет вставить предварительно отформатированные надписи,

• объекты WordArt, специальные символы, колонтитулы и другие объекты).

Вкладка Разметка страницы (рис. 1.5в) состоит из следующих групп инструментов, ориентированных на установку и настройку различных параметров разметки страницы:

• темы (изменение вида оформления электронной таблицы, в том числе, цветов, шрифтов, эффектов);

• параметры страницы (выбор размеров полей, ориентации и размера бумаги, добавление в документ разрывов страниц, включение режима печати заголовков таблицы, задание подложки листов);

• вписать (изменение масштаба документов, задание распределения таблицы на определенное количество листов при печати);

• параметры листа (задание вида отображения данных на листе);

• упорядочить (корректировка параметров размещения выделенного объекта на листе, привязка к сетке).

Вкладка Формулы (рис. 1.5г) состоит из групп инструментов по созданию и использованию формул на листах таблицы:

• библиотека функций (используется для вставки функций различных типов);

• определенные имена (задание и использование имен для более удобной работы ячейками в формулах);

• зависимости формул (нахождение зависимостей и проверка формул);

• вычисление (задание пересчета формул).

Вкладка Данные (рис. 1.5д) состоит из групп инструментов для различных операций с данными:

• получить внешние данные (импорт данных из различных приложений);

• подключения (интерактивный сбор данных);

• сортировка и фильтр (расширенные возможности сортировки и отбора данных);

• работа с данными (проверка, объединение данных, подбор заданных параметров, удаление повторяющихся значений);

• структура (группировка и подведение итогов).

Вкладка Рецензирование (рис. 1.5е) состоит из следующих групп:

• правописание (проверка орфографии, грамматики, использование справочников, перевод выделенного текста на другой язык);

• примечания (создание, редактирование и удаление примечаний к ячейкам);

• изменения (настройка параметров защиты листов и книг).

Вкладка Вид (рис. 1.5ж) состоит из следующих групп инструментов, предназначенных для настройки режимов просмотра документов:

• режимы просмотра книги (просмотр документов в различных видах);

• показать или скрыть (дополнительные элементы настройки отображения элементов окна);

• масштаб (изменение масштаба книги и ее частей);

• окно (открытие нового окна, упорядочивание и управление открытыми окнами, разделение текущего окна на два окна для одновременного просмотра разных частей документа);

• макросы (работа с макросами в таблицах).

Строка состояния

В нижней части окна программы находится строка состояния (рис. 1.6). По умолчанию в правой части строки отображаются ярлыки режимов просмотра книги, масштаб. Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию.

После запуска программы Microsoft Excel в окне книги содержится три листа: Лист 1, Лист 2 и Лист 3, с соответствующими ярлыками внизу окна. Листы можно добавлять, щелкая мышью на ярлыке «Вставить лист». Листы можно удалять через контекстное меню на ярлыке.

Рабочий лист разделен линиями сетки на строки и столбцы и соответственно клетки.

Каждый столбец имеет имя, состоящее из одной или двух букв английского алфавита: A, B, C, ….,Z, далее идут по две буквы AA, AB, AC и т.д. Имена столбцов помещены сверху таблицы. Строки пронумерованы слева от таблицы. Номера строк изменяются от 1 и т. д.

На одном листе может содержаться 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

Д ля активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу (рис. 3.1).

Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию

правой кнопки мыши на ярлыке листа (рис. 3.2).

Замечание. Выделение ярлычков листов при нажатой клавише Shift позволяет выделить несколько листов подряд, при нажатой Ctrl – несколько вразброс.

Лист может быть разделен на несколько частей по горизонтали или вертикали для удобства просмотра с помощью двойного нажатия мышью по маркерам разделения листа.

Лист может быть скрыт от просмотра в книге по команде Скрыть контекстного меню и вновь отображен по команде Отобразить. Для листа может быть задана защита от изменений его определенных элементов, она задается через команду Рецензирование –Изменения – Защитить лист.

Основные операции с ячейками, строками и столбцами

Выделение

Перед выполнением каких-либо действий (копирование, перемещение и удаление данных, размещение ссылок на ячейки в формулах и т. д.) с ячейками, строками, столбцами необходимо их выделить.

Чтобы выделить ячейки, установите курсор в нужную позицию и выделите смежные ячейки при помощи левой кнопки мыши.

Чтобы выделить диапазон ячеек, установите курсор в левый верхний угол диапазона, удерживая клавишу Shift, установите курсор в правый нижний угол диапазона. Блок ячеек между этими позициями будет выделен.

Чтобы выделить несмежные ячейки, производите выделение нужных ячеек при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить строку/столбец, установите курсор на заголовок строки/столбца. Чтобы выделить несколько смежных строк/столбцов, установите курсор на заголовок строки/столбца начала диапазона, удерживая клавишу Shift, переместите курсор на заголовок строки/столбца конца диапазона.

Чтобы выделить несмежные строки/столбцы, начинайте выделение нужных строк/столбцов при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить все ячейки листа, примените комбинацию клавиш Ctrl+A, либо нажмите на кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов (рис. 3.1).

Для выделения текста внутри ячейки нужно войти в режим редактирования (по клавише F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке) и выделить нужный текст.

Замечания.

 В Excel 2007 возможно выделение ячеек, отвечающих определенным требованиям. Для этого используйте команду Главная – Редактирование – Найти и выделить – Выделение группы ячеек и задайте в диалоговом окне нужные параметры выделения.

 Возможно одновременное выделение ячеек нескольких листов, для этого выделите нужные ячейки и щелкните на ярлыках листов, где вы хотите их выделить.

Копирование и перемещение

Чтобы скопировать данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Копировать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C (для копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо с помощью левой кнопки мыши с нажатой одновременно клавишей Ctrl «перетащить» элемент в нужное место для получения там его копии, либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели Буфер обмена вкладки Главная.