Файл: Основные функции в системе менеджмента (Организация, как объект управления).pdf

Одними из самых важных целей для стратегического управления являются цели роста организации. Данные цели отражают соотношение темпа изменения объема продаж и прибыли организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации может быть быстрым, стабильным или может наблюдаться сокращение. Соответственно этим темпам роста могут устанавливаться цель быстрого роста, цель стабильного роста и цель сокращения.

Цель быстрого роста является очень привлекательной, однако, и очень сложной для достижения. Организация, если у нее для достижения данной цели есть все необходимые предпосылки, следует отдавать предпочтение именно этой цели роста. Чтобы справится с быстрым ростом, руководство организации должно обладать такими качествами, как глубокое понимание рынка, умение выбрать наиболее подходящую часть рынка и сконцентрировать свои усилия на этой части рынка, умение хорошо использовать имеющиеся у организации ресурсы, умение четко ощущать ход времени и хорошо контролировать во времени протекающие в организации процессы. В случае быстрого роста организации, необходимо иметь опытных менеджеров, умеющих рисковать. Стратегия организации должна быть сформулирована очень ясно. [11, C 98]

Цель стабильного роста предполагает, что при её достижении организация развивается примерно таким же темпом, как и отрасль в целом. Данная цель не предполагает экспансии организации, а означает, что организация стремится сохранить неизменной свою долю рынка.

Цель сокращения ставится организацией тогда, когда по целому ряду причин она вынуждена развиваться более медленными темпами, чем отрасль в целом, либо даже в абсолютном выражении сокращать свое присутствие на рынке. Постановка такой цели отнюдь автоматически не означает, что у организации протекают кризисные явления. Например, после периода быстрого роста может возникнуть необходимость сокращения. Здесь проявляется одна из интересных особенностей трех данных целей роста. Являясь совершенно различными по своей направленности, они могут спокойно, последовательно совмещаться во времени, сменяя одну другую. При этом отсутствует какой-либо обязательный порядок в следовании этих целей одна за другой. [14, C 101]

В задачи менеджмента входит:

- обеспечение автоматизации производства и переход к использованию работников, обладающих высокой квалификацией;

- стимулирование работы сотрудников фирмы путем создания для них лучших условий труда и установления более высокой заработной платы;

- постоянный контроль за эффективностью деятельности фирмы, координация работы всех подразделений фирмы;

- постоянный поиск и освоение новых рынков.

К задачам, решаемым в менеджменте, относятся также

- определение конкретных целей развития фирмы;

- выявление приоритетности целей, их очередности и последовательности решения;

- разработка стратегии развития фирмы - хозяйственных задач и путей их решения;

-выработка системы мероприятий для решения намечаемых проблем на различные временные периоды;

- определение необходимых ресурсов и источников их обеспечения;

- установление контроля за выполнением поставленных задач.

Глава 3. Анализ основных основных функция в системе менеджмента

В современной теории менеджмента управление определяется как процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необ- ходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. Выполненные в процессе управленческой работы определенные управленческие действия по решению конкретных задач в организации получили название управленческих функций. В переводе с латинского «функция» означает выполнение, деятельность, обязанность.

Под функцией управления следует понимать определенный вид управленческой деятельности, выполняемый специальными приемами и способами и необходимый для организации и руководства тем или иным объектом управления. Функциональное разделение управленче- ской деятельности и выделение функций управления является резуль- татом специализации труда в управленческой сфере связанного с ростом масштабов производства и усложнением управленческих процессов. Концепция функционального разделения управленческого труда разработана в исследованиях представителей школы научного управления (Ф. Тейлор, А. Файоль). Например, А. Файоль выделял 5 основных функций управления: предвидение, организация, распорядительская деятельность, координация и контроль.

