Файл: База данных (БД) это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче. Реляционные бд.doc

Основные понятия Microsoft Access

База данных (БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче.

Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.

СУБД (Система Управления Базами Данных) – программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначено для работы с реляционными базами данных.

Данные – это все, что вы хотите сохранить и к чему намерены обращаться неоднократно. В Microsoft Access данными могут быть тексты, числа, даты и картинки. Если, например, вы продаете книги, то можете хранить их названия, изображения обложек, координаты авторов, количество пачек на складе, цены на них, даты продаж.

Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поля имеет имя. Внутри имени поля нельзя использовать пробелы. Для связки между словами можно ставить знак подчеркивания.

Первичный (главный) ключ БД – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: «да» – «нет» или «истина» – «ложь».

Таблица базы данных – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или категории объектов.

Лабораторная работа № 1

Создание таблиц

Цель работы:

получить понятие о шаблонах в MS-ACCESS;

изучить структуру объекта MS-ACCESS «таблица»;

научиться задавать полям различные типы данных;

получить понятие о реляционных базах и плюсах предоставляемых ими.
Введение
СУБД MS ACCESS имеет следующую структуру:

• 
  таблицы – для постоянного хранения данных;
  
• 
  запросы – для вызова данных из таблиц по определенному шаблону и их дальнейшей обработки;
  
• 
  формы – для удобного ввода и просмотра данных;
  
• 
  отчеты – для удобного вывода заданной информации на печать;
  
• 
  макросы – для задания свойств открываемых объектов и настройки порядка их работы;
  
• 
  модули – для упрощения вызова, ранее созданных функций.
  

---

Таблицы состоят из полей и записей. Полями называются столбцы, а строки – записями. Внести запись в таблицу означает заполнить данными какую-нибудь строку. Чтобы создать таблицу, необходимо определить ее поля, типы данных этих полей и иногда некоторые дополнительные свойства этих полей. Не все данные занимают в компьютере одинаковое место. Для их компактного хранения необходимо четко определить, что это: текст или число, дата или логический символ. В базах данных под каждый тип данных резервируется некоторое пространство, и если известно наперед, что оно не будет использовано до конца, его необходимо уменьшить. Как это сделать, вы увидите по ходу выполнения данной работы.
Задание № 1
Формирование таблиц
Порядок выполнения работы

1. 
   Запустите программу MS ACCESS.
   
2. 
   В появившемся диалоговом окне установите флажок напротив опции «новая база данных» и подтвердите операцию.
   
3. 
   В следующем диалоговом окне вы должны выбрать папку для базы данных и задать ее имя, например, Европа.
   

На экране появится окно с шестью вкладками, это и есть ваша база данных (она пока пустая) (рис. 1).

4. 
   Перейдите на вкладку «таблицы».
   
5. 
   Щелкнете мышью по кнопке «создать».
   
6. 
   В появившемся диалоговом окне выберите режим создания (конструктор) и подтвердите данную операцию.
   

Рис. 1
В столбец «имя поля» заносят имена столбцов будущей таблицы (при этом нельзя использовать некоторые символы, в том числе точки и запятые). В столбце «тип данных» выбирают (используя кнопку вызова списка) тип данных. А то, что заносится в столбец «описание», затем появляется в виде комментариев в строке состояния (для проверки в одной из строк этого столбца напишите фразу: база данных студент ... группа...) (рис. 2).


Рис. 2

Появившееся окно заполняют следующим образом:

Название поля	Тип данных
Код страны	Счетчик
Страна	Текстовый
Столица	Текстовый
Население	Числовой
Религия	Текстовый
Строй	Текстовый

---

После ввода полей и типов данных желательно задать ключевое поле. Так как значения в ключевом поле должны быть уникальными, т.е. не повторяющимися, то в этом качестве следует выбрать поле код страны.

7. 
   Для этого необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по заданному полю и в появившемся меню, выполнить команду ключевое поле.
   
8. 
   Закройте окно конструктора и при запросе о сохранении задайте имя Страны Европы.
   
9. 
   Откройте таблицу для заполнения данными (рис. 3). (Заметьте, что поле с типом данных счетчик будет заполняться самостоятельно.)
   

Для примера заполните ее следующими данными.

Код страны	Страна	Столица	Население	Религия	Строй
1	Дания	Копенгаген	5130000	Протестантизм	Монархия
2	Франция	Париж	55860000	Католицизм	Республика
3	Румыния	Бухарест	23014000	Православие	Республика
4	Монако	Монако	282000	Католицизм	Княжество
5	Германия	Бонн	77370000	Протестантизм	Республика

Рис. 3

10. 
    Посчитайте максимальное количество символов в каждом из полей с текстовыми данными и, на всякий случай, прибавьте к значениям 5.
    
11. 
    Откройте таблицу в режиме конструктора.
    
12. 
    По очереди переводя текстовый курсор в каждое из текстовых полей, задайте в окне свойств поля его размер (значения из пункта 10).
    
