Панель Текущий фрагмент работает аналогично такой же панели на вкладке Макет и позволяет отформатировать выбранный элемент.

На панели Стили фигур можно настроить нужный стиль оформления, задать заливку цветом, окантовку (контур), эффекты для выбранного элемента диаграммы.

Панель Стили WordArt позволяет задать оформление текстовых элементов, присутствующих в диаграмме (подписи по осям, заголовки, легенду и проч.)

Панель Упорядочить позволяет управлять размещением объектов (диаграмм) на листе относительно друг друга.

Панель Размер предназначена для задания точного размера и масштаба диаграммы.

Перемещение, копирование, удаление диаграммы

Чтобы переместить диаграмму в другое место листа, нужно выделить ее и перетащить левой кнопкой мыши. Чтобы переместить диаграмму на другой лист, нужно воспользоваться стандартными командами по вырезке (Главная –Буфер обмена – Вырезать или комбинация клавиш Ctrl+X) и вставке (Главная –Буфер обмена – Вставка или комбинация клавиш Ctrl+V). Для перемещения диаграммы и размещения на отдельном листе нужно использовать команду Работа с диаграммами – Конструктор – Расположение – Переместить диаграмму.

Чтобы скопировать диаграмму в другое место листа, нужно переместить диаграмму при нажатой клавише Ctrl, на новом месте получится ее копия.

Чтобы скопировать диаграмму, расположенную на отдельном листе, нужно переместить при нажатой клавише Ctrl ярлычок самого листа, в результате в книгу будет добавлен лист с копией диаграммы. Также для копирования можно применять стандартные команды по копированию (Главная – Буфер обмена –Копировать или комбинация клавиш Ctrl+C) и вставке (Главная – Буфер

обмена – Вставка или комбинация клавиш Ctrl+V).

Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete. Чтобы удалить диаграмму на отдельном листе нужно щелкнуть по ярлычку листа и по правой кнопке мыши из контекстного меню выбрать команду Удалить.

Печать документов

Если документ (книга) в Excel готова к печати и не требует дополнительных настроек вывода, можно вызвать средство быстрой печати (кнопка Office – Печать – Быстрая печать или сочетание клавиш Ctrl+P).

Опция Печать в меню кнопки Office позволяет произвести более точные настройки перед печатью документа (рис. 6.8).

Опция Предварительный просмотр позволяет просмотреть страницы документа перед печатью и внести дополнительные настройки печати.

В диалоговом окне Печать можно уточнить:

 Имя принтера – если к вашему компьютеру подключено несколькопринтеров или же компьютер подключен к сети, содержащей несколько принтеров. Тогда из выпадающего списка необходимо выбрать тот принтер, на который будет выводиться документ.

 Печатать – выбор конкретных страниц книги, которые надо вывести на печать.

 Вывести на печать – выбор для печати диапазона книги, листов, всей книги.

 Копии – указать количество печатаемых копий документа и порядок их вывода.

Для настройки параметров принтера служит кнопка Свойства (следует иметь ввиду, что для разных моделей принтеров окно будет выглядеть по-разному).

После применения команды Предварительный просмотр, книга переходит в режим предварительного просмотра с открытием соответствующей вкладки (рис. 6.9).

С помощью инструментов данной вкладки можно увидеть, как будет выглядеть книга при печати. Но более полезным для просмотра документа перед печатью является использование режима Разметка страницы и Страничный.

Существуют 3 основных режима работы с документами в Excel 2007:

- Обычный – режим, используемый по умолчанию, с отображением разделителей печатных страниц;

- Разметка страницы – режим, в котором отображается одна печатная страница;

- Страничный – отображение нескольких страниц на экране с возможностью вручную управлять разделителями страниц, т. е. изменять разбиение книги на страницы в нужных местах.

Переключение между режимами осуществляется по команде Вид –Режимы просмотра книги.

Другие параметры книг и листов перед печатью можно задать, используя в основном инструменты панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы (рис. 6.10):

- Поля – установка значений полей (пустого пространства до краев страницы).

Если из предложенных стандартных вариантов ни один не подходит, необходимо воспользоваться пунктом меню Настраиваемые поля и в появившемся окне задать точные значения полей.

- Ориентация – расположение данных на листе: Книжная (поперек листа), Альбомная (вдоль листа).