Любой процесс в управлении начинается с формирования системы задач и целей, которые организация за определённый промежуток времени должна выполнить и достичь, соответственно. Затем проводится планирование различных мероприятий, целью которых является достижение поставленных перед организацией целей. Отсюда следует вывод, что функция планирования открывает цикл управления, а завершается процесс планирования лишь тогда, когда предусмотренными мероприятиями и запланированными ресурсами точно будет обеспечено достижение установленных целей.

Под планированием понимается именно функция, определяющая цели деятельности и требуемые для этого средства, а также разрабатывающая наиболее эффективные способы их достижения в определённых условиях. Это вид деятельности управления, связанный с составлением планов какой-либо организации и их составляющих. Планы определяют перечень задач, которые должны быть сделаны, предопределяют их последовательность, ресурсы и время исполнения работ, требуемых для достижения поставленных целей. В современных условиях планирование стало непрерывным процессом использования новых путей и методов улучшения деятельности организации за счет обнаруженных возможностей, условий и факторов. В виде одноразового события планирование представлено быть не может [5, с. 90]. Как единичный акт планирование представлено быть не может, потому что этот процесс повторяется постоянно, то есть все текущие планы определяются с учетом планов, уже выполненных, и их результатов.

В ходе планирования организатору приходится постоянно корректировать и пересматривать ранее определенные планы, и произойти это может в любой момент зависимо от изменяющихся обстоятельств. Все планы должны быть скоординированы и интегрированы друг в друга, но важным моментом является то, что координация выполняется «по горизонтали», то есть между подразделениями одного уровня, а интеграция — «по вертикали», что значит между выше- и нижестоящими подразделениями. В процессе планирования организатор должен учитывать особенности вверенного ему коллектива, потому что должны быть учтены все вероятностные исходы, и для большей эффективности в планировании должны принять участие все члены коллектива, даже если влияние на итоговое решение у них не одинаковое. И, конечно же, планируя какое-либо мероприятие, организатор должен обеспечить исполнителей всеми необходимыми ресурсами и создать им условия для выполнения их обязанностей, иначе дальнейшее присутствие его на посту лидера будет просто нецелесообразным. Своей задачей планирование имеет целенаправленное развитие организации и всех её составных элементов. Планирование занимается опознаванием проблем развития, потому что планом намечается требуемое состояние объекта в будущем, а для обеспечения этого состояния должны быть предприняты конкретные меры заранее, чтобы поддерживать благоприятные тенденции и сдерживать неблагоприятные. Начинается планирование со сбора информации, её накопления и последующей переработки. Обновление планов, повышение эффективности управления прежде всего зависит от состояния информационно-статистической деятельности [5, с.98]. Наш век называется информационным не просто так, ведь информация уже стала важнейшим продуктом деятельности и главным товаром, ради получения которого тратятся огромные деньги и решаются судьбы людей. Порядка 50–90 % своего времени руководитель тратит на обмен информацией, который происходит в процессе совещаний, переговоров, собраний и т. д., и выражение «кто владеет информацией, тот владеет всем» становится всё более актуальной, особенно в процессе планирования.

После того, как информация собрана, она анализируется, то есть организатор мысленно раскладывает её на мелкие части, а затем оценивает со всех ракурсов. Анализ — это первый шаг к определению целей и методов их достижения. Он помогает разобраться, что нужно изменить, чтобы организация совершенствовалась и выполняя свои функции на более качественном уровне. Цель анализа — познать части как элементы целого, чтобы отделить существенное от несущественного, а сложное свести к простому. Следующей стадией планирования является целеполагание. Люди ставят перед собой результаты, которых они хотят достичь. Цели же могут поступать как от официального руководства, то есть быть «внешними», так и ориентироваться на удовлетворение потребностей самого рабочего коллектива — быть «внутренними». По длительности цели бывают долгосрочными, свыше пяти лет, и краткосрочными — до одного года. Некоторые цели бывают простыми, а некоторые очень сложными, что их приходится разбивать на подцели. По важности цели разделяются на стратегические, ориентированные на решение перспективных масштабных проблем, а также на тактические, которые представляют собой отдельные этапы достижения стратегических целей и могут быть поделены еще на операциональные (текущие задачи) и на оперативные цели (цели годовой перспективы) [6, с. 109].

