Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» в ГУ «Госэкспертиза».pdf

В меню «Файл» имеется два пункта: «Добавить новый» и «Выбрать для редактирования». При выборе пункта «Добавить новый» открывается чистая форма «Карточка направления» (см. рисунок 19). Согласно документации заполняются все вкладки формы (см. рисунок 21).

Рисунок 21. Заполнение вкладок формы «Карточка направления»

У каждого сотрудника в работе находится несколько экспертиз. Если все документы для экспертизы готовы, то после заполнения «Карточки направления», все данные передаются на обработку, посредством проставления метки в поле: «Отправить на обработку» на второй вкладке «Атрибуты экспертизы». Но чаще бывает, когда не хватает всей документации, тогда отправляется запрос заказчику (корреспонденту), а заполненное направление хранится в форме «Подготовка к проверке». Данная форма открывается при нажатии пункта меню «Выбрать для редактирования» (см. рисунок 22). Выделяется нужная запись и после нажатия кнопки «Выбрать» запись передается в форму «Карточка направления» для редактирования.

Рисунок 22. – Форма «Подготовка к проверке»

После проставления метки: «Отправить на обработку» и закрытия «Карточки направления», все данные переносятся в следующую форму: «Обработка». Форма открывается через пункт меню «Документы на обработке» главной формы. Форма «Обработка» от предыдущей формы отличается содержанием пунктов меню (один пункт: «Выбрать для редактирования»), количеством вкладок (5 вкладок) и количеством кнопок навигации (2 кнопки). В данной форме нельзя создать новый документ, т.к. она предназначена для обработки ранее созданных документов. Так же нельзя удалить ранее созданную карточку, можно только редактировать, в целях обработки. На рисунке 23 приводится пример заполнения вкладок формы «Обработка». Первая вкладка «Направление» - полностью повторяет все данные «Карточки направления».

.

Рисунок 23. Заполнение вкладок формы «Обработка»

В случае неготовности экспертизы, все данные формы сохраняются в форме «На обработке», которая аналогична форме «Подготовка к проверке». Если экспертиза уже проведена и можно передавать документы дальше, то в форме проставляется метка в поле «Отправить на выдачу» и данные передаются в форму «К выдаче». В данной форме в строке меню добавляется кнопка «Отчет» и меняются некоторые поля на вкладках. На рисунке 24 приводится пример заполнения вкладок формы «К выдаче», кроме вкладки «Направление», которая не изменяется.

Рисунок 24. Заполнение вкладок формы «К выдаче»

В случае неготовности экспертизы (например, нет подписей руководителей и т.п.) все данные формы сохраняются в форме «Выдача», которая аналогична форме «Подготовка к проверке». Если все подписано и можно передавать заключение экспертизы заказчику (корреспонденту), то в форме проставляется метка в поле «Выдан» и данные передаются в форму «Архив». Из формы «К выдаче» можно вывести печатную форму отчета о готовности заключения экспертизы, нажав кнопку «Отчет» (см. рисунок 25).

Рисунок 25. Форма «Отчет»

Форма «Архив» предназначена для хранения данных о всех выданных экспертизах (см. рисунок 26). Форма содержит меню, с кнопкой «Отчет», таблицу со всеми данными экспертиз и поле для ввода данных по поиску.

Рисунок 26. Форма «Архив»

Поиск можно осуществлять по коду документа, который соответствует коду сотрудника, работающего с данным документом или по фамилии руководителя подразделения проводящего экспертизу.

Рассмотрение контрольного примера реализации системы автоматизации документооборота в ГУ «Госэкспертиза» завершено.

Таким образом, во второй главе курсовой работы разработана информационная модель; охарактеризована нормативно-справочная, входная, оперативная и результативная информация; разработано дерево функций, сценарий диалога, дерево вызова программных модулей системы, база данных; выполнено описание программных модулей и рассмотрен контрольный пример реализации проекта и его описание.

Заключение

В процессе выполнения курсовой работы решены следующие задачи:

• осуществлен выбор комплекса задач автоматизации;
• охарактеризованы существующие бизнес-процессы в государственном учреждении и документооборот;
• обоснованы проектные решения по информационному и программному обеспечению для решения задачи;
• разработана информационная модель и выполнено её описание;
• охарактеризована нормативно-справочная, входная, оперативная и результативная информация;
• разработаны дерево функций, сценарий диалога, дерево вызова программных модулей системы и база данных для нее;
• выполнено описание программных модулей;
• рассмотрен контрольный пример реализации проекта и его описание.

На основе СУБД Microsoft Offiсе Access разработана база данных системы автоматизации документооборота, обеспеченная интерфейсом на базе интегрированной среды быстрой разработки приложений: Embarcadero RAD Studio XE8.

Система автоматизации документооборота по проведению экспертиз объектов строительства или реконструкции в ГУ «Госэкспертиза» разработана в виде отдельного независимого приложения, которое обеспечивает возможность оперативной и эффективной работы с любой информацией в соответствующих объемах, относящейся к работе эксперта с заказчиками экспертизы и документов на объекты экспертизы. Информация храниться в базе данных, которая обеспечивает возможность получения экспертом интересующей его информации по соответствующему запросу. Система автоматизации документооборота осуществляет автоматизацию работы эксперта с различной информацией по следующим пунктам:

• назначение ведущего эксперта;
• прием и оформление заказов корреспондентов на экспертизу;
• поэтапное отслеживание выполнения экспертиз в установленные сроки;
• печать необходимых отчетов;
• сохранение данных на проведенные экспертизы.