13. 
    Просмотрите, какие еще настройки можно задавать текстовым полям.
    
14. 
    Просмотрите, какие настройки можно задавать другим полям.
    
15. 
    Закройте таблицу с сохранением.
    
16. 
    Сохраните эту базу данных на дискете для следующей лабораторной работы. В отличие от ранее изученных программ для этого необходимо закрыть ACCESS и скопировать файл базы одним из средств Windows.
    

---

Задание № 2
Разделение данных на две таблицы
Порядок выполнения работы
1. Откройте базу данных Европа

2. Создайте таблицу Религия с полями:

Название поля	Тип данных
Код_религии	Счетчик
Религия	Текстовый

3. Поле Код_религии сделайте ключевым

4. Создайте таблицу Строй с полями:

Название поля	Тип данных
Код_строя	Счетчик
Строй	Текстовый

5. Поле Код_строя сделайте ключевым.

6. Заполните эти таблицы (таким образом, напротив каждой религии и каждого строя будет стоять его код).

7. Откройте таблицу Страны Европы и замените названия в полях Строй и Религия на соответствующие им коды в ранее созданных таблицах (для автоматизации попробуйте использовать команду замены из меню правка).

8. Откройте таблицу Страны Европы в режиме конструктора.

9. Для полей Строй и Религия измените тип данных на числовой тип.

10. Одновременно установите им размер поля Длинное целое (так как связываемые поля, как правило, должны иметь одинаковый тип данных).
Задание № 3
Установка связи между двумя таблицами
Порядок выполнения работы

1. 
   Выполните команду Схема данных из меню Сервис.
   
2. 
   В диалоговом окне добавления таблиц добавьте в схему все три таблицы.
   
3. 
   На поле Код_религии таблицы Религия нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее, перетащите на поле Религия таблицы Страны Европы (рис. 4).
   

Рис. 4
В появившемся диалоговом окне необходимо установить нужную связь: флажок напротив опции обеспечение целостности данных означает, что перед тем как занести данные в подчиненную таблицу, программа будет проверять их на соответствие главной. (Таблица Страны Европы является подчиненной для таблиц Религия и Строй.) Флажок напротив опции каскадное обновление связанных полей означает, что изменения в главной таблице автоматически будут влиять на подчиненную таблицу. Флажок напротив опции

---

каскадное удаление связанных полей означает, что поля, удаленные в главной таблице, будут удалены и в подчиненной.

4. 
   Установите все эти флажки.
   
5. 
   Аналогичную операцию проделайте с таблицами Страны Европы и Строй (Если связь не устанавливается, еще раз проверьте типы данных связываемых полей.)
   
6. 
   Закройте схему с сохранением.
   
7. 
   Сохраните базу данных на дискету.
   

Контрольные вопросы

1. 
   Что называется базой данных?
   
2. 
   Чем поле отличается от записи?
   
3. 
   Какие основные функции СУБД и что это такое?
   
4. 
   Какие структуры ACCESS вы знаете?
   
5. 
   Для чего служит структура «таблица»?
   
6. 
   Для чего данным задаются различные типы?
   
7. 
   Что можно настроить в свойствах поля таблицы?
   
8. 
   Для чего данные разбивают на несколько таблиц?
   

Лабораторная работа № 2
Создание запросов на выборку

Цель работы:

изучить структуру баз данных Запрос;

научиться пользоваться простейшими логическими операндами;

получить практику выборки заданной информации;

практика создания баз данных;

изучить построение математического выражения в структуре запрос;

изучить групповые операции в запросах;

практика работы с контекстным меню.

Введение
Таблицы баз данных только хранят данные, но в процессе трудовой деятельности необходимо иметь возможность выбрать требуемые (в лабораторной работе это заданные данные) из нескольких таблиц. Именно для этого служат запросы на выборку.

В запросах на выборку данные могут: отбираться по многим критериям; сортироваться; с ними могут производиться вычислительные операции.

Запрос – это временная таблица. Это значит, что данные в них не хранятся постоянно, а только временно вызываются из таблиц по заранее заданному шаблону в момент активизации запроса. Таким образом, в базе данных постоянно хранятся только шаблоны вызова данных (временные таблицы удаляются после закрытия запроса), а сама информация не дублируется.

Во время создания в запросе необходимо оставить ссылки на таблицы, откуда будут вызываться данные (добавление таблиц в запрос). Если нужная таблица не добавлена, то перед открытием запроса требуемые данные будут запрашиваться в диалоге.

Формирование запросов
Порядок выполнения работы

Задание №1

1. 
   Откройте базу данных Европа.
   
2. 
   Перейдите на вкладку Запросы.
   
3. 
   Создайте запрос, выбрав режим конструктора (появится окно конструктора запроса с диалоговым окном добавления таблиц. Окно добавления таблиц можно вызвать командой Добавить таблицу из меню Запрос).
   
4. 
   Добавьте в запрос все три таблицы.
   
5. 
   Убедитесь, что между добавленными таблицами автоматически установилась связь (рис. 5).
   

---