По уровням цели делятся на три типа:

• миссия — причина существования организации, то, для чего она создана, чем видит своё предназначение;

• цель — желаемый итог деятельности, который можно охарактеризовать качественно и достичь в результате решения определённых задач;

• задача — доведённый до исполнителя и предложенный для исполнения ряд действий с учетом условий ситуации и предполагаемый достижение какого-то практического результата в короткий срок.

Цели должны быть конкретными и измеримыми. Если руководство хочет иметь возможность оценивать ход порученной им работы, оно должно выражать свои цели в конкретными измеримыми формами с четкой базой для последующих решений и поручений. Ориентируя цели по времени, руководитель конкретизирует горизонт планирования, а это мотивирует сотрудников в свою очередь работать продуктивнее, чтобы уложиться в оговоренные сроки. Любая поставленная перед подчинёнными цель должна быть достижима. Если установить цель, превышающую возможности исполнителей и организации из-за недостаточности ресурсов или наличия каких-то внешних или внутренних препятствующих факторов, то результат может стать катастрофическим [7, с.35]. И еще одним важным свойством для целей является взаимная поддержка, потому что множественные цели должны способствовать достижению исполнению других задач и ни в коем случае им в этом не препятствовать.

И заключительным этапом планирование является конкретизация объёма необходимых ресурсов и доведение заданий до исполнителей.

Решением задач по формированию чрезвычайно сложных и тонких сетей новых организационных отношений, обеспечивающих планомерную работу производства и распределения продуктов, занимается организационная деятельность, то есть такая функция управления, как организация. Понятие «организация» может принимать разные смысловые значения в научной литературе. Некоторые воспринимают организацию как нечто, стоящее выше самого понятия «управление», но в этой работе под организацией имеется ввиду именно одна из функций управления. Говоря об организации, мы ведём разговор именно об организационной деятельности, призванной обеспечить выполнение какой-либо программы или создать условия для принятия стратегии и плана [2, с.123]. Главная цель организационной функции — это формирование управляющих и управляемых систем, а также связей и отношений между ними. Организация предоставляет возможности для продуктивной кооперации человеческих и технических ресурсов, при которой их совместная трудовая деятельность достигает максимального результата при минимальных затратах. Этот процесс обусловливает переход от неорганизованной деятельности, или от хаоса, к организованной. Элементы организуемой организационной функцией системы не являются чем-то застывшим и неизменным. Подобно живым существам, они приспосабливаются к вечно меняющемуся миру. Стабильная жизнестойкая система постоянно подвергается различным изменениям. Неизбежным считается переход от старой формы к новой, если организационная система намерена дальше существовать и развиваться. Главной задачей выполняющих функцию организации работников является не допущение того, чтобы система стала неуправляемой и несла производственные потери в процессе видоизменения. Особенность организационной функции, а также её преимущество над остальными функциями управления заключается в том, что она — единственная, которая обеспечивает взаимосвязь и эффективность всех других функций управления. Объективность организационной функции выражена в том, что соединение человеческих и материальных компонентов происходит не случайным образом, а по заранее спланированной стратегии, и подчинено оно законам управления и нацелено на выполнение определённой задачи. Для того, чтобы организационная деятельность функционировала, необходимо наличие специальной информации, которая обязательно должна соответствовать той области деятельности, в которой она будет использоваться. С развитием технологий и производственных мощностей стало необходимым использование в управлении и организационной информации. Имеется ввиду, что организация создает такой механизм интеракции системных компонентов, когда обмен информацией становится уже не самоцелью, а средством принятия управленческих решений и доведения их до исполнителей. В содержание функции организации входят такие виды работ, как образование производственных и формирование управленческих подразделений, обеспечение кооперации структурных элементов организации и решение проблемы связи и взаимоотношений управленческих отделов посредством интеграции в деятельность фирмы определённых нормативов.