Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» в ГУ «Госэкспертиза».pdf

Введение

ГУ «Госэкспертиза» г. Усть-Каменогорска является подразделением Восточно-Казахстанского областного департамента охраны общественного здоровья. Одной из обязанностей Усть-Каменогорского отделения является проведение санитарно-эпидемиологических экспертиз технико-экономических обоснований и проектно-сметной документации, предназначенных для строительства новых, и изменения (реконструкции, расширения, модернизации и капитального ремонта) существующих зданий и сооружений, их комплексов, инженерных и транспортных коммуникаций независимо от источников финансирования [19].

При работе над экспертизой документации производится много ручной и повторяющейся работы, когда одни и те же данные приходится записывать в несколько списков. Причем эту работу легко автоматизировать, т.к. она уже достаточно формализована. Отсюда следует выбор темы курсовой работы: «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» в ГУ «Госэкспертиза».

Актуальность темы курсовой работы определяется тем, что на сегодняшний день одной из основных задач делопроизводства в государственных организациях является централизованный мониторинг движения документов в реальном масштабе времени, поэтому автоматизация документооборота является одним из самых востребованных направлений.

Основная цель работы – выполнить проектирование системы автоматизации документооборота в ГУ «Госэкспертиза» для реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом».

Данная цель реализуется посредством решения следующих задач:

• осуществить выбор комплекса задач автоматизации;
• охарактеризовать существующие бизнес-процессы в государственном учреждении и документооборот;
• обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению для решения задачи;
• разработать информационную модель и выполнить её описание;
• охарактеризовать нормативно-справочную, входную, оперативную и результативную информацию;
• разработать дерево функций, сценарий диалога, дерево вызова программных модулей системы и базу данных для нее;
• выполнить описание программных модулей;
• рассмотреть контрольный пример реализации проекта и его описание.

Объект исследования: Информационные системы.

Предмет исследования: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» в ГУ «Госэкспертиза».

Исходные данные по работе: учебная литература и учебные пособия по дисциплинам «Информационные системы», «Базы данных», «Языки объектно-ориентированного программирования».

Для написания курсовой работы используется метод анализа и синтеза: после проведения анализа существующих информационных систем, осуществляется процесс создания новой системы путем определения ее рациональных или оптимальных свойств и соответствующих показателей.

Представленная работа состоит из двух глав. В первой аналитической части осуществляется выбор комплекса задач автоматизации; характеризуются существующие бизнес-процессы в ГУ и документооборот, возникающий при решении задачи; выполняется обоснование проектных решения по информационному и программному обеспечению для решения задачи. Во второй проектной части разрабатывается информационная модель; характеризуется нормативно-справочная, входная, оперативная и результативная информация; разрабатывается дерево функций, сценарий диалога, дерево вызова программных модулей системы, база данных; выполняется описание программных модулей и рассматривается контрольный пример реализации проекта и его описание.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

ГУ «Госэкспертиза» г. Усть-Каменогорска является подразделением Восточно-Казахстанского областного департамента охраны общественного здоровья. Основные задачи департамента [19]:

• обеспечение реализации государственной политики в сфере охраны общественного здоровья и санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории области;
• осуществление межотраслевой координации деятельности государственных органов по обеспечению реализации государственной политики в сфере охраны общественного здоровья и санитарно-эпидемиологического благополучия населения.

Штат ГУ составляют 52 человека: руководитель учреждения (1), заместитель руководителя (1), руководитель отдела (4), главный специалист (36), ведущий специалист (7), заведующий канцелярией (1), секретарь (1), переводчик (1). Организационная структура Усть-Каменогорского ГУ «Госэкспертиза» представлена на рисунке 1.

Руководитель учреждения

Заместитель руководителя

Отдел эпидемиологического надзора

Отдел санитарно-гигиенического надзора

Отдел по защите прав потребителей

Организационный отдел

Главный специалист

Заведующий канцелярии

Секретарь

Переводчик

Руководитель отдела

Руководитель отдела

Руководитель отдела

Руководитель отдела

Главный специалист

Ведущий специалист

Главный специалист

Ведущий специалист

Главный специалист

Ведущий специалист

Рисунок 1. Организационная структура ГУ «Госэкспертиза»

Основные функциональные обязанности руководителя и заместителя руководителя учреждения: руководство работой учреждения; координация деятельности учреждения в сфере охраны общественного здоровья и санитарно-эпидемиологического благополучия населения; осуществление контроля за соблюдением требований, установленных техническими регламентами и нормативными документами по продукции и услугам, реализуемым потребителям; осуществление контроля за соблюдением законодательства Республики Казахстан; вопросы санитарно-эпидемиологического мониторинга и государственных услуг в сфере охраны общественного здоровья и санитарно-эпидемиологического благополучия населения региона; подготовка аналитических материалов, справок, докладов в пределах компетенции; выполнение распоряжений и приказов вышестоящих органов [2].

