Файл: Отчет по практике производственная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) оао Триумф.docx

Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов;

8. 
   накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании, и фактических участников;
   
9. 
   за час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цветные (красные) карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.
   

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников.

Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником. Форма списка регистрации может быть следующей:

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения).

Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов – на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

---

По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и выступавшими. Затем следует убрать из помещения документы, оставленные участниками совещания, таблички, объявления, канцелярские принадлежности, схемы и т. п. Вместе с помощниками убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства. Уточнить с руководителем список лиц и организаций, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2–3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его председателю. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки.

---

7.Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

Для выполнения этого задания необходимо в течение прохождения практики участвовать в телефонном обслуживании, передавать и принимать документы при помощи факса.

В отчете необходимо отразить следующее:

- особенности организации телефонного обслуживания в организации;

- отразить темы, по которым обращаются по телефону в организацию;

- отразить особенности передачи документов при помощи факсов (частота использования, виды документов и т.д. т.п.)

В приложении к отчету могут быть представлены копии документов, полученные при помощи факса, а также регистрационные записи ведения телефонного обслуживания.
Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

Коммуникация (от лат. communicatio - "сообщение") - сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

• 
  действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);
  
• 
  технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.
  

Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

• 
  многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
  
• 
  отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
  
• 
  по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.
  

---

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

• 
  лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
  
• 
  ограниченные возможности восприятия информации только на слух.
  

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел "Этика телефонного общения".

Под этикой понимается "совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы".

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

• 
  вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
  
• 
  краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
  
• 
  логичность (последовательность в изложении материала);
  
• 
  средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости - по слогам или буквам);
  
• 
  сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).
  

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. таблицу 1).
В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя "организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи".

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

• 
  прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
  
• 
  ответы абонентам;
  
• 
  фильтрация вызовов;
  
• 
  соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.
  

Главная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться. Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач.

---

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

В отделе делопроизводства ПАО «Пролетарский завод» факс не используется. Альтернативой ему применяется электронная почта и электронный документооборот (ЭДО). При необходимости пересылки документов осуществляется в бумажном варианте почтой России или транспортными компаниями.

---