Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» в ГУ «Госэкспертиза».pdf

Таким образом, в первой главе курсовой работы проведен анализ и выбор комплекса задач автоматизации, осуществлена характеристика существующих бизнес–процессов, характеристика документооборота, возникающего при решении задачи, выполнено обоснование проектных решений по информационному и программному обеспечению разработки информационной системы по управлению документооборотом в ГУ «Госэкспертиза». На основании анализа принято решение о необходимости и своевременности проектирования автоматизированной системы «Управление документооборотом» на базе СУБД Microsoft Access и Delphi XE8.

2 Глава. Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей, т.е. процесс обработки информации в проектируемой ИС [17]. Схема информационной модели представлена в Приложении 4.

Информационная модель включает 7 таблиц. Три таблицы являются справочниками: «Сотрудник», «Кому_Направлено», «Корреспондент». Основные таблицы: «Документ_Готов», «Документ_Обработка», «Документ_Поступ» и «Архив».

Функционирование ИС осуществляется следующим образом:

После получения нового комплекта документов на экспертизу, сотрудник в форме «Корреспондент» (справочник «Корреспондент») заполняет данные на нового заказчика экспертизы и оформляет карточку в форме «Карточка направления» (таблица «Документ_Поступ»).
Проверяет комплектность документов и в случае полной комплектности передает документы на обработку, посредством проставления метки: данные из карточки направления поступают в карточку обработки – экранная форма «Обработка» (таблица «Документ_Обработка»).
В процессе обработки составляется предварительное заключение и отправляется на согласование. В процессе согласования возможно изменение текста заключения и дополнительная проверка документации.
Когда заключение согласовано, посредством проставления метки: данные из карточки обработки поступают в карточку выдачи – экранная форма «К выдаче» (таблица «Документ_Готов»).
После выдачи готовой экспертизы заказчику, в форме проставляется метка в поле «Выдан»: данные из карточки выдачи поступают в карточку архива – экранная форма «Архив» (таблица «Архив»).

Имеется возможность распечатки отчетов в бумажном варианте.

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

После разработки информационной модели – следующий этап – характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации [20]. Рассмотрим формы справочников. Они построены по общему признаку: состоят из таблицы и блока навигации. В блоке навигации используются стандартные кнопки управления.

На рисунке 5 представлен внешний вид справочников «Сотрудники» и «Направлено». Таблицы обоих справочников состоят из двух полей: код и ФИО сотрудника или руководителя подразделения ГУ.

Рисунок 5. Справочники «Сотрудники» и «Направлено»

На рисунке 6 представлен внешний вид справочника «Корреспондент», содержащего данные на заказчика экспертизы. В таблице содержится 7 полей, некоторые записи могут повторяться, например ФИО человека подписавшего договор и исполнителя от заказчика.

Рисунок 6. Справочник «Корреспондент»

В качестве входной информации частично служит справочник «Корреспондент», если заказчик в первый раз заказывает экспертизу. В этом случае, контактные данные заказчика вносятся в форму «Корреспондент», которая при последующей работе с данным заказчиком будет являться справочником. И основной источник входной информации – это форма «Карточка направления» (таблица «Документ_Поступ»), в которую вносятся все данные о документах для экспертизы.

В качестве оперативной информации служат данные о полной комплектности документов на экспертизу, о готовности заключения, о выдаче экспертного заключения заказчику и др. Эта информация по мере необходимости заносится в соответствующие поля экранных форм.

2.3 Характеристика результатной информации

В данной курсовой работе результативной информацией является таблица «Архив» (экранная форма «Архив»), в которой размещены данные обо всех законченных и выданных экспертизах и два отчета: отчет о готовности заключения экспертизы и печатная форма таблицы «Архив».

Форма «Архив» предназначена для хранения данных о всех выданных экспертизах (см. рисунок 7). Форма содержит меню, с кнопкой «Отчет», таблицу со всеми данными экспертиз и поле для ввода данных по поиску. Форма содержит таблицу из 23 полей, поля таблицы формы соответствуют полям таблицы базы данных «Архив».

Рисунок 7. Форма «Архив»

Из формы «К выдаче» можно вывести печатную форму отчета о готовности заключения экспертизы, нажав кнопку «Отчет» (см. рисунок 8).

Рисунок 8. Форма «Отчет»

Отчет содержит только основные данные: Наименование экспертизы; Дату регистрации заявки на экспертизу; ФИО конечного исполнителя, т.к. в процессе подготовки заключения, исполнитель может поменяться; Номер заключения и Дату готовности заключения.

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Следующий этап проектирования – это составление дерева функций системы автоматизации документооборота и разработка сценария диалогов.

На рисунке 9 представлено дерево функций системы автоматизации документооборота в ГУ «Госэкспертиза».

