Файл: Анализ реквизитов документа понятие, состав, роль в документировании. Правила оформления реквизитов.docx

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

15 – «Адресат»;

17 – «Заголовок к тексту».

– бланк конкретного вида документа [Рис. 6.1., Рис 6.2.].

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

В настоящее время организации устанавливают виды применяемых бланков и их разновидности, которые регулируются нормативными правовыми актами. Бланки документов используются для стандартизации документооборота внутри организации и обеспечения единого внешнего вида документов. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Он включает реквизиты, такие как номер документа, дата составления, наименование организации, адрес, ИНН, КПП и другие.

Реквизиты могут отличаться в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов. Ограничительные отметки используются для реквизитов, которые необходимо ограничить.

Бланк письма включает реквизиты, которые необходимы для составления письма, такие как наименование организации, адрес, ФИО получателя, тема письма и другие. Реквизиты могут отличаться в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов.

Ограничительные отметки используются для реквизитов, которые необходимо ограничить. Бланк письма структурного подразделения и должностного лица включает дополнительные реквизиты, которые необходимы для идентификации отправителя письма. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты, которые необходимы для составления конкретного вида документа, такие как наименование документа, дата составления, наименование организации и другие. Реквизиты могут отличаться в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов. Ограничительные отметки используются для границ зон расположения реквизитов.

В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик. Для этого используются угловые или продольные бланки, в зависимости от того, какие реквизиты должны быть на каком языке.

Также, для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Это позволяет обеспечить единый внешний вид документов и упрощает коммуникацию с иностранными партнерами.

Нормативные правовые акты организаций постоянно совершенствуются и изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями организаций. Важно следить за обновлениями и адаптировать свои бланки документов в соответствии с новыми требованиями. [Рис.7]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документирование — это важная деятельность для всех работников организации, начиная от исполнителей до руководителей всех уровней. Каждый деловой документ требует трудоемкой работы по составлению, перепечатке, учету, хранению, поиску и переработке информации. Кроме того, при необходимости, документы копируют и перевозят. Правильно организованное делопроизводство позволяет получить реальную картину деятельности организации и способствует более эффективному управлению. Эффективная деятельность организации неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса разработки и оформления документов. Выполнение функций, возложенных на предприятие или организацию, отражается в большом разнообразии деловых документов. Деловые документы имеют большое значение. Они закрепляют государственное устройство и взаимоотношения между государствами. Документы также служат средством связи между организациями, предприятиями и гражданами.

Важную роль в документировании играют реквизиты. Реквизиты — это элементы, которые идентифицируют документ. Они помогают определить, к какому виду документа он относится, кто его создал, когда и где он был создан, кто его подписал и т.д. Реквизиты также помогают при хранении и поиске документов. Организации должны разработать правила и процедуры для работы с документами, чтобы обеспечить их правильное оформление и хранение. Важно также обеспечить доступность документов для тех, кто имеет на это право, а также защитить их от несанкционированного доступа.

В целом, документирование — это неотъемлемая часть работы любой организации. Оно помогает обеспечить эффективное управление и является важным инструментом для связи между организациями, предприятиями и гражданами. Это также позволяет сохранять историю деятельности организации и использовать ее для принятия решений в будущем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ 7.32-2017. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления;
− ГОСТ 7.0.100-2018. Система стандартов по информации, библиотечному делу и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления;
Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом. — М.: Юрайт, 2020.
Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника. — М.: Юрайт, 2020
Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020.
Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Юрайт, 2018
Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Юрайт, 2018
Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Юрайт, 2018
Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.
Шувалова Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020.
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 164 с.
Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2021. 480 с.
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.