Файл: Разработка проекта подсистемы учета реализации товаров в оптовой торговле.pdf

Массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий является основным направлением развития управления торговых предприятий. Системы учета выполняемых операций позволяют снижать риск незапланированных расходов, связанных с влиянием человеческого фактора или с выполнением рутинных операций, тем самым повышать репутацию предприятия, увеличивать клиентскую базу, что в свою очередь приведет к основной цели любого предприятия – получения прибыли.

Предмет исследования – подсистема учета реализации товара в оптовой торговле.

Объектами исследования являются деятельность торгового предприятия при ведении учета оптовой реализации товара.

Использование разработанной подсистемы учета реализации товаров в оптовой торговле позволит облегчить учет и контроль оборота товаров в магазине оптовой торговли, за счет уменьшения нецелесообразных операций, а также автоматизации основных операций, что приведен к снижению риска потери данных по реализации товаров из-за недобросовестного отношения работников.

Целью данной работы является разработка подсистемы учета реализации товаров в оптовой торговле. Разработанная системы должна будет осуществлять сбор данных о товарном обороте при выполнении реализации, поэтому необходимо разработать средства, которые будут автоматизировать основные торговые операции и осуществлять учет реализации товара торгового предприятия по различным параметрам.

В ходе выполнения данной работы необходимо решить следующие задачи:

провести анализ процессов, которые характерны деятельности торгового предприятия;
определить требования, предъявляемые к системам автоматизирующим деятельности деятельность торгового предприятия;
сформулировать постановку задачи;
выполнить моделирование деятельности торгового предприятия использовать современные программные пакеты моделирования, такие как BPWin, ErWin, Rational Rose;
определить среду разработки, ее особенности, принципы создания объектов, требования, которые предъявляются к данным объектам, и средства разработки объектов;
определить какие объекты можно реализовать в выбранной среде, описать их методы и свойства;
программно реализовать объекты;
протестировать объекты в реальных условиях или на типовых тестовых примерах.

Глава 1. Анализ принципов формирования документации при товарно-денежном обороте на торговом предприятии

1.1 Автоматизация торгового предприятия

Сегодня, когда основную долю в оптовой торговле составляют частные предприятия, а основной их ориентацией является получение прибыли, в этих условиях закономерно их острая борьба за захват рыночного пространства и значительное усложнение организационных структур [8].

В последнее время вычислительная техника на предприятиях превратилась в определяющий фактор организации учета. Применение автоматизированной формы учета реализации товара позволяет ускорить обработку учетной информации и передачи ее по всем направлениям.

Выбор рациональной системы автоматизации учета реализации товаров в оптовой торговле должна соответствовать следующим критериям:

1) налаживанию системы как на специфику конкретной организации, так и на изменения в законодательстве РФ, то есть в минимально короткий срок без потерь информационных данных не только перестроить план счетов, отчетные формы, типичные проводки, но и составить отчетность согласно новым требованиям учета;

2) возможность работы не только в локальных вычислительных сетях, но и с другими источниками бухгалтерской информации, такими как системы «клиент-банк» для безналичных расчетов и регистраторами расчетных операций для обеспечения наличного товарооборота в розничной торговле;

3) наличие постоянной поддержки со стороны разработчиков программного обеспечения: обучение и консультативного сопровождения не только на случай поломок, но и внесения изменений.

Надо отметить, что на рынке нет универсального программного продукта, который был бы пригоден к использованию на предприятиях любой формы собственности и сферы деятельности [8].

Следовательно, при выборе автоматизированной системы учета необходимо учитывать реальные потребности и возможности предприятия. Кроме того, разработчики предлагают налаживания своих систем в соответствии со специфическими требованиями заказчиков.

Все способы информационного обеспечения учета реализации товара имеют право на существование. Но определяющими факторами при выборе способов получения информации является цена, своевременность и полное удовлетворение требований системы учета.

Поэтому переход на новые формы организации торговли должен сопровождаться увеличением надежности учета и контроля [5].

Для полноценного учета, система должна выполнять следующие основные функции [17]:

1. Автоматизация стандартных операций:

регистрация поступления товара от поставщиков;
внутреннее перемещение (состав - торговый зал);
считывание списка позиций товаров, проданных через электронные контрольно-кассовые аппараты;
переоценка товаров;
списание товара (порча, бой, другое);
возврат поставщику;
возврат от покупателя;
продажа по безналичному расчету;
переучет.

2. Ведение справочников товаров, складов и торговых залов, поставщиков, покупателей (по безналичному расчету), материально-ответственных лиц;

3. Предоставление информации:

о текущих остатках товаров;
остатки на произвольную дату;
данные о сроках реализации (для продуктов питания);
историю движения товара;
о документах.

4. Получение сведений:

оборотно-сальдовая ведомость (за предприятием, по подразделениям, по поставщикам);
товарный отчет;
сравнительная (по результатам переучета).

