Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» в ГУ «Госэкспертиза».pdf

Для тщательного анализа движения потоков информации в ГУ «Госэкспертиза» используется методология IDEF0. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм.

Контекстная диаграмма (диаграмма верхнего уровня), являясь вершиной древовидной структуры диаграмм, показывает назначение системы (основную функцию) и ее взаимодействие с внешней средой. После описания основной функции выполняется функциональная декомпозиция – определяются функции, из которых состоит основная. Далее функции делятся на подфункции и так до достижения требуемого уровня детализации исследуемой системы. Диаграммы, которые описывают каждый такой фрагмент системы, называются диаграммами декомпозиции [10].

Контекстная диаграмма (см. рисунок 3) отображает функционирование ГУ «Госэкспертиза» в плане бизнес-процесса управления документооборотом при проведении комплексных экспертиз проектов.

Рисунок 3. Контекстная диаграмма управления документооборотом

На контекстной диаграмме управления документооборотом при проведении экспертиз входные данные отображаются стрелками с левой стороны функционального блока: контактная информация заказчиков и комплект документов для экспертизы. Верхняя сторона блока имеет значение «Управление», которое осуществляется нормативными документами и приказами вышестоящих органов. Правая сторона функционального блока имеет значение «Выход» - выходной информацией является заключение эксперта об отказе от экспертизы или выдача положительного (отрицательного) экспертного заключения. Нижняя сторона блока имеет значение «Механизм», это ресурсы, которые выполняют работу: секретарь канцелярии, руководитель подразделения и сотрудник подразделения.

Следующим этапом анализа в нотации IDEF0 является диаграмма декомпозиции первого уровня [10], представленная на рисунке 4.

Первый уровень декомпозиции представляет шесть блоков: первичная регистрация документов, осуществляемая секретарем; распределение документов на экспертизу, осуществляемое руководителем подразделения; вторичная регистрация документов, проверка комплектности, обработка, осуществляемые сотрудником и согласование заключения экспертизы – осуществляемое сотрудником и руководителем.

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции первого уровня

В процессе проверки комплектности, обработки и согласования образуется ряд внутренних процессов, поэтому требуется декомпозиция второго уровня, для данных блоков. Декомпозиции второго уровня представлены в Приложении 2. Декомпозиция второго уровня блока «Проверка комплектности» включает три блока: проверка комплекта документов, предварительное рассмотрение и мотивированный отказ.

Сотрудник проверяет комплект документов и при наличии всех документов, необходимых для экспертизы, заполняет карточку обработки и переводит документы в разряд обработки. Если документов не хватает, либо они некорректны, то осуществляется предварительное рассмотрение, по результатам которого выдается заключение об отказе в экспертизе без объяснения причин, либо мотивированный отказ с объяснением причин.

Декомпозиция второго уровня для блока «Обработка» включает два блока: изучение комплекта документов и составление предварительного заключения. Сотрудник тщательно изучает комплект документов и при наличии скрытых недостатков выдает заключение об отказе в экспертизе. При отсутствии недостатков, осуществляется составление предварительного заключения и перевод документов в разряд согласования.

Декомпозиция второго уровня для блока «Обработка» включает три блока: просмотр комплекта документов, проверка предварительного заключения и согласование окончательного заключения. Руководитель подразделения просматривает комплект документов, проверяет предварительное заключение и совместно с сотрудником, выполнявшим экспертизу проводит согласование окончательного заключения экспертизы.

После проведения анализа существующих бизнес–процессов, необходимо охарактеризовать документооборот в ГУ «Госэкспертиза».

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота при проведении экспертизы представлена в Приложении 3. При анализе схемы можно выделить недостатки:

• высокая трудоемкость обработки информации, вследствие бумажного ведения документооборота;
• низкая оперативность, снижающая качество управления процессом проведения экспертизы;
• невысокая достоверность результатов решения задачи из-за дублирования потоков информации (двойная регистрация поступивших документов);
• несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов экспертизы конечному пользователю и т.д.

Исходя из описанных недостатков, необходимо осуществить автоматизацию документооборота при проведении экспертиз, что позволит устранить выявленные недостатки:

1. Снижение трудоемкости обработки информации, повышение оперативности и достоверности результатов вследствие однократного заполнения карточки направления в электронном виде, с последующей передачей всех данных на остальные операции.

2. Осуществление защиты целостности и секретности информации вследствие возможности установления различных уровней доступа к данным в электронном виде.

3. Возможность быстрого доступа к любой информации посредством осуществления электронного поиска, а не перебора бумажных документов.

Таким образом, можно сделать вывод о необходимости проектирования информационной системы управления документооборотом.

Следующий этап проектирования: обоснование проектных решений по информационному и программному обеспечению.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей [13]:

• систему классификации и кодирования информации;
• унифицированную систему документации;
• различные информационные массивы (файлы), хранящиеся на ПК и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск и обработку на компьютере информации, ее необходимо представить в формализованном виде. Для этого ее нужно упорядочить (классифицировать) и формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в информационной системе, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы [15].