Функциональные обязанности руководителей и специалистов отделов санитарно-гигиенического надзора, эпидемиологического надзора и отдела защиты прав потребителей: организация и осуществление мероприятий по проведению соответствующих надзоров за подконтрольными объектами; проведение санитарно-эпидемиологических экспертиз технико-экономических обоснований и проектно-сметной документации; контроль за подготовкой и исполнением информаций по обращениям физических и юридических лиц; подготовка анализа выполнения организационно-методического плана работ, показателей деятельности отделов и др.

Руководитель и специалисты организационного отдела: выполняют планирование и контроль работы учреждения; составление и анализ выполнения плана работ, определение перспективных направлений деятельности, подготовка показателей работы; контроль исполнительской дисциплины за решениями, приказами, распоряжениями; отвечают за организацию кадровой политики и документооборота в учреждении.

Таким образом, рассмотрев должностные обязанности служащих Усть-Каменогорского ГУ «Госэкспертиза», можно сделать следующий вывод: большинство обязанностей служащих заключается в качественном выполнении задач документооборота, поэтому для повышения скорости и качества документооборота, необходимо его автоматизировать.

Одной из основных обязанностей Усть-Каменогорского отделения является проведение санитарно-эпидемиологических экспертиз технико-экономических обоснований и проектно-сметной документации, предназначенных для строительства новых, а также изменения (реконструкции, расширения, технического перевооружения, модернизации и капитального ремонта) существующих зданий и сооружений, их комплексов, инженерных и транспортных коммуникаций независимо от источников финансирования (например, кафе, магазинов, цехов и др.) [19].

Санитарно-эпидемиологические экспертизы технико-экономических обоснований и проектно-сметной документации являются одной из составляющих комплексной вневедомственной экспертизы. Целью комплексной вневедомственной экспертизы проектов строительства является обеспечение проектными решениями безопасного функционирования построенных объектов после ввода их в эксплуатацию [2].

Для проведения комплексной экспертизы заказчик (корреспондент) должен предоставить заявку заказчика (с указанием его реквизитов), к которой прилагаются следующие документы [2]:

1. Исходные документы, являющиеся основанием для разработки ТЭО или ПСД для строительства или реконструкции зданий и сооружений, их комплексов, инженерных и транспортных коммуникаций.

2. Специальные (дополнительные) исходные документы, необходимые для проведения отраслевых экспертиз в составе комплексной вневедомственной экспертизы оформляются в порядке, установленном уполномоченными органами.

3. Материалы проекта устанавливающие правила разработки, согласования, утверждения и состав технико-экономических обоснований на строительство; определяющие порядок разработки, согласования, утверждения и состав документации на строительство.

4. Информация о заказчике и разработчике проекта, представленного на экспертизу.

Кроме того, для каждой экспертизы в зависимости от различных условий устанавливаются определенные сроки проведения экспертизы от 10 до 45 дней.

По окончании экспертизы составляется заключение, шаблон заключения представлен в Приложении 1.

В процессе написания курсовой работы в целях изучения возможностей управления документооборотом было выделено главное направление автоматизации: документооборот при проведении комплексных экспертиз проектов строительства.

В процессе проведения экспертизы, комплект документов предоставленных на экспертизу проходит несколько этапов:

1. Комплект документов поступает в канцелярию и передается в соответствующий отдел, в зависимости от назначения экспертизы, например, экологическая экспертиза или санитарно-эпидемиологическая экспертиза.
2. Руководитель подразделения назначает ответственного сотрудника для работы с документацией и отслеживания движения документов.
3. Сотрудник оформляет «Карточку направления», содержащую все данные на заказчика, генпроектировщика, предоставленную документацию и др. Затем проверяет комплектность и либо передает документы на обработку (в случае полной комплектности), либо принимает решение по предварительному рассмотрению: мотивированно отказать или возвратить проект без рассмотрения. Проверка комплектности может происходить несколько дней, в зависимости от загруженности сотрудника, у него в работе может быть несколько проектов.
4. После положительного заключения по комплектности, документы отправляются на обработку: составляется предварительное заключение и отправляется на согласование. В процессе согласования возможно изменение текста заключения и дополнительная проверка документации.
5. Когда заключение согласовано и уточнено его содержание, оно передается в карточку готовности и выдачи экспертизы заказчику. После выдачи экспертизы, вся документация хранится в архиве.

На основании алгоритма работы с документацией, можно составить схему функциональных обязанностей эксперта (см. рисунок 2).

Основные функции эксперта

Прием документов

Заполнение карточки направления

Проверка комплектности документов

Заполнение карточки обработки

Согласование предварительного заключения

Выдача положительного или отрицательного заключения

Выдача заключения

об отказе

Обработка комплекта документов

Заполнение карточки выдачи

Выдача заключения

об отказе

Составление предварительного заключения

Рисунок 2. Схема функциональных обязанностей эксперта

1.2 Характеристика существующих бизнес–процессов

Работа с экспертизой проводится не только экспертом (сотрудником подразделения), но в сферу работы над одной экспертизой включен сотрудник канцелярии (секретарь) – принимающий комплект документов и руководитель подразделения – распределяющий экспертизы между сотрудниками отдела и проверяющий экспертные заключения. Следовательно, движение потоков информации в ГУ «Госэкспертиза» нужно рассматривать в расширенном варианте, включая еще двух участников бизнес-процесса по проведению экспертизы пакета документов.