Файл: Ситуационный подход к менеджменту.pdf

– текущий мониторинг, т.е. отображение фактической ситуации в компании, филиалах корпорации, государственных структурах;

– плановое обсуждение проблем, т.е. запланированное обсуждение докладов и аналитических отчетов по проблемным ситуациям для принятия соответствующих решений;

– чрезвычайный режим, т.е. оперативное принятие мер и контроль за исполнением решений по непредвиденным, кризисным и чрезвычайным проблемам.

Эффект от компьютеризации ситуационных комнат во многом зависит от развитости используемых методов сбора информации, структурирования данных, построения сценариев и применяемых технологий. Большой объем достоверной информации о различных аспектах ситуации – признак устойчивости ее динамики, залог эффективности принимаемых корпоративных решений. На ней можно построить надежную классическую модель развития ситуации. В неустойчивые же периоды развития экономики собрать большой объем достоверной информации практически невозможно. В этом случае особого внимания заслуживают некоторые подобласти методов искусственного интеллекта.

С середины 50-х когда впервые был введен термин «искусственный интеллект». Вместе с тем в 1947 году для моделирования сложных экономических ситуаций уже использовались методы причинного нелогического вывода – они позже легли в основу методов системной динамики. Сейчас на их основе развиваются методы моделирования мыслительно-познавательной (когнитивной) активности человека при принятии деловых решений.

В 80-е появились информационные технологии для улучшения эффективности профессиональной деятельности лиц, принимающих решения (ЛПР). Практическое применение получили подходы, основанные на использовании немонотонных логик и нечетких систем. В конце 80-х внимание разработчиков СПР все больше акцентируется на исследовании адаптивных свойств информационных систем, учитывающих умственную активность человека при принятии решений.

Немаловажное влияние на формирование подходов к созданию СПР оказывает специфика рассматриваемой проблемной области. На оценку специфики ситуации влияют такие показатели как: уровень ее стабильности, наличие надежной статистики и истории развития событий, возможность формулировки задач и корректировки их решения, выделяемость внутренней и внешней сферы проблемы, хаотичность событий, длительность временных интервалов слежения за событиями.

Когда ситуация хорошо статистически описывается, имеется большая история развития событий, а также возможность подключения опытных экспертов – создание СПР принципиальных сложностей не вызывает. На этой основе и развивается большинство зарубежных СПР. У нас другая специфика – пока при создании российских СПР больше внимания уделяется программно-техническому и телекоммуникационному базису. Например СПР, создаваемые для российских властных структур, как правило, ограничиваются разработкой средств коллективного отображения информации, формированием баз данных, созданием информационно-справочных и телекоммуникационных систем.

Основная же, наиболее специфическая для СПР функция – поддержка и исполнение информационными технологиями элементов умственной, интуитивной, творческой деятельности ЛПР, как правило, остается за рамками рассмотрения.

3.1.2 Компоненты ситуационной комнаты

Ситуационная комната при всей кажущейся доступности – это достаточно сложный информационно-аналитический продукт, который может включать следующие компоненты:

– подсистема сбора данных (ручной ввод и / или интеграция с уже имеющимися информационными системами);

– очистка данных (дублирование информации);

– хранение данных (хранение истории данных);

– аналитическая обработка данных;

– визуальное отображение;

– средства динамического (имитационного) моделирования и прогнозирования;

– аудио и видео конференцсвязь;

– подсистема синхронного перевода;

– подсистема технологического телевидения (для обеспечения видеосъемки докладчиков, участников совещания);

– подсистема озвучивания (использование акустических систем);

– подсистема источников аудио -, видеосигналов (должна включать технические средства, предназначенные для обеспечения возможности демонстрации презентационных материалов, а также другой видеоинформации с распространенных видеоносителей);

– подсистема документирования (используется для записи и каталогизирования проводимых в зале мероприятий) и т.д.

Данный список может быть дополнен. Следует иметь в виду, что в определенный момент любой дополнительный компонент может стать необходимым атрибутом комнаты. Естественное наполнение ситуационной комнаты будет зависеть от организационной структуры компании и поставленных целей. Если это крупная, территориально распределенная компания, имеющая представительства в других городах или странах, то системы видеоконференцсвязи станут для нее одним из самых важных элементов.

Необходимо отметить, что эффект от компьютеризации ситуационных комнат во многом зависит от методов сбора информации, структурирования данных, используемых технологий анализа. Большой объем достоверной информации о различных аспектах ситуации – это залог эффективности принимаемых решений, поэтому развертывание ситуационной комнаты наиболее эффективно в тех организациях, где есть система автоматизации управления деятельностью предприятия.

В ситуационной комнате часто используется технология так называемого светофора (индикация цветом), где каждый цвет несет определенную смысловую нагрузку и обозначает текущую ситуацию. Например, зеленый цвет означает «отлично», желтый – «переходное состояние», красный – «плохо». Таким образом, руководитель получает моментальную и, главное, наглядную картину ситуации. Это позволяет ему моментально вычленить кризисные участки, обратить внимание на переходные значения и не отвлекать ресурсы на анализ нормально развивающихся событий.

Еще одна задача, которую успешно решает ситуационная комната, – это предоставление возможности перейти на более низкий уровень детализации информации и получить различные отчеты, графики и другие данные, связанные с обсуждаемой проблемой. Причем уровень детализации может быть задан руководителем произвольно, с использованием специальных режимов. Приведем пример: губернатор одной из областей зафиксировал по некоторым районам невыполнение намеченных мероприятий по приоритетным национальным проектам. В ситуационной комнате он может немедленно проанализировать проблему и получить информацию о причинах невыполнения, а также принять решение о дальнейших действиях. Это позволит сразу вмешаться в чрезвычайную ситуацию и принять меры, способные устранить проблему самым эффективным образом.

