ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 448
Скачиваний: 1
СОДЕРЖАНИЕ
ТЕМА: Документ, его свойства и функции.
4. Система документации на государственной службе.
Дайте определение: документ – это …
Общая характеристика документов
Документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.
Специфические функции некоторых групп документов:
2. Функция планирования реализуется в плановых документах.
1. По способу документирования:
2. В зависимости от источника поступления различаются документы:
3. По критерию гласности документы разделяются на:
6. В зависимости от уровня юридической регламентации выделяют:
7. В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся на:
Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.
Копии можно разделить на выписки и отпуски.
4. Система документации на государственной службе
Тестовый входной контроль знаний
а) состав содержания документа;
в) порядок подписания документа.
а) текст, набранный на компьютере;
в) стандартный образец оформления документа.
3. Стиль изложения документа – это:
а) соблюдение правил оформления;
а) должностной и численный состав предприятия ;
б) общая численность работников;
в) наименование подразделений организации.
в) функции, права и обязанности сотрудников.
б) письменное подтверждение результатов каких-либо событий;
в) отметка об исполнении документа.
а) основной документ, регламентирующий функционирование организации;
б) форма управления организацией;
в) сведения о соучредителях (участниках) организации.
а) заявление о приеме на работу;
б) письменное соглашение сторон при приеме на работу;
в) анкета кандидата на вакантную должность.
в) документ регистрации совещания или переговоров.
а) письменное уполномочие прав одного лица другому;
11. К распорядительным документам относится:
12. К организационным документам относится:
в) основной реквизит документа.
а) фиксация факта создания или поступления документа;
б) документ, передаваемый по телефону и записываемый получателем;
в) журнал учета телефонных звонков.
а) предварительно подготовленный вариант документа;
б) правильно составленный бланк документа;
в) подшивка важных документов для хранения.
а) согласование с руководителем;
б) проверка правильности составления;
в) присвоение документу номера.
а) формирование системы документов;
б) совокупность различных документов;
в) разделение всех документов по определенным признакам.
а) полномочие должностного лица на подписание документов;
б) право утверждать документы;
в) право составления документа.
19. Дело в документообороте управленческой деятельности:
а) совокупность документов, объединенных по определенному признаку;
б) какое-либо действие должностного лица;
в) инструкция по делопроизводству.
а) первый и единственный экземпляр документа;
б) копия, имеющая юридическую силу подлинника;
б) подпись, означающая согласие с содержанием документа;
в) организация-получатель документа.
а) документ, отправленный другим организациям или полученный от них;
б) документ для внутрифирменного использования;
в) документ, фиксирующий вопросы заседания.
а) документ, содержащий сведения о предприятии;
б) краткая характеристика содержания документа;
в) подтверждение получения денег или материальных ценностей.
26. Конфиденциальная информация:
а) информация, доступ к которой ограничен;
б) информация публичной отчетности;
б) организация работы с документами;
в) определение сроков хранения дел.
а) совокупность реквизитов документа;
б) содержание книги, отчета, статьи, документа;
в) собрание часто употребляемых слов и выражений.
а) правовой акт, издаваемый в целях решения производственных задач;
в) подтверждение какого-либо факта.
1. Оценка «отлично» – за правильные ответы на 28-30 вопросов входного контроля;
2. Оценка «хорошо» – за 25-27 вопросов;
- Сроки хранения документов определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой России 6.10.2000.
6. В зависимости от уровня юридической регламентации выделяют:
- стандартные формы, утверждаемые государственным стандартом;
- межотраслевые формы, утверждаемые ЦСУ России и другими функциональными органами управления;
- формы документов, не закрепленные юридическими нормами.
7. В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся на:
- неформализованные (документы с традиционным литературным текстом);
- полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);
- формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).
- Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека.
- В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с, обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.
- Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта.
- «Оригинал» является синонимом «подлинника». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).
- Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называемый отпуском).
Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.
- Чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.
Копии можно разделить на выписки и отпуски.
- Выписки — это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола).
- Отпуски — это копии отосланных документов.
Первый экземпляр – оригинал (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры — копиями.
Виды копий:
- Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.
- Официально заверенные копии — соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
- Простые заверенные копии — удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.
- Незаверенные копии — не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.
- Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т.д.).
- Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра на пишущей машинке без графического соответствия подлиннику.
- На копии документа делается пометка «копия». Юридическую силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.
Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии.
Дубликат – это не умноженный оригинал, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).
- управленческие,
- научные,
- технические,
- технологические,
- производственные
- и др.
- Основную часть документации любой организации и объект ее делопроизводства составляет управленческая документация.
4. Система документации на государственной службе
- организационно-распорядительная;
- плановая;
- отчетная;
- финансовая;
- документация по материально-техническому обеспечению;
- договорная;
- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т.д.
- Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности властных структур занимает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
- Она включает в себя 5 основных групп документов:
- организационная документация (положение, устав, инструкция, правила, определяющие статус учреждения, организации, его структурные звенья и порядок их работы);
- распорядительная (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения);
- справочно-информационная (письмо, телеграмма, докладная, объяснительная, служебная или аналитическая записки, сводка, запрос, справка, акт, протокол и т.д.);
- документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела и карточки, характеристики, удостоверения и т.д.);
- документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов.
Основные понятия
- Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
- Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающим ее юридическую силу.
- Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Контрольные вопросы:
- По каким основаниям можно классифицировать все документы?
- Назовите общие функции, свойственные всем документам, и специфические функции, свойственные отдельным группам документов.
- Какие виды документов включает в себя СИСТЕМА организационно-распорядительной документации?
Практика
Тестовый входной контроль знаний
Внимательно почитайте представленные ниже вопросы и варианты ответов. Отметьте правильный, на Ваш взгляд, вариант.
1. Реквизит документа – это:
а) состав содержания документа;
б) приложение к документу;
в) порядок подписания документа.
2. Бланк документа – это:
а) текст, набранный на компьютере;
б) деловое письмо;
в) стандартный образец оформления документа.
3. Стиль изложения документа – это:
а) соблюдение правил оформления;
б) способ изложения текста;
в) размещение реквизитов.
4. Штатное расписание:
а) должностной и численный состав предприятия ;
б) общая численность работников;
в) наименование подразделений организации.
5. Должностные инструкции:
а) подчиненность сотрудников;
б) трудовой договор;
в) функции, права и обязанности сотрудников.
6. Акт – это:
а) сведения об адресате;
б) письменное подтверждение результатов каких-либо событий;
в) отметка об исполнении документа.
7. Устав организации – это:
а) основной документ, регламентирующий функционирование организации;
б) форма управления организацией;
в) сведения о соучредителях (участниках) организации.
8. Трудовой договор:
а) заявление о приеме на работу;
б) письменное соглашение сторон при приеме на работу;
в) анкета кандидата на вакантную должность.
9. Протокол – это:
а) элемент делового этикета;
б) нормативный документ;
в) документ регистрации совещания или переговоров.
10. Доверенность – это:
а) письменное уполномочие прав одного лица другому;
б) удостоверение личности;
в) деловое письмо.
11. К распорядительным документам относится:
а) приказ;
б) докладная;
в) объяснительная.
12. К организационным документам относится:
а) распоряжение;
б) штатное расписание;
в) резюме.
13. Текст документа:
а) сведения о разработчике;
б) заголовок документа;
в) основной реквизит документа.
14. Телефонограмма:
а) фиксация факта создания или поступления документа;
б) документ, передаваемый по телефону и записываемый получателем;
в) журнал учета телефонных звонков.
15. Проект документа:
а) предварительно подготовленный вариант документа;
б) правильно составленный бланк документа;
в) подшивка важных документов для хранения.
16. Регистрация документа:
а) согласование с руководителем;
б) проверка правильности составления;
в) присвоение документу номера.
17. Классификация документов:
а) формирование системы документов;
б) совокупность различных документов;
в) разделение всех документов по определенным признакам.
18. Право подписи:
а) полномочие должностного лица на подписание документов;
б) право утверждать документы;
в) право составления документа.
19. Дело в документообороте управленческой деятельности:
а) совокупность документов, объединенных по определенному признаку;
б) какое-либо действие должностного лица;
в) инструкция по делопроизводству.
20. Дубликат:
а) первый и единственный экземпляр документа;
б) копия, имеющая юридическую силу подлинника;
в) формуляр документа.
21. Адресат:
а) составитель документа;
б) отправитель документа;
в) получатель документа.
22. Виза документа:
а) утверждение документа;
б) подпись, означающая согласие с содержанием документа;
в) согласование документа.
23. Контрагент:
а) одна из сторон контракта;
б) конкурент предприятия;
в) организация-получатель документа.
24. Внешний документ:
а) документ, отправленный другим организациям или полученный от них;
б) документ для внутрифирменного использования;
в) документ, фиксирующий вопросы заседания.
25. Квитанция:
а) документ, содержащий сведения о предприятии;
б) краткая характеристика содержания документа;
в) подтверждение получения денег или материальных ценностей.
26. Конфиденциальная информация:
а) информация, доступ к которой ограничен;
б) информация публичной отчетности;
в) официальная информация.
27. Выберите из правой колонки определения, относящиеся к терминам в левой колонке, соответственно пронумеровав их.
| 1 | Подлинник | 1 | Точное воспроизведение подлинника |
| 2 | Копия | 2 | Копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник |
| 3 | Дубликат | 3 | Копия исходящего документа, который остается в учреждении |
| 4 | Выписка | 4 | Оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований Госта) |
| 5 | Отпуск | 5 | Копия официального документа, которая воспроизводит какую-либо часть, заверенную в официальном порядке |
| 6 | Автограф | 6 | Документ, который написан автором отпуска |