- Размер – размер бумаги при выводе на печать. Для выбора нестандартного размера служит опция Другие размеры страниц...

- Область печати – задание диапазона ячеек листа для вывода на печать.

- Разрывы – принудительная вставка разрывов страницы в нужных местах.

- Подложка – задание фона для листа (не выводится при печати документа).

- Печатать заголовки – повторная печать заголовков таблицы при разрыве таблицы при печати.

На панели Вписать вкладки Разметка страницы можно задать масштаб вывода на печать, а также количество страниц по высоте и по ширине, которое должно быть соблюдено при печати книги с соответствующим уменьшением/увеличением масштаба отображения данных.

На панели Параметры листа вкладки Разметка страницы можно определить вывод на печать сетки и заголовков рабочего листа.

При выводе книги на печать может потребоваться разместить на ее листах колонтитулы – текст, располагаемый в специально отведенной области сверху и снизу страницы. Колонтитул обычно включает дополнительную информацию о документе (или какой-либо графический элемент) и повторяется на каждой странице. Для вставки колонтитулов нужно применить команду Вставка –

Текст – Колонтитулы. Появившаяся вкладка Конструктор (рис. 6.11) инструмента Работа с колонтитулами предоставляет возможность вставки и настройки соответствующих колонтитулов для книги.

Каждый колонтитул имеет три секции: левую, центральную и правую, в которые может быть введена разнородная информация. Панель Колонтитулы предоставляет возможность выбора предустановленных колонтитулов. Панель Элементы колонтитулов используется для вставки определенных элементов колонтитулов. Панель Переходы позволяет обращаться к нижнему/верхнему колонтитулу. Панель Параметры позволяет установить для колонтитулов специальные параметры: разные колонтитулы для первой, а также четных/нечетных страниц, изменение масштаба и границ расположения колонтитулов.

ТЕМА 5. Работа с большими таблицами

Добавление строк и столбца. Выделить ячейку, строку или столбец, относительно которых будет осуществляться вставка. Далее контекстное меню Вставить… и выбор элемента вставки.

Удаление строк и столбцов. Выделить ячейку, строки или столбцы, которые подлежат удалению. Далее контекстное меню Удалить… и выбор элемента для удаления.

Скрытие строк и столбцов. Выделить скрываемые строки (столбцы). Далее контекстное меню Скрыть.

Отображение скрытого Выделить столбцы (строки) с захватом слева и справа (сверху и снизу) скрытых столбцов или строк, далее контекстное меню Показать.

Скрытие листов. В скрытых листах все данные и результаты вычислений сохраняются, но они скрыты от просмотра. Для скрытия листа щелкните на ярлычке листа, который хотите скрыть правой кнопкой мыши и выберите пункт Скрыть.

Для отображения скрытого листа необходимо вызвать контекстное меню на любом ярлычке листа книги. При выборе пункта Показать появляется список скрытых листов книги для выбора.

Группировка строк и столбцов.

Выделить группируемые (скрываемые) строки (столбцы). Вкладка Данные– группа Структура - Группировать.

Появляется линия на месте скрытых строк (столбцов). Если щелкнуть на -- то произойдет скрытие и появится + . Щелчок на + дает раскрытие ранее скрытых строк или столбцов. Разгруппировка строк и столбцов.

Выделить строки и столбцы, которые хотим разгруппировать. Вкладка Данные– группа Структура - Разгруппировать.

Разбиение и фиксация окон.

На дорожке скроллинга находятся маркеры разбиения, перетаскивание которых позволяет разбить окно на две или четыре части. Появляется несколько линеек прокрутки (одна, две или три).

В различных частях окон можно отображать разные части одной и той же таблицы (одного листа). Обычно в верхней части отображаются заголовки столбцов.

Разбиение ликвидируется перетаскиванием маркеров в исходное состояние.

Фиксация окна после разбиения. Для больших таблиц часто необходимо обеспечить отображение заголовков строк, столбцов или областей. Это осуществляется через вкладку Вид.

Обратная операция осуществляется через эту же вкладку Вид - Закрепление области –Снять закрепление области.

Кстати при копировании больших таблиц через буфер необходимо скроллинги перегнать вверх или влево (один или оба) до появления начала таблицы, а только потом осуществлять выделение таблицы для взятия её в буфер.

