Файл: Общие сведения о регламентах.pdf

Введение

Бухгалтерский учет - система наблюдения, измерения, регистрации, обработки и передачи информации в стоимостной оценке об имуществе, источниках его формирования, обязательствах и хоз. операциях хозяйственного субъекта. Одной из составляющей этой системы является оплата труда.

В современных условиях оплата труда для работающего человека – проблема, которая имеет большое значение. Это связано с необходимостью каждого человека оплачивать потребляемые им блага и услуги.

Размер заработной платы работника в большей мере зависит от того, смог ли тот, кто выплачивает зарплату, определить ее величину, разработал ли он какую - либо систему стимулов (поощрения) для служащих предприятия, а не от производительности работника. Важно как работодатель управляет оплатой труда своих работников. Трудовое законодательство РФ направлено на то, чтобы обеспечить рациональную продолжительность рабочего времени и необходимое время для отдыха и восстановления работоспособности.

Основными задачами учета труда и его оплаты является:

• точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполнения работ;
• правильное исчисление сумм оплаты труда и удержаний из нее;
• учет расчетов с работниками предприятия, бюджетом, органом соц. Страхования, Гос. Фондом занятости населения, фондом обязательного медицинского страхования и пенсионным фондом РФ;
• контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, оплаты труда и фонда потребления;
• правильное отнесение начисленной зп. и отчисления на соц. нужды, на счета издержек производства и отражения на счета целевых источников

Задача регламентации учета и выдачи заработной платы является достаточно актуальной для любого предприятия. От того, насколько четко регламентирован этот процесс – зависит количество будущих ошибок в нем, а также скорость его выполнения.

Целью данной работы является разработка регламента расчета заработной платы на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Дать общие сведения о регламентах и способах их написания;
• Привести различия между различными типами регламентирующих документов;
• Привести типовую структуру регламента;
• Дать описание формы регламента;
• Разработать схему бизнес-процесса учета и выдачи заработной платы с помощью программного средства BPWin.
• Описать регламент и ответственность сотрудников.

В работе будут использоваться труды отечественных и зарубежных авторов.

1. Общие сведения о регламентах

1.1. Общие положения и определение регламента

В общей системе организационно-правовых документов, используемых в организации, можно выделить документы, которые определяют порядок и методы выполнения определенной работы. К ним можно отнести такие документы, как инструкции и регламенты. В практической деятельности обычно используют множество наименований подобных документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и тому подобное. Так как общепринятая терминология в этой области отсутствует, определим понятия, которые будем использовать в дальнейшем.

Методической инструкцией называют документ, который определяет общую методику и правила для выполнения каких-либо действий, которые не зависят от исполнителей. Также используются синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика.

Регламент процесса, или просто регламент - это документ, который определяет, как взаимодействуют работники и подразделения организации в рамках какого-либо процесса. Используются также синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и так далее.

Рабочей инструкцией является документ, который определяет, как выполняются отдельные или взаимосвязанные действия (функции) конкретным работником или подразделением, в ходе каких-либо процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т.п. [2]

Попробуем пояснить различия между этими понятиями на конкретном примере – расчет заработной платы.

Процесс состоит в том, что бухгалтерия предприятия получает данные о тарифной сетке предприятия, и на основании этих данных подсчитывает размер заработной платы сотрудника. Также происходит расчет налогов и прочих удержаний из зарплаты. В результате выполнения процесса происходит начисление заработной платы.

Правила и формулы расчета заработной платы являются содержанием методической инструкции, поскольку не зависят от конкретного работника.

Описание процесса расчета заработной платы, непосредственного взаимодействия подразделений в процессе этого расчета являются содержанием регламента, поскольку речь идет о взаимодействии конкретных подразделений, документы перемещаются между различными подразделениями, при этом учитываются сроки прохождения документов.

Выдержки из регламента, сопровождаемые конкретными методами расчета зарплаты для каждого из сотрудников бухгалтерии, приводятся в рабочей инструкции этого сотрудника.

Часто в практической деятельности все вышеописанные документы заключаются в один большой и довольно пространный документ. Зачастую это является следствием неразвитости документарной системы предприятия, но иногда это бывает и оправдано, поскольку все детали нужного процесса можно почерпнуть из одного-единственного документа. [1]

Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.

В качестве недостатка подобного способа изложения, можно указать то, что чтение сотни страниц с пространными графиками, таблицами, схемами, формулами, угнетающе воздействуют на сотрудников организации, поскольку к каждому из них относится лишь небольшая часть этого документа.