Локальные классификаторы используют в пределах отдельных организаций, следовательно, в ИС для ГУ «Госэкспертиза» должны использоваться локальные классификаторы. Все заказанные экспертизы будут классифицироваться по коду сотрудника, при вводе нового сотрудника, ему автоматически присваивается код, по которому затем идентифицируются все документы с которыми он работал.

В условиях автоматизации важное значение придается унификации документации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению документов. Документы могут быть унифицированными и локальными. В курсовой работе использованы локальные документы: «Карточка корреспондента», «Карточка направления», «Карточка обработки», «Карточка готовности» и «Архивная карточка». Информационные файлы формируются на основе исходной информации, содержащейся в вышеуказанных первичных документах.

Третий показатель ИО: информационная база данных с реляционной моделью логической структуры, которая позволяет оперативно формировать и изменять связи между таблицами при создании запросов к базе данных. Также архитектура формирования связей более эффективна, а время реализации запроса в реляционной модели выше, чем в других моделях.

В системе автоматизации ввод информации производится вручную, но не письменно, а с клавиатуры, что ускоряет ввод, кроме того используются экранные формы, не требующих от пользователя специальных знаний в области программного обеспечения и обработки данных. Программа упрощает технологический процесс, тем, что позволяет автоматизировать ввод и контроль данных, их хранение, поиск и обработку.

Все данные, внесенные в одну форму, в процессе работы, отображаются по мере необходимости в других формах. Использование справочников позволяет ускорить работу по заполнению форм, т.к. требуется только выбрать готовую строку данных и не нужно их набирать.

Программа позволяет один раз заполнить карточку назначения и затем практически все данные передаются в следующие карточки, а после составления заключения – в архив. В архиве можно найти нужную запись по коду документа (коду сотрудника) или фамилии руководителя подразделения. Можно вывести отчет по рассмотренным заявкам.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение включает в себя две составляющих: системное программное обеспечение и прикладное ПО. ГУ «Госэкспертиза» это государственное учреждение, которое подчиняется инструкциям Республики Казахстан, и не имеет возможности выбора ПО. В качестве системного ПО используется уже установленная на компьютер эксперта: операционная система Windows 7 SP 1 Профессиональная 32-bit. В качестве прикладного ПО используется установленный Microsoft Office, включающий в свой состав СУБД Microsoft Access (для организации базы данных). В качестве антивируса используется: ESET NOD32 Antivirus 4.2.76.1, данное ПО закуплено для всего учреждения.

Но имеется возможность выбрать среду программирования, хотя и с ограничениями – один из основных критериев – снижение расходов на разработку, что достигается выбором открытого (бесплатного) и широко распространенного ПО, позволяющего легко найти специалистов для недорогой разработки. Поэтому в качестве среды программирования выбрана интегрированная среда быстрой разработки приложений: Embarcadero RAD Studio XE8 фирмы Embarcadero Technologies, работающая под Microsoft Windows. С помощью RAD Studio разработчики на Delphi/Object Pascal и C++ смогут расширять функционал существующих Windows VCL приложений и создавать инновационные решения для мобильных и облачных платформ, а также для Internet of Things [4].

Embarcadero RAD Studio XE8 – это мощная визуальная среда программирования, в состав которой входит одновременно несколько программных оболочек таких, как: C++ Builder XE8, Delphi XE8, HTML5 Builder, InreBase. В последнюю версию RAD Studio Architect встроены самые последние версии программных оболочек для разработки качественных приложений. Среда разработки приложений rad studio поддерживает такие языки программирования: С, C++, Delphi. Системные требования:

• 1 GB RAM (рекомендуется 2 GB+);
• 3–9 GB свободного пространства на жестком диске в зависимости от редакции и конфигурации;
• GPU с поддержкой DirectX 9.0 или лучше (Pixel Shader Level 2);
• разрешение 1024x768 или более высокое;
• Intel® Pentium® или совместимый, минимум 1.6 GHz;
• мышь или другое указывающее устройство.
• операционная система: Windows 7, 8 (32 и 64 разрядная), Windows Server® 2008 (32 и 64 разрядная) [4].

RAD Studio XE8 поддерживает несколько языков программирования, сравним два основных языка по их качествам (см. таблицу 1).

Таблица 1. Результаты сравнения языков программирования

Учитывая все вышесказанное и результаты анализа экспертным оцениванием можно сделать выбор среды программной разработки в пользу Delphi XE8, который обеспечивает чрезвычайно высокую производительность и удобство использования. Программы, написанные в Delphi, занимают небольшой объем динамической памяти в процессе работы, само приложение занимает совсем немного места в жесткой памяти. Исполнительные файлы Delphi совместимы с Microsoft Windows, достаточно скопировать программу на жесткий диск и запустить исполняемый файл, обычно это – Project1.exe [3].