Использование формы для добавления, изменения или удаления строк в списке. Иногда с формой удобнее работать, т.к. уменьшается поле для активной работы. Как правило, команду Форма необходимо добавлять на панель быстрого доступа или на вкладку.

 Установить курсор в список. Вызвать – Форму. Работать с полями формы

Поиск в таблице. Поиск осуществляется на всем активном листе. Используется вкладка Главная - Найти и выделить - Найти. Для поиска в поле Найти вводится слово, фрагмент слова или сочетания знаков. При этом можно использовать знаки ?-любой один знак в данном месте или *- любое количество любых знаков в данном месте. Например, для поиска телефона (831)65-62-51 можно ввести *65-62*.

Поиск и замена в таблице. Поиск и замена осуществляется на всем активном листе. Используется вкладка Главная –Найти и выделить –Заменить. Для поиска в поле Найти вводится слово, фрагмент слова или сочетания знаков, а в поле Заменить вводится конкретный элемент замены.

Защита элементов листа и книги

Чтобы предотвратить умышленное либо случайное изменение, перемещение или удаление важных данных в книге, можно установить защиту определенных элементов листа или книги с использованием пароля или без него. При необходимости можно удалить защиту с листа. Защиту элементов листа и книги не следует путать с защитой книги паролем. Защита элементов не может защитить книгу от злоумышленников. Для повышения безопасности следует защитить паролем файл всей книги. При этом просматривать и изменять данные книги смогут только полномочные пользователи.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Ввод, редактирование и форматирование данных

Группа специалистов получила заказ на издание монографии.. Распределение работы и вознаграждение для каждого автора приведены в таблице на рис. 1. Используя МS Excel, создайте таблицу, введите исходные данные, выполните необходимые расчеты. (Внимание! В таблице на Рис 1 показано как необходимо делать, а в Таблице на Рис 2 показано, что должно получиться).

Выполните форматирование в соответствии с образцом, приведенном на рис. 2. Сохраните табличный документ в файле Лаб1.

Задание 2. Копирование и перенос фрагментов

Основные правила:

1. Выделите фрагмент таблицы, который необходимо скопировать или перенести.

2. Выполните команду на панели Главная -Копировать для копирования или Вырезать для переноса.

3. Активизируйте ячейку – позицию вставки фрагмента (левый верхний угол).

4. Выполните команду Вставить.

Откройте файл Лаб1 (Задание 1.).

Для определения суммарного количества страниц, написанных каждым автором, а также

для анализа работы коллектива авторов составьте еще одну таблицу, приведенную на рис. 4 ( на

рис.3 показано как необходимо делать, а на рис.4, что должно получиться) на том же листе, на

котором находится таблица рис.2 (Задание 1.).

В максимально возможной степени используйте копирование уже существующих фрагментов.

Выполните форматирование данных в соответствии с образцом, приведенном на рис.4.

Сохраните табличный документ.

Задание 3. Использование функций и форматирования

Задание 4. Подготовка, редактирование и форматирование документов в электронной таблице Excel

Задание для печати «Смета». Необходимо подготовить этот документ, произвести вычисления и отформатировать его ровно на одну страницу.

В правом верхнем углу страницы со «Сметой» введите свою Фамилию И.О. Столбцы 7 и 8 расчитываются. Внизу документа в ячейки введены функции Дата-время-Сегодня. Эта функция формирует новую дату при каждом открытии файла с документом.

Печать (на принтере) документов в электронной таблице Excel.

Необходимо установить параметры страницы (вкладка Файл-Печать-Параметры страницы. Осуществить предварительный просмотр перед печатью и напечатать на принтере Смету на одной странице.

Задание 5. Сортировка списка.

Для начала необходимо создать список данных с экспертными оценками характеристик различных марок автомобилей с целью выбора оптимальной модели. (рис. 4.1.).

При выборе оптимальной модели автомобиля используется четыре характеристики (критерия): стоимость, экономичность, надежность и престижность. Для каждой имеющейся модели автомобиля следует задать числовые значения характеристики, которые бы соответствовали уровню качества модели по каждому из критериев. Так, например, в приведенной таблице по критерию надежности наилучшие показатели у автомобиля модели Форд, далее по этому же критерию следует Мазда и т.д. Наихудший показатель по надежности у Лады