Файл: Рынок систем бронирования в гостиничной индустрии (Характеристика систем бронирования , применяемых в гостиничных комплексах).pdf

После обработки заявки клиенту или фирме направляется подтверждение или отказ. Подтверждение заявки представляется в виде уведомления о том, что гостям будут предоставлены номера в гостинице. Обычно на таком уведомлении указываются номер подтверждения, дата предполагаемого прибытия и выбытия гостя, категория заказанного номера, количество гостей, количество кроватей и т. д. Указанное уведомление гость должен привозить с собой. При этом на заявку, полученную в устной форме или по телефону, направляется подтверждение в письменной форме в течение одного дня. На заявку, полученную по телефону или по телеграфу, ответ дается в течение нескольких часов, соответственно по телефону или по телеграфу. На заявку, присланную по почте, ответ дается в письменном виде, и она отсылается по почте в течении одного или двух дней. После подтверждения каждая заявка вносится в электронную систему бронирования. Если в бронировании произошли какие либо изменения или заявка была аннулирована, то это фиксируется работниками службы, для чего также используются специальные бланки. Для удобства и более четкой работы используются бланки разного цвета (например: заявка на бронирование - белого цвета, изменение в бронировании - розового; аннуляция - зеленого цвета) или разного размера. При заполнении бланков должно быть четко указано, кто и по чьей просьбе вносил соответствующие изменения или аннулировал заявку. Все изменения и аннуляции немедленно вносятся в электронную систему бронирования, а гостю сообщается, что желаемые изменения в бронировании были произведены.

Финансовая служба решает вопросы финансового обеспечения гостиницы, получает отчеты от кассиров каждой торговой точки, включая службу питания, службу портье, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются. Финансовая служба ведет единый финансовый учет в отеле (то есть доходы от торговых точек, учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы, а также получаемые отдельными работниками чаевые).

Административная служба отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решают финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

Служба номерного фонда предоставляет основные услуги гостиницы, именно: обеспечивает комфорт проживания, сохранность жизни, здоровья, имущества проживающих и имущества гостиницы. Важнейшая функция службы является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарногигиенического состояния гостиничных номеров, а также общественных помещений (холлов, фойе, переходов, коридоров).

Прачечная позволяет не только снизить косвенные расходы на обслуживание номерного фонда, но так же и приобретает дополнительную прибыль путем предоставления постояльцам услуги по стирке, глажке и восстановлению их одежды, обуви. Гостиничная прачечная способна существенно снизить текущие расходы по стирке белья из номерного фонда. Цена стирки складывается из затрат на моющие средства, затрат на воду и электричество, амортизационных расходов при работе оборудования, заработной платы персонала, а так же транспортных расходов. Организация собственного прачечного участка способна снизить данные затраты путем максимальной оптимизации рабочего процесса, который включает в себя как подбор оборудования и химических средств, исходя из реальных нужд гостиницы, так и автоматизацию работы и обслуживания машин.

Служба питания обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе или барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и тому подобное.

Подразделения общественного питания, включающие в себя ресторан (в зависимости от величины гостиничного комплекса), бары, кафе, банкетную службу, а также пищеблок (кухню), обеспечивают гостей услугами питания.

Руководитель службы питания составляет меню, обеспечивает доставку необходимых исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, контролирует качество готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.

В функции службы главного инженера также входит осуществление контроля за расходованием воды, электроэнергии и газа. Не менее важной задачей инженерно-технического подразделения является обеспечение пожарной безопасности.

Инженерное подразделение напрямую влияет на восприятие гостиницы клиентами, формируя положительный образ при условии бесперебойного и слаженного функционирования систем обеспечения здания и нормального состояния самого здания.

Большие отели обязательно включают в свой штат таких специалистов, как электрики, столяры, сантехники, плотники, инженеры-энергетики, электронщики-системщики, специалисты по холодильным установкам, и другие. В гостиницах поменьше обходятся специалистами общего профиля и услугами сторонних организаций. Даже крупные гостиницы пользуются услугами специалистов по ремонту и наладке сложного оборудования из специализированных организаций.

Служба безопасности в гостинице работает, как правило, по двум направлениям. Их можно условно обозначить как безопасность клиентов и безопасность имущества. Обеспечение безопасности клиентов предусматривает принятие мер по охране постояльцев, недопущению краж и предупреждению прочих насильственных действий по отношению к гостям отеля. Эти функции выполняет служба охраны отеля или секьюрити.

2.2. Структурная схема приложения

Информационная система содержит единый модуль с возможностью реализации десктопным - приложением и веб - приложением.

При проектировании необходимо составить диаграмму деятельности, функциональную диаграмму, диаграмму развертывания.

Диаграмма состояний

Данная диаграмма используется для показа изменений состояния конкретного объекта, изменения могут состоять в модификации атрибутов объекта или ожидании откликов над действием объекта.

При создании экземпляра класса объект zakaz обращается к системе развертывания и ожидает результат обработки запроса. При получении подтверждения информация сохраняется, в противном случае объект класса zakaz отправляет сообщение системе, а затем удаляется.