С учетом потребности в реализации изложенных режимов работы СПР и имеющихся в корпорации ресурсов (информационных, интеллектуальных, материальных) компоновка ситуационной комнаты может быть осуществлена с различным уровнем сложности. Так, в наиболее простом (редуцированном) виде ситуационной комнатой можно, например, назвать кабинет президента корпорации, в котором проводятся обсуждения проблем и ситуаций (плановых, чрезвычайных, авральных). Вопрос только в уровне информационно-технологической, коммуникационной и методической оснащенности кабинета. Для получения начального ощутимого эффекта по аккумуляции умственных усилий участников совещаний совсем не обязательно сразу приступать к автоматизации. В кабинете сначала достаточно разместить электронную классную доску с карандашом, а при обсуждении проблемы следовать определенному порядку.

Для дальнейшего развития ситуационной комнаты следует иметь в виду принципиальные атрибуты, наличие которых ставит ее на соответствующий уровень эффективности. Так, важнейшим атрибутом ситуационной комнаты является экран коллективного доступа куда выводится ранее заготовленная информация. Экран позволяет аккумулировать образное мышление группы участников обсуждения проблемы. При этом должна быть предусмотрена режиссерская и оформительская работа, заключающаяся в визуальной подготовке материалов совещания и управлении представлением этих материалов в процессе проведения совещания.

Другим принципиальным атрибутом ситуационной комнаты являются пользовательские интерфейсы – устройства взаимодействия информационно-моделирующих и технических средств ситуационной комнаты с участниками обсуждения проблемы: клавиатуры и дисплеи для каждого из участников.

Для ситуационной комнаты разрабатываются и ведутся соответствующие базы данных, содержащие информацию по рассматриваемым проблемам. Базы данных могут наполняться по результатам мониторинга или формироваться при подготовке определенного вопроса. Сценарии и планы проведения совещания также сохраняются в базах данных.

Далее, должно быть предусмотрено оперативное телекоммуникационное взаимодействие лиц, находящихся в ситуационной комнате, с удаленными участниками, например, работающими в филиалах корпорации. Обобщение присылаемых внешними участниками данных должно осуществляться также по определенной методике (например, методике когнитивного моделирования или методике анализа иерархий).

Наиболее сложный атрибут ситуационной комнаты – это программное и методическое обеспечение. Для представления этой сложности можно назвать базовую цену программно-технических средств добычи и многомерной визуализации данных, предлагаемых зарубежными компаниями – это миллионы долл. В российских условиях закупка таких дорогих средств вряд ли целесообразна – корпорация может получить эффект от использования значительно менее дорогостоящей ситуационной комнаты.

3.1.3 Построение ситуационной модели принятия решений

Построение ситуационной модели принятия решений акцентирует внимание на компонентах, непосредственно связанных с творческими процессами принятия решений. Модель может состоять из следующих режимов:

а) наглядное отображение на экране текущей актуальной информации: из филиалов корпорации, информационных агентств, органов власти, с объектов управления и пр. (проблемный мониторинг);

б) запланированное заслушивание и обсуждение аналитических докладов по проблемным ситуациям для принятия соответствующих решений (плановое обсуждение проблем);

в) оперативное принятие и контроль исполнения решений по непредвиденным, кризисным, чрезвычайным проблемам с подключением групп экспертов (чрезвычайный режим).

Составляющие части ситуационной модели:

1. Проблемный мониторинг

В корпорации нужна своя система слежения за финансовой, инвестиционной и другой ситуацией. Для этого создаются технологии проблемного мониторинга, режим которого предназначен для постоянного наглядного слежения за ситуацией с целью текущего информирования руководителей корпорации, а в случае необходимости – акцентирования их внимания на актуальных и настораживающих событиях. Мониторинговый режим, как правило, регламентируется выбранной, но часто изменяющейся тематикой и относительно постоянным набором источников информации.

«Мониторить» можно даже кризисные процессы, ведь для решения проблемы всегда надо за что-то «зацепится», иметь хотя бы какие-то индикаторы, по которым можно оценивать поведение исследуемой ситуации. Когда задача мониторинга понятна, его организация включает: выделение внутренней и внешней сфер, благоприятных и негативных факторов, определение источников информации. Труднее организовать мониторинг в малознакомых ситуациях, когда не понятно, с чего начать.

Информационная практика подсказывает, что для организации мониторинга в малознакомой ситуации целесообразно предпринять ряд действий. Во-первых, надо собрать группу экспертов и организовать мозговую атаку. Это нужно для углубления понимания, уяснения проблемы, ее структуризации, выделения определяющих проблему факторов. Особую трудность составляет определение индикаторов, характеризующих исследуемую ситуацию. В российской действительности из-за нерешенности ряда нормативных вопросов большую проблему составляет организация документационного обмена корпорации с органами власти.

Во-вторых, мониторинг необходимо направить на реализацию определенной цели, решение конкретной задачи. Желательно, чтобы определение цели выходило за рамки проблемной области исследуемого объекта. Например, при организации мониторинга ситуации в области корпоративных ценных бумаг, цели следует формулировать в контексте всего рынка ценных бумаг.

В-третьих, организация мониторинга должна предусматривать формирование отдельных групп специалистов по обработке информации, работающих на различных иерархических уровнях – на верхнем уровне должно находиться лицо, в интересах которого осуществляется мониторинг. Группы, находящиеся на нижележащих уровнях должны работать в постоянном контакте между собой.

В-четвертых, при представлении руководителю корпорации обобщенной информации о ситуации необходимо также дать ему доступ к первичной информации – это повышает устойчивость процесса принятия корпоративных решений.