Файл: Определение коммерческих связей организации с поставщиками на соответствие их установленным требованиям.docx

1.6 Анализ состояния оперативного учета и контроля выполнения договорных обязательств в «Магнит»

Торговое предприятие «Магнит» ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.

Сопровождение договора осуществляется предприятием и предусматривает проведение следующих мероприятий:

1. проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерию для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете;

2. проверка сроков действия договора, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков договора

3. составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4. своевременное внесение информации о заключенных дополнительных соглашениях к договорам в систему АС ЕРД;

5. осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполнения по договору, составление актов, выставление и получение счетов, счетов-фактур и т.д.;

6. ведение рекламационной и претензионной работы;

7. своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в юридическую службу, службу безопасности и другие заинтересованные подразделения с целью принятия необходимых мер;

8. своевременное внесение в существующие учетные системы, включая АС ЕРД, следующих сведений:

по заключенным договорам, в том числе об исполнении договоров;

о соблюдении контрагентами графика поставки товаров/выполнения работ/оказания услуг;

о сроках фактической оплаты по расходным договорам, особенно в случаях поэтапного исполнения договоров;

о наличии случаев ненадлежащего исполнения контрагентами договорных обязательств и применении заказчиками штрафных санкций;

9. представление сведений по заключенным договорам на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в ОАО "РЖД".

Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель

При исполнении договоров поставки в случае необходимости передачи товара на ответственное хранение на складах после его приемки условия о передаче товара на хранение поставщикам применяются в исключительных случаях и при наличии решения комиссии по управлению финансовыми рисками

---

2 Составление договоров в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ.

2.1 Этапы заключения договоров различных типов

---

1 этап: инициатива заключения договора 

Сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.  

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов. 

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером.

Стандартный перечень документов

-Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.  

-Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты. 

-Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.   

-Копия доверенности на иных лиц.

-Копия лицензии на деятельность.

-Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну. 

-Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.

-Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе формулируются существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно

---

, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

-Финансовые службы.

-Юристы.

-Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.

-Руководитель.

Составление листа согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

1. 
   Обоснование необходимости составления договора. 
   
2. 
   Обоснование выбора контрагента.
   
3. 
   Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
   
4. 
   Срок согласования для каждого подразделения. 
   
5. 
   Пояснительную записку с дополнительной информацией.
   

Лист согласования также должен содержать:

-ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.

-Визу ответственного исполнителя.

-Визы руководителей ответственного исполнителя.

-Вид документа (договор, допсоглашение).

-Список визирующих лиц.

Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора. 

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании. 

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием передается на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру. 

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговариваются сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа. 

---

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента). 

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов. 

Задачи ответственного сотрудника

-Контроль исполнения договора.

-Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.

-Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.

-Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня). 

---