В качестве недостатков описания процесса в нескольких документах можно указать проблематичность отслеживания целостности большого количества документа, в условиях отсутствия специализированных средств. В качестве целостности понимается как единство терминологии подобных документов, общность их оформления, согласованность действий исполнителей, таких как условия, порядки и сроки, описываемых в различных документах, корректность ссылок документов друг на друга.

В общем можно сделать вывод о том что способ написания регламентов и указания порядка выполнения работы – обычно дело обычаев организации.

Регламентами могут называться документы, содержание которых обычно весьма разнообразно. Каких-либо общих законодательных требований к структуре и содержанию подобных документов не имеется. К исключениям относятся административные регламенты, для которых разработаны строгие правила разработки и утверждения, и различные методические рекомендации.

Исключение составляют административные регламенты ¹, для которых имеются правила разработки и утверждения [27] (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации [36].

С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию. [1]

Общие принципы разработки нормативных документов системы государственной стандартизации (ГОСТов) изложены в ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения» [2] и ГОСТ Р 1.5-92 «Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» [8]. Хорошим примером использования указанных документов применительно к разработке отраслевых стандартов в области связи являются «ПР 45.02-97. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов». При разработке регламентирующих локальных нормативных актов организации указанные ГОСТы могут использоваться справочно.

В настоящей статье мы сосредоточимся на рекомендациях по разработке текста регламента процесса, считая, что вопросы необходимости регламентации и оптимальности регламентируемого процесса уже решены.

Отметим, что принципы регламентации процессов, о которых пойдет речь в этой статье, могут быть применены при разработке текстов договоров, особенно в той их части, где речь идет о процессах взаимодействия сторон договора.

1.2. Что подлежит регламентации?

Чтобы ответить правильно на поставленный вопрос, необходимо вначале определить содержание и цели регламентации процессов[4].

Под регламентацией мы будем понимать описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных актах. Необходимо отметить, что регламентация далеко не всегда исчерпывается одним документом под названием «регламент» или «стандарт».

Например, для регламентации процесса технической эксплуатации судов в судоходной компании были разработаны следующие документы:

Стандарт «Организация планового ремонта судов»,

Стандарт «Организация непланового ремонта судов»,

Стандарт «Организация технического обслуживания судов»,

Стандарт «Организация технического использования судов»,

Стандарт «Организация модернизации судов»,

Стандарт «Техническая паспортизация судов»,

Стандарт «Мониторинг технического состояния судов»,

Стандарт «Стандартизация процессов технической эксплуатации судов»,

Положение о Службе технической эксплуатации флота,

Должностная инструкция руководителя Службы технической эксплуатации флота,

Должностная инструкция Управляющего операционной группой судов,

Положение о вознаграждении за услуги Управляющего операционной группой судов,

а также классификаторы, справочники и соответствующие разделы других положений, инструкций и стандартов.

Регламент (как документ) играет для организации примерно ту же роль, что и партитура для оркестра. Цель в обоих случаях одна – достижение слаженности действий отдельных исполнителей. «Слаженность» применительно к процессу означает, что:

исполнители нацелены на достижение определенных результатов, совокупность которых, в свою очередь, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;

действия исполнителей синхронизированы;

единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение.

Слаженность достигается, прежде всего, за счет единого для всех исполнителей поля понятий, согласованных требований к входам и выходам подпроцессов, временнoй или событийной синхронизации действий, доступности информации о ходе процесса. [1]

Регламент представляет собой свод правил принятия решений исполнителями в разных ситуациях. При этом регламентирующие документы верхнего уровня содержат общие принципы, цели и границы принятия решений, в то время как документы нижнего уровня излагают готовые решения (или варианты готовых решений), выражающиеся в совокупности определенных действий. Это позволяет оптимизировать «интеллектуальную нагрузку», возлагаемую на исполнителей, избавляя их от обдумывания рутинных действий в пользу решения более сложных, нестандартных задач. По крайней мере, стандартизация поднимает средний уровень компетентности работников. Стандартизация действий способствует заметному ускорению, повышению качества и снижению стоимости процесса – достижению целей «бережливого производства».

С правовой точки зрения регламент «легализует» горизонтальные взаимодействияподразделений и/или работников организации, чем существенно облегчает управление организацией. Действительно, в организации, при отсутствии регламентов сквозных процессов, доступен только один способ взаимодействия между работниками разных подразделений – через руководителей: работник-инициатор пишет служебную записку своему руководителю, тот, завизировав ее, направляет своему руководителю и так до тех пор, пока инициатива не достигнет того руководителя, в чьем прямом подчинении находятся все подразделения и работники, которые должны совместно выполнить инициированную работу. Если же локальный нормативный акт устанавливает возможность и определяет порядок прямого взаимодействия подразделений, то «посредничество» руководителей разных уровней становится необязательным.