Файл: Занятие 1 Теория Понятие документ.pptx

Информация является основой управления.
Получение, обработка информации, принятие решения, доведение его до сведения исполнителей, организация исполнения, контроля и подведения итогов – в основе деятельности любого органа управления (министерство, ведомство, малое предприятие) лежит.
В системе государственного управления все структуры и должностные лица связаны между собой потоками информации, образуют единую коммуникационную сеть.
В этой сети каждый орган государственного управления – это узел коммуникационной сети, в котором пересекаются потоки информации от многих источников, различающихся по содержанию, интенсивности, достоверности, временному режиму.

ИНФОРМАЦИЮ фиксируют на материальных носителях.
Такая информация – основное средство деятельности органов управления, её главный продукт, способ связей между управляющей и управляемой системами.
Документационное обеспечение управления – одна из важнейших сторон деятельности ЛЮБОЙ организации.
Оно обеспечивает успех выполнения её функциональных задач → современный работник сферы управления вынужден сегодня затрачивать на работу с документами до 75 % своего рабочего времени.

Документационное обеспечение управления = ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Важнейшая составляющая делопроизводства – это ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.

Результатом документирования выступает документ, т.е. зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В отличие от других носителей информации – книг, газет, журналов, содержащих вторичную, переработанную информацию, в документах информация фиксируется впервые.

Реквизиты – что это такое?

Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы называют реквизитами документа.

Реквизиты содержат сведения:

об адресате (кому адресован документ);
об адресанте (кем является автор документа – заявителем, просителем и т. д.);
название типа документа (в некоторых документах обязательно, например: Заявление, Докладная записка, Доверенность; в некоторых опускается, например в деловых письмах);
опись приложений к документу (если они имеются);
дата;
подпись автора документа и др.

Совокупность взаимосвязанных документов различных видов и разновидностей составляет систему документации.

1. Понятие «документ»

Что такое документ?

Дайте определение: документ – это …

2. В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т.е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение».

3. Значение этого слова дается в «Толковом словаре русского языка»: «Документ. 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. 2. Письменное свидетельство каких-либо исторических событий».

4. В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

издан полномочным органом,
не противоречит действующему законодательству,
правильно оформлен.

Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

Узкое и широкое понимание

1. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

2. Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Общая характеристика документов

Документы обеспечивают: фиксацию информации, сохранение и накопление информации, возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации и др.
Документы должны соответствовать определенным требованиям: пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность, правильное составление как по форме, так и по содержанию и др.

2. Функции документов

Функция документа — это целевое назначение, присущее ему.
Документ полифункционален.

Общие функции

Социальная:

Документ передает социально значимую информацию и реализуется в социальной системе.
Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.

Информационная:

Документ – средство запечатления, сохранения и передачи информации.

Какой?

О процессах, происходящих в обществе.

Коммуникативная:

Документ выступает как средство связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества.

документы, ориентированные в определенном направлении: СВЕРХУ ВНИЗ (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному — законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и СНИЗУ ВВЕРХ (докладные записки, заявления, жалобы);
документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная:

Документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.
Культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование — как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

Специальные функции

Правовая

Документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

Документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм.

нормативные правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.);
акты управления (правоприменительные акты), издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, решения, постановления и др.);

договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
удостовертельные документы, имеющие юридическое значение (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.);
оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).

В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

Специфические функции некоторых групп документов:

1. Функция организации системы и процессов управления (организационные документы: устав, положение, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты).

2. Функция планирования реализуется в плановых документах.

В ней фиксируется решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций их структурных подразделений, отдельных должностных лиц. 5. Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации (позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации).

6. Научно-историческою функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14 %.

Обучающая: фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации.
Познавательная: документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата.
Управленческая: документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации.

Мемориальная: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей.
Учетная: сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов.
Эстетическая: фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт.
Релаксационная: (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) – использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

3. Классификация документов

1. По способу документирования:

рукописные письменные (текстовые);
изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
графические (документы, выполненные графическим способом);
фотодокументы;
аудиодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино и видеотехники);
документы, созданные с помощью компьютерной техники.

2. В зависимости от источника поступления различаются документы:

входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Исходящие документы могут представлять собой ответы на входящие документы или инициативные документы (письма, циркулярные письма, телеграммы, справки).

3. По критерию гласности документы разделяются на:

документы, содержащие открытую информацию,
документы, содержащие документированную информацию, отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесённая к государственной или служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования).

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

В индивидуальных документах (например, докладных, объяснительных записках, заявлениях) содержание излагается в свободной форме.
В трафаретных документах структура изложения запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.
Типовые документы представляют собой образцы актов, предназначенные для использования организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов (например, Положение о министерстве, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Типовой перечень документов, подлежащих утверждению, и др.).

Смотрите также файлы

Педагогты атыжні Кні.docx

Рефлексия учебной деятельности и ее результатов. Приемы рефлексии. Что такое рефлексия.docx

А. Асатрян Л. Воробйова Донецький національний університет економіки і торгівлі імені Михайла ТуганБарановського.docx

Фио при возрастной зрелой катаракте.docx

Контрольная работа по дисциплине Технология больших данных.docx