Файл: Занятие 1 Теория Понятие документ.pptx

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕМА: Документ, его свойства и функции.

Практическое занятие 1

Теория

1. Понятие «документ».

2. Функции документа.

3. Классификация документов.

4. Система документации на государственной службе.

Реквизиты – что это такое?

Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы называют реквизитами документа.

Реквизиты содержат сведения:

1. Понятие «документ»

Что такое документ?

Дайте определение: документ – это …

2. В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т.е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение».

4. В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

Узкое и широкое понимание

1. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Общая характеристика документов

2. Функции документов

Общие функции

Социальная:

Информационная:

Коммуникативная:

Культурная:

Специальные функции

Правовая

Документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

Документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм.

Специфические функции некоторых групп документов:

2. Функция планирования реализуется в плановых документах.

6. Научно-историческою функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14 %.

3. Классификация документов

1. По способу документирования:

2. В зависимости от источника поступления различаются документы:

3. По критерию гласности документы разделяются на:

6. В зависимости от уровня юридической регламентации выделяют:

7. В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся на:

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.

Копии можно разделить на выписки и отпуски.

Виды копий:

Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии.

Дубликат – это не умноженный оригинал, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

4. Система документации на государственной службе

Основные понятия

Контрольные вопросы:

Практика

Тестовый входной контроль знаний

Внимательно почитайте представленные ниже вопросы и варианты ответов. Отметьте правильный, на Ваш взгляд, вариант.

1. Реквизит документа – это:

а) состав содержания документа;

б) приложение к документу;

в) порядок подписания документа.

2. Бланк документа – это:

а) текст, набранный на компьютере;

б) деловое письмо;

в) стандартный образец оформления документа.

3. Стиль изложения документа – это:

а) соблюдение правил оформления;

б) способ изложения текста;

в) размещение реквизитов.

4. Штатное расписание:

а) должностной и численный состав предприятия ;

б) общая численность работников;

в) наименование подразделений организации.

5. Должностные инструкции:

а) подчиненность сотрудников;

б) трудовой договор;

в) функции, права и обязанности сотрудников.

6. Акт – это:

а) сведения об адресате;

б) письменное подтверждение результатов каких-либо событий;

в) отметка об исполнении документа.

7. Устав организации – это:

а) основной документ, регламентирующий функционирование организации;

б) форма управления организацией;

в) сведения о соучредителях (участниках) организации.

8. Трудовой договор:

а) заявление о приеме на работу;

б) письменное соглашение сторон при приеме на работу;

в) анкета кандидата на вакантную должность.

9. Протокол – это:

а) элемент делового этикета;

б) нормативный документ;

в) документ регистрации совещания или переговоров.

10. Доверенность – это:

а) письменное уполномочие прав одного лица другому;

б) удостоверение личности;

в) деловое письмо.

11. К распорядительным документам относится:

а) приказ;

б) докладная;

в) объяснительная.

12. К организационным документам относится:

а) распоряжение;

б) штатное расписание;

в) резюме.

13. Текст документа:

а) сведения о разработчике;

б) заголовок документа;

в) основной реквизит документа.

14. Телефонограмма:

а) фиксация факта создания или поступления документа;

б) документ, передаваемый по телефону и записываемый получателем;

в) журнал учета телефонных звонков.

15. Проект документа:

а) предварительно подготовленный вариант документа;

б) правильно составленный бланк документа;

в) подшивка важных документов для хранения.

16. Регистрация документа:

а) согласование с руководителем;

б) проверка правильности составления;

в) присвоение документу номера.

17. Классификация документов:

а) формирование системы документов;

б) совокупность различных документов;

в) разделение всех документов по определенным признакам.

18. Право подписи:

а) полномочие должностного лица на подписание документов;

б) право утверждать документы;

в) право составления документа.

19. Дело в документообороте управленческой деятельности:

а) совокупность документов, объединенных по определенному признаку;

б) какое-либо действие должностного лица;

в) инструкция по делопроизводству.

20. Дубликат:

а) первый и единственный экземпляр документа;

б) копия, имеющая юридическую силу подлинника;

в) формуляр документа.

21. Адресат:

а) составитель документа;

б) отправитель документа;

в) получатель документа.

22. Виза документа:

а) утверждение документа;

б) подпись, означающая согласие с содержанием документа;

в) согласование документа.

23. Контрагент:

а) одна из сторон контракта;

б) конкурент предприятия;

в) организация-получатель документа.

24. Внешний документ:

а) документ, отправленный другим организациям или полученный от них;

б) документ для внутрифирменного использования;

в) документ, фиксирующий вопросы заседания.

25. Квитанция:

а) документ, содержащий сведения о предприятии;

б) краткая характеристика содержания документа;

в) подтверждение получения денег или материальных ценностей.

26. Конфиденциальная информация:

а) информация, доступ к которой ограничен;

б) информация публичной отчетности;

в) официальная информация.

27. Выберите из правой колонки определения, относящиеся к терминам в левой колонке, соответственно пронумеровав их.

28. Делопроизводство:

а) составление дел;

б) организация работы с документами;

в) определение сроков хранения дел.

29. Глоссарий:

а) совокупность реквизитов документа;

б) содержание книги, отчета, статьи, документа;

в) собрание часто употребляемых слов и выражений.

30. Справка:

а) правовой акт, издаваемый в целях решения производственных задач;

б) производственный документ;

в) подтверждение какого-либо факта.

Результаты входного контроля:

1. Оценка «отлично» – за правильные ответы на 28-30 вопросов входного контроля;

2. Оценка «хорошо» – за 25-27 вопросов;

3. Оценка «удовлетворительно» – 20-24 вопроса;

4. Оценка «неудовлетворительно» – менее 20 вопросов.