Файл: Анализ реквизитов документа понятие, состав, роль в документировании. Правила оформления реквизитов.docx

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

В ГОСТ 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» приведен перечень реквизитов документа, используемых при подготовке документов, однако, весь набор реквизитов при подготовке одного документа не применяется. Так, на бланке нельзя одновременно поместить изображение Государственного герба Российской Федерации и товарного знака, «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа». Указанные в стандарте реквизиты используются в зависимости от вида организационно-распорядительного документа.

Необходимо отметить, что в ГОСТе указан перечень реквизитов только для организационно-распорядительных документов. Для других систем документации законодательство не предусматривает единого перечня реквизитов. Реквизиты для бухгалтерских, отчетно-статистических и других документов определяются правилами, установленными для этих систем документации. Например, Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет обязательные реквизиты для первичных учетных документов.

ГОСТ Р не разграничивает реквизиты для традиционных бумажных документов и электронных документов. Такой подход применяется и для других систем документации. Также следует учитывать, что действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом стандарте определены обязательные реквизиты машиночитаемых документов, такие как код и наименование организации-создателя, местонахождение организации-создателя или почтовый адрес, код формы документа, название документа, дата подписания документа и кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа.

В стандарте указаны реквизиты, используемые для изготовления бланков и реквизиты, используемые при оформлении документов. Классификация реквизитов по другим признакам в стандарте не проводится. Добавление информации по теме: Реквизиты - это элементы документа, которые содержат информацию о его содержании и характеристиках. Их правильное заполнение является важным условием для правомерности документа и его полноценного использования в будущем. Кроме того, реквизиты могут использоваться для автоматизации процессов обработки и хранения документов. Они могут быть использованы для поиска и выборки документов по определенным критериям, что может значительно упростить работу с большим количеством документов. Важно отметить, что при использовании электронных документов особое внимание следует уделять сохранности реквизитов. В отличие от бумажных документов, электронные документы могут быть изменены или подделаны без видимых следов. Поэтому необходимо обеспечить надежную защиту электронных документов и их реквизитов от несанкционированного доступа и изменений.

---

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов.

- документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

- при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;

- номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

- допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

- для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

- многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

- нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

К каждому реквизиту предъявляются собственные требования:
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес:

Фамилия И.О.

Мирная ул., д. 6, кв. 13,

г. Люберцы, Московская обл., 301264

При подписании документа, если руководитель временно отсутствует, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии могут быть внесены от руки или с помощью соответствующих штампов. Однако, нельзя ставить косую черту или писать "за" перед наименованием должности, если документ подписывает другое должностное лицо. Кроме того, отметка об электронной подписи может быть использована при визуализации электронного документа, который был подписан электронной подписью. Однако, при использовании отметки необходимо соблюдать определенные требования. Важно знать, что подписывать документы может только тот, кто имеет на это право. Для этого необходимо знать, какие полномочия предоставлены каждой должности в организации. В некоторых случаях, например, для заключения сделок, требуется наличие доверенности или полномочий от руководителя. Кроме того, необходимо помнить о том, что подпись на документе является юридически значимым действием. Поэтому необходимо тщательно проверять документ перед его подписанием и убедиться, что все данные и сведения указаны правильно и соответствуют действительности. Важно также учитывать, что электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись на бумажном документе.

---

Поэтому, при использовании электронной подписи необходимо соблюдать все требования и правила, установленные законодательством:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи является обязательным элементом оформления документа в соответствии с законодательством Российской Федерации. Она содержит информацию о том, что документ был подписан электронной подписью, номер сертификата ключа электронной подписи, а также фамилию, имя и отчество владельца сертификата и срок его действия. Кроме того, отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти или организации, а также товарного знака или знака обслуживания в соответствии с действующим законодательством. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа. Это помогает структурировать, обрабатывать, хранить и даже уничтожать документы в соответствии с требованиями законодательства.

Важно отметить, что использование электронной подписи является одним из способов обеспечения юридической значимости документов в электронном виде. Она позволяет установить авторство документа и подтвердить его целостность и подлинность. Электронная подпись в России регулируется Федеральным законом "Об электронной подписи" и должна соответствовать требованиям, установленным в этом законе. Для использования электронной подписи необходимо получить сертификат ключа электронной подписи у аккредитованного удостоверяющего центра.

Таким образом, отметка об электронной подписи является важным элементом оформления документов в электронном виде и помогает обеспечить их юридическую значимость и подлинность.

2.2. Требования к оформлению бланков документов

Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

---

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Организации используют бланки документов на бумажном носителе или электронные шаблоны бланков, которые должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и гарнитурам шрифта. Бланки на бумажном носителе изготавливаются полиграфическими предприятиями с сертификатами на качественное изготовление продукции. Макеты бланков утверждаются руководителем организации. Бланки документов должны быть на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений. Оформление бланков документов регулируется Приложением Б, а границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Бланки документов являются важным элементом организации, поскольку они используются для оформления различных документов, таких как договоры, счета, акты и т.д.

Использование бланков на бумажном носителе или электронных шаблонов имеет свои преимущества и недостатки. Бланки на бумажном носителе могут быть удобны в использовании, если необходимо сделать запись вручную. Однако, они могут быть подвержены фальсификации, если не защищены специальными мерами. Электронные шаблоны бланков более удобны в использовании, поскольку они могут быть заполнены и распечатаны на принтере. Однако, они могут быть подвержены кибератакам, если не защищены адекватно. Важно отметить, что бланки документов должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и гарнитурам шрифта, чтобы избежать путаницы и ошибок при заполнении. Они также должны быть изготовлены на основании утвержденных макетов бланков, чтобы гарантировать их соответствие стандартам. Согласно Приложению Б, границы зон расположения реквизитов должны быть обозначены пунктиром. Это помогает обеспечить правильное оформление документов и избежать ошибок при их заполнении.

В целом, использование бланков документов является важным аспектом работы любой организации. Независимо от того, используются ли они на бумажном носителе или в электронном виде, они должны быть изготовлены в соответствии со стандартами и защищены от фальсификации или кибератак. Это поможет обеспечить правильное оформление документов и сохранить доверие клиентов и партнеров.

---

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой [Рис. 1] и продольный [Рис. 2].

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: [Рис. 3]

– центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

– флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30–2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа»

Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

– общий бланк [Рис.4];

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

– бланк письма [Рис.5];

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

---