Диаграмма состояний для класса zakaz представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Диаграмма состояний Диаграмма деятельности

На рисунке 3 представлена диаграмма деятельности .

Рисунок 3 - Диаграмма деятельности

Диаграммы компонентов и развертывания

В данной диаграмме показан интерфейс для узла системы резервирования места. В данной системе представлен перечень открытых методов, которые можно использовать для взаимодействия с этой системой. Диаграмма компонентов и развертывания показана на рисунке 4.

Рисунок 4 - Диаграмма компонентов и развертывания 3.2 Стартовая страница гостиницы Гарант

Представлено web - приложение, поддерживающие работу в любом браузере с помощью которого осуществляется операция бронирования, просмотра номерного фонда, уведомление клиентов.Стартовая страница содержит:

-расположение гостиницы;

-описание гостиницы;

-модуль онлайн - бронирования;

-предлагаемые номера с фотографиями и ценой.

В модуле бронирования показана:

-категория номера;

-цена номера;

-наличие свободных номеров.

Стартовая страница гостиницы представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Стартовая страница верхний колонтитул

Рисунок - 6 Стартовая страница основная часть

2.3.Система бронирования гостиницы «Гарант»

Система поддерживает работу двух групп пользователей: администратора и клиента. В обязанности администратора входит: принять заказ на бронь, оформить бронь (закрепив заказ за одним из свободных номеров), сообщить клиенту о бронировании или отказе от бронирования. Необработанные заказы отображаются в виде цифр (равных количеству заказов) в строке категории номера в ячейке на конкретный день. Перейти к обработке таких заказов можно нажатием мышки на соответствующей ячейке, (Рисунок 7).

Система позволяет осуществлять бронирование двумя способами: -подтверждением заказов, поступивших с сайта в режиме online;

-ручным оформлением брони.

Рисунок 7 - Заказ на бронирование

В группе клиента доступна главная страница с модулем бронирования (Рисунок 8).

Рисунок 8 - Модуль бронирования

Посетители сайта не видят конкретных номеров - для них отображается суммарная информация по каждой из категорий номеров. Если клиент видит зеленую (свободную) клетку, то это значит, что в выбранной категории на конкретный день есть хотя бы один свободный номер.Описание работы

Клиент, находясь на сайте, с помощью модуля онлайн-бронирования видит, свободен ли интересующий его номер на желаемые даты. Если свободные номера в категории есть, то достаточно просто нажать на соответствующую ячейку и заполнить предложенную форму. При заполнении формы клиент указывает количество суток бронирования, свои ФИО, контактный телефон и e-mail (Рисунок 9).

Рисунок 9 - Бронирование номера

Оформленный заказ от клиента сразу же попадает в систему для обработки (Рисунок 10). Выбранный номер не удаляется из списка доступных, но ставится метка и количество доступных номеров в данной категории уменьшается. Итоговое решение о бронировании происходит после проверки запроса администратора.

Рисунок 10 - Необработанные заказы

Администратор принимает решение о возможности бронирования. Администратор, оформляя бронь, выбирает конкретный номер для заселения (Рисунок 11).

Рисунок 11 - Оформление брони

Первый способ. Подтвержденная бронь сразу же регистрируется в системе. Новое состояние занятости номеров мгновенно отражается в модуле онлайн бронирования на сайте гостиницы.

Второй способ. Для бронирования в ручном режиме нужно нажать кнопку на свободную ячейку, соответствующую выбранному номеру и дате заселения. В появившемся окне необходимо заполнить поля и нажать кнопку оформить бронь (Рисунок 12). Форма запроса отсылается на электронную почту администратора, который связывается с клиентом по указанным контактным данным: телефону или электронной почте. Бронирование осуществляется в ручном режиме при непосредственном контакте с пользователем.

Рисунок 12 - Бронирование в ручном режиме

Стоимость проживания автоматически формируется на основании цены категории, выбранного номера и интервала бронирования.

2.4.Дополнительные услуги гостиницы «Гарант»

Услуга - это любая деятельность, которую одна сторона (гостиница Гарант) может предложить другой (гостю), неосязаемое действие, не приводящее к владению чем-либо. Ее представление может быть связано с материальным продуктом. Услуги, которые предоставляются в гостинице, бывают основными и дополнительными. Без дополнительной платы гостям могут быть предоставлены следующие виды услуг:

-вызов скорой помощи;

-пользование медицинской аптечкой;

-доставка в номер корреспонденции;

-побудка к определенному времени.

Кроме обязательных и бесплатных услуг, гостиница предоставляет целый комплекс всевозможных дополнительных услуг, которые оплачиваются дополнительно. Перечень дополнительных услуг:

-услуги организаций общественного питания;

-доставка питания в номер;

-экскурсионное обслуживание;

-услуги гидов-переводчиков;

-заказ билетов в театр;

-заказ билетов в цирк;

-заказ билетов на концерты;

-уход за детьми;

-предоставление услуг нянь;

-уход за животными;

-вызов такси;

-доставка цветов;