Система предоставляет эксперту возможность легко и оперативно работать с базами данных, т.е. пополнять базы новыми данными, корректировать их при необходимости, осуществлять поиск, удалять устаревшую информацию, и выводить информацию в электронном виде и на бумажном носителе. Процесс работы с информацией доведен до такой степени автоматизации, при которой от пользователя требуется минимум усилий и действий. Эксперт освобождается от рутинной работы по рукописному заполнению журналов работы и отслеживанию сроков выполнения экспертизы, что позволяет ему уделить больше времени непосредственно экспертизе.

Система автоматизации документооборота состоит из подсистем:

• подсистема ведения списка сотрудников;
• подсистема ведения списка руководителей подразделений;
• подсистема ведения заказчиков (корреспондентов) экспертизы;
• подсистема поэтапного движения экспертизы;
• подсистема хранения всех выполненных экспертиз.

Основная цель курсовой работы достигнута: выполнено проектирование системы автоматизации документооборота в ГУ «Госэкспертиза» для реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом», которая реализована в виде программного средства и в настоящее время используется в государственном учреждении.

Список использованной литературы

Нормативные акты

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Текст]: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 06.07.2016). – М.: ФЗ. – 2016.
2. Об утверждении Правил проведения комплексной вневедомственной экспертизы технико-экономических обоснований и проектно-сметной документации [Текст]: Приказ Министра национальной экономики Республики Казахстан от 1 апреля 2015 года № 299 (вступ. в силу с 15.04.2015). – Астана: ПМ. – 2015.
3. Министерство национальной экономики Республики Казахстан. Официальный интернет-ресурс [Электронный ресурс] // e.gov [сайт]. URL: // http://www.economy.gov.kz (дата обращения: 20.04.2020.

Книги

1. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении. [Текст]: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 462 c.
2. Информационные системы и технологии [Текст]: Научное издание. / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: ЮНИТИ, 2016. – 303 c.
3. Корнеев, И.К. Информационные технологии в работе с документами [Текст]: Учебник / И.К. Корнеев. – М.: Проспект, 2016. – 304 c.
4. Мартин, Р. К. Идеальный программист. Как стать профессионалом разработки ПО [Текст] / Р. К. Мартин. – СПб.: Питер, 2016. – 224 с.
5. Мартин, Р. К. Чистый код. Создание, анализ и рефакторинг [Текст] / Р. К. Мартин. – СПб.: Питер, 2015. – 464 с.
6. Осипов, Д. Delphi. Профессиональное программирование [Текст] / Д. Осипов. – СПб.: Символ-плюс, 2015. – 1056 c.
7. Солонин, Е.Б. Современные методики и разработки информационных систем [Текст] / Е.Б. Солонин. – Екатеринбург.: УрФУ, 2015. – 44 c.

Интернет-источники

1. Delphi. История языков программирования [Электронный ресурс] // Хабр [сайт]. URL: https://habr.com/ru/post/316492 (дата обращения: 30.11.2016).
2. RAD Studio XE8 [Электронный ресурс] // Embarcadero [сайт]. URL: https://www.embarcadero.com/products/rad-studio (дата обращения: 20.11.2016).
3. Автоматизация делопроизводства [Электронный ресурс] // WSS consulting [сайт]. URL: https://www.wss-consulting.ru/solutions/ecm/avtomatizat

siya-deloproizvodstva.html (дата обращения: 14.04.2018).

1. Автоматизация документооборота [Электронный ресурс] // Тезис [сайт]. URL: https://www.tezis-doc.ru/features/workflow (дата обращения: 20.05.2017).
2. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления [Электронный ресурс] // Cyberleninka [сайт]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/analiz-sistem-elektronnogo-dokumentoobo

rota-v-organah-munitsipalnogo-upravleniya (дата обращения: 20.04.2016)

1. Базы данных [Электронный ресурс] // INTUIT [сайт]. URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/74/74/info (дата обращения: 20.04.2020)
2. Библиотека Delphi [Электронный ресурс] // Delphi INT [сайт]. URL: http://www.delphi.int.ru (дата обращения: 02.02.2020).
3. Выбор СУБД для Delphi-приложения [Электронный ресурс] // Хабр [сайт]. URL: https://habr.com/ru/post/311658 (дата обращения: 04.10.2016).
4. Изучаем Delphi. О программировании и о Дельфи [Электронный ресурс] // SNK [сайт]. URL: http://www.snkey.com/books/delphi/ch1-1.html (дата обращения: 25.10.2015).
5. Ковязин, А. Разработка приложений и баз данных [Электронный ресурс] // OSP [сайт]. URL: https://www.osp.ru/winitpro/2019/03/13054895 (дата обращения: 13.03.2019).

Приложение 1

Образец заключения экспертизы

Приложение 2

Диаграмма декомпозиции второго уровня блока «Проверка комплектности»

Диаграмма декомпозиции второго уровня блока «Обработка»

Продолжение Приложения 2

Диаграмма декомпозиции второго уровня блока «Согласование»

Приложение 3

Схема документооборота при проведении экспертизы

Приложение 4

Информационная модель

Приложение 5

Сценарий основного диалога

Основной диалог

Главная форма

Выбор сотрудника

Меню: Документы

Прием документов

Выбор пункта меню

Документы на обработке

Готовые к выдаче

Выбор действия

Форма: Вход в систему

Ввод логина и пароля

Кнопка: Вход

Кнопка: Регистрация