5. Получение финансовой и налоговой отчетности.

Системы должны работать под управлением операционных систем, с возможностью использования архитектуры клиент-сервер для возможного функционирования в глобальных электронных сетях, обеспечивать интеграцию с электронными контрольно-кассовыми аппаратами, поддержку оборудования для штриховой идентификации товаров.

Так, основным фактором, определяющим эффективность автоматизации, является полученный фактический эффект от нее, который должен соответствовать ожидаемому результату (при этом он должен покрывать средства, потраченные предприятием на осуществление очерченного процесса).

Для повышения эффективности автоматизации учетного процесса наиболее целесообразно [8]:

1) использование корпоративных информационных системы, широкое программное многообразие которых позволяет руководству мелких предприятий сделать наиболее оптимальный выбор программного продукта (относительно цены, функциональности, надежности, удобства пользования и др.)

2) использование только лицензированных продуктов, прошедших широкую апробацию и пользующихся спросом на рынке информационных технологий;

3) проведение обязательного предварительного обучения персонала основам работы с программным продуктом, внедряется;

4) осуществление конкретизации требований и предложений по автоматизации учетных работ.

Такой подход позволит достичь ожидаемого эффекта от автоматизации учетного процесса на предприятиях торговли и обеспечит их эффективного организацию, корректную работу программного обеспечения и отсутствие проблем с компьютерной грамотностью персонала учетной службы.

1.2 Анализ процессов движения товара на торговом предприятии

1.2.1 Описание торгового предприятия

Анализ процесса учета реализации товара ведется на предприятии ООО «Венера». Данное предприятие представляет собой предприятие, которое торгует продуктами питания, алкоголем и табачной продукцией, торговля ведется оптом и в розницу.

Предприятие имеет магазин, который называется «Венера», в нем ведется розничная торговля, на территории магазина находится склад, где принимается, перемещается и отгружается товар.

Торговля также ведется через торговых агентов предприятия, они находят точки сбыта, куда поставляется продукция ООО «Венера». Торговые агенты ориентируются на привлечение клиентов для выполнения оптовой торговли.

Закупка товара осуществляется напрямую у производителей, потом перепродается с небольшой наценкой.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1 [13]. Из рисунка видна структура предприятия, необходимо отметить, что на данный момент на предприятии числится 17 штатных единиц. На ООО «Венера» достаточно развитый компьютерный парк: порядка 7 рабочих ПК ПК распределены между отделами бухгалтерии (3 шт), по одному ПК находится в распоряжении директора, исполнительного директора, кассира, администратора торгового зала , 2 сервера, 3 принтер3, 3 кассовых аппарата, 3 роутера и достаточно развитая локальная сеть.

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Венера»

Учет торговых операций осуществляется в программном пакет Excel 2003. На главный сервер в общую папку добавляют свои документы пользователи, локальные пользователи подключаются к серверу через настроенный сервер приложений и работают в режиме добавления документов (удалять или редактировать напрямую невозможно). Второй сервер служит для резервного копирования данных и замены в случае выхода сервера 1 из строя. В целом в автоматизацию торговым процессом руководство предприятия вкладывается достаточно неплохо. Однако большой пробел в автоматизации заключается в том, что почти не ведется автоматизация процесса учета реализации товара в оптовой и розничной торговле, что ставит под сомнение правильность принятия управленческих решений.

1.2.2 Проектирование процессов

Для полноценного и наглядного анализа товарно-денежного оборота, который возникает в процессе функционирования торгового предприятия, воспользуемся CASE средствами, среди них наиболее используемыми являются стандартами IDEF0, DFD, IDEF3 [16].

Контекстная IDEF0-диаграмма модели «AS-IS» представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Для торгового предприятия требуется наличие такой автоматизированной системы, которая включала бы в себя следующие возможности:

1. Добавление, удаление и изменение информации о предприятии (торговых точках), продавцах, контрагентах, осуществленных продажах, заказах, ассортименте, каталоге товаров.

2. Просмотр информации о предприятии, продавцах, контрагентах, продажах, заказах, ассортименте, каталоге товаров.

3. Печать информации о проданном товаре, о магазине, количестве и цене конкретного товара – прайс листе предприятия.

4. Выполнение поиска информации по указанным критериям для нахождения данных по товару, объектах продаж, контрагентах, продажах, заказах, ассортименте товара.

5. Автоматизация операций продажи и закупки товара, с возможностью просмотр полной информации об осуществленной операции.

6. Разграничение прав доступа и поддержка идентификации пользователей, поддержка следующих категорий: пользовательская (осуществляет только просмотр информации) и администраторская (осуществляет все возможные операции, представленные в системе).

7. Контроль над введенными данными: проверка на заполнение обязательных полей, возможность автоподстановки данных или автоматизация ввода вычисляемых данных.