Функции системы автоматизации документооборота

Вход в систему

Архив

Регистрация

Главная форма

Документы

Справочники

Выбор сотрудника

Прием документов

Документы на обработке

Готовые к выдаче

Карточка направления

Добавить

новый

Выбрать для редактирования

Заполнение вкладок формы

Редактирование вкладок формы

Отправка на обработку

Карточка

обработки

Текущий документ

Выбрать для редактирования

Редактирование вкладок формы

Отправка на выдачу

Карточка

выдачи

Текущий документ

Выбрать для редактирования

Редактирование вкладок формы

Отправка

в архив

Корреспондент

Направлено

Сотрудники

Исполнитель

Отчет

Рисунок 9. Дерево функций системы

Сценарий диалогов можно описать двумя способами: в виде схемы работы системы или в виде таблицы [20]. Для корректного представления работы диалогов, наиболее удобной является графическая форма алгоритма, в которой можно представить взаимосвязи модулей. Можно выделить основной диалог, диалог справочников и диалог архива.

Основной диалог начинается со входа в систему, после ввода логина и пароля, открывается главная форма со списком сотрудников, из которой можно попасть в формы документов, справочников и архив. Диалог представлен в Приложении 5. Затем диалог распадается на диалоги отдельных форм. Диалог формы Карточка направления позволяет заполнить новую карточку или редактировать карточку заполненную ранее, но не отправленную на обработку, обычно из-за отсутствия необходимых документов. Если все документы для проведения экспертизы в наличии, то заполненная карточка передается в диалог формы: Обработка. На этапе обработки проводится экспертиза всех представленных документов, при необходимости вносятся изменения и составляется проект заключения. Если все готово, то карточка передается в диалог формы: К выдаче. После выдачи готового заключения экспертизы, карточка сдается в архив и выдается печатная форма карточки.

Диалог справочников относится ко всем четырем справочникам системы – Корреспондент (заказчик), Сотрудники (работники ГУ), Направлено (обычно начальнику подразделения), Исполнитель (назначается начальником подразделения). Формы справочников во много похожи и выполняют функции просмотра записей, добавления, редактирования и удаления записей (см. Приложение 6).

Диалог архива представляет диалог формы: Архив, которая позволяет просматривать список уже выполненных экспертиз, находить нужную экспертизу по фамилии исполнителя или коду документа и выводить печатную форму карточки заказа экспертизы (см. Приложение 7).

2.5 Характеристика базы данных

Проектирование базы данных начинается с разработки концептуальной модели базы данных – это модель предметной области, не ориентированной на определенную СУБД, она отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей [8]. В качестве информационных объектов базы данных проекта автоматизации можно выделить следующие сущности: «Заказчик», «Руководитель», «Сотрудник», «Документы». Данные сущности представлены на схеме концептуальной модели данных в соответствии с рисунком 10.

Сотрудник

Заказчик

Заказывает

Руководитель

Назначает

Оформляет

Поступают

Прием

Обработка

Готовые

Хранение

Документы

Рисунок 10. Схема концептуальной модели базы данных

Проанализируем связи между сущностями: «Заказчик» заказывает одну экспертизу на один объект одному подразделению с одним руководителем (связь: «один к одному»). «Руководитель» назначает одного «Сотрудника» на одну экспертизу (связь: «один к одному»). «Сотрудник» может одновременно проводить несколько экспертиз (связь: «один ко многим»), на разных этапах готовности. Готовое заключение (положительное или отрицательное) поступает к заказчику и передается на хранение.

На основе концептуальной модели строится логическая модель, т.е. создание схемы базы данных на основе реляционной модели данных. Для реляционной модели данных логическая модель – это набор схем отношений с указанием первичных ключей и «связей» между отношениями, представляющих собой внешние ключи [11].

Реляционная база данных построена на таблицах, поэтому разработку логической модели можно начать с разработки таблиц. При этом названия некоторых сущностей были уточнены: «Заказчик» в терминологии учреждения называется «Корреспондент»; сущность «Руководитель» была преобразована в «Кому_Направлено» – это может быть как фамилия руководителя, так и название подразделения; сущность «Хранение» – переименована в «Архив». Многие формы программы будут работать напрямую с таблицами, в таблицах связанных с документооборотом много специфических названий, поэтому принято решение называть поля на русском языке для удобства определения принадлежности поля.

Система автоматизации делопроизводства в документооборота в ГУ «Госэкспертиза» выполнена на базе СУБД Microsoft Office Access.

База данных содержит 7 таблиц, 6 запросов и 3 макроса. Три таблицы являются справочниками: «Сотрудник», «Кому_Направлено», «Корреспондент». Основные таблицы: «Документ_Готов», «Документ_Обработка», «Документ_Поступ» и «Архив». Структура таблиц и атрибутный состав приводятся в таблицах 2 – 8. Ключевое поле в таблицах обозначается знаком звездочки «*», имя поля и идентификатор поля объединены, т.к. поля названы на русском языке.

Таблица «Сотрудник» (см. таблицу 2) предназначена для хранения списка сотрудников учреждения. Поле «Код_Сотрудника» является ключевым, совпадения не допускаются. При вводе нового сотрудника, ему автоматически присваивается код, по которому затем идентифицируются все документы с которыми он работал. Поле «ФИО_Сотрудника» содержит фамилию и инициалы сотрудника.