Файл: Применение бизнес-моделей в процессе тактического и ситуационного управления бизнесом.pdf

С.Трухачев, специально для Клерк.Ру

Одна из целей компании – удовлетворение покупателя. Та компания, которая наиболее качественнее, быстрее и дешевле выполнит заказ покупателя, получит существенное конкурентное преимущество на рынке. С другой стороны, ускорение выполнения заказа и снижение себестоимости повышают финансовые показатели внутри компании. Правильное управление заказами выходит на первый план в тактическом управлении компании. Такой подход накладывает определенные требования к системе автоматизации предприятием. Управление заказами есть управление бизнес-процессами компании и, соответственно, грамотный инжиниринг рабочих потоков увеличивает эффективность компании в количественных (финансовых) и качественных (сроки работы) показателях.

Начнем с управления заказами в компании, которая имеет еще и собственное производство.

1. Начало заказа. Появляется на горизонте клиент. Менеджер заносит клиента (если отсутствует) и сам заказ в базу данных. При формировании заказа формируется и потребность в ресурсах для выполнения заказа. Менеджер выставляет клиенту счет или договор. Вне зависимости от того, понадобится ли заказ клиенту, мы уже имеем потребность рынка в товарах, наши возможности по использованию ресурсов, а также некоторый портрет клиента, его потребности, частота обращений и т.д. По заказу планируется управленческие транзакции: получение дохода и возможные расходы на производство и закупки, а также движение денежных средств. Портфель заказов становится основанием для краткосрочного бюджета, а если цикл заказа длительный (например, НИОКР), то и среднесрочного бюджета.

2. Работа по заказу. Клиент соглашается с условиями заказа, менеджер ставит заказ в работу. Часть позиций направляется в производство, часть в закупки, часть есть на складе (резервируется). Теперь каждая позиция заказа начинает жить самостоятельной жизнью и становится задачей ( task , workflow ). Управление задачами это управление нефинансовыми потоками внутри компании, отслеживание выполнения работ, сроков и использования ресурсов.

Большую роль в управлении заказами играют внутренние заказы, заказы от одного исполнителя другому. Так постановка ТМЦ в производство есть внутренний заказ от отдела продаж производственному отделу.

Безусловно, для выполнения заказа потребуется движение денежных средств, чтобы закупить необходимые товарно-материальные ценности, оплатить работу субподрядчикам или заплатить рабочим из аванса покупателя. Но в целом, эти действия является элементами выполнения определенных этапов заказов, а в некоторых случаях вообще не влияют на выполнения заказа: ТМЦ имеются на складе, рабочие получают зарплату за работу в следующем месяце, субподрядчики привязаны к окончанию заказа в целом. Соответственно, определенный этап управления заказом есть поступления материалов, а не их оплата. Хотя, конечно, без денежных средств работа в конце концов встанет.

На этом этапе цель информационной системы управления подсказать менеджеру, что нужно делать. Если один менеджерведет 10 заказов одновременно, а в каждом заказе 10 позиций, то менеджеру фактически приходится вести 100 задач одновременно. Такое количество работы в уме невозможно отследить, поэтому система управления заказами должна фокусировать внимание менеджера на важных моментах. Например, срок производства изделия 7 дней, если через заданное время работа не выполнена, менеджер должен знать об этом или, например, что закупленный товар не поступил в срок на склад.

3. Конец заказа. Если заказ готов или готова часть позиций для частичной отгрузки, менеджер формирует документ реализации, после чего сообщает клиенту, что заказ можно принимать. Если начало работ есть план в управленческом учете, то конец работ есть уже факт управленческого учета и соответственно данные для бухгалтерского учета. На этом этапе главными операциями становятся финансовые потоки и их отражение в управленческом и бухгалтерском учете: реализация и отпуск ТМЦ со склада, движение денежных средств, начислений премий за работу, формирование дебиторской и кредиторской задолженности. На первых двух этапах главную роль играет менеджер, на последнем этапе большая часть ответственности ложится на плано-финансовый отдел и бухгалтерию. После того как позиции готовы к отгрузке, менеджер звонит клиенту, а после его приезда создает документы и отгружает продукцию.

Это современное понимание Торговли и Склада или Управления Торговлей, которое можно представить как Управление Заказами. Что должен видеть менеджер для адекватного принятия решения? Он должен видеть ситуации с заказами: поставить или не поставить заказ в работу, выяснить у клиента нужен ли заказ после выставления счета, определить произведена ли нужная продукция, оповестить клиента о готовности заказа и т.д. Т.е. менеджер становится владельцем процесса, отслеживает все его входы, чтобы на выходе получить готовый заказ. Управляя заказами, он знает, что нужно делать. Торгово-складская система сама определяет его действия: позвонить клиенту, поставить в производство, определить причину задержки заказа.

Хотя часть движений заказа может быть произвольной и хаотичной, большая часть поддается описанию и упорядочиванию, поскольку являются описанием бизнес-процессов внутри компании. Подход к описанию может быть различен, описание может возникнуть в процессе работы менеджеров, а можно подойти с научной точки зрения и пригласить консалтинговую компанию. После того как процессы в компании будут описаны, можно приступать к их оптимизации. Можно перераспределить сроки, некоторые процессы сделать более детальными, некоторые убрать.

Конечной целью внедрения управления заказов является сокращение сроков выполнения заказов и увеличения эффективности работы менеджеров. Кроме того, портфель заказов является основанием для краткосрочного и среднесрочного планирования деятельности компании: планирование доходов, расходов, движения денежных средств. Менеджеры, как ответственные за бизнес-процесс (заказ), следят за эффективностью работы внутренних исполнителей (производственных и финансовых отделов) и внешних исполнителей (поставщиков и субподрядчиков), тем самым увеличивая эффективность исполнителей и в конечном счете эффективность работы самой компании в целом.

Ситуационный подход в бизнесе

Ситуационный подход к управлению является вероятностным подходом, который зависит от случайностей, обстоятельств, в целом от ситуации. Этот подход все более прочно занимает ведущие позиции в разных отраслях, поскольку он позволяет проводить установку связи различных разделов и учений науки, а также связь между практической деятельностью и рекомендациями.

Ситуационный подход в управлении дает возможность диагностировать ситуации с целью решения основных задач, проводить формулировку целей, изучать характеристики и факторы соответствующих ситуаций, влияющих на процесс принятия решений в управлении

Алгоритм принятия решений при ситуационном менеджменте

Решение управленческих задач представляет собой основу работы менеджеров. Из-за роста сложности и динамичности бизнеса принятие сложных решений перестало быть сферой ответственности только менеджеров высшего уровня, теперь с этим в организации сталкиваются менеджеры любых уровней.

В настоящее время имеется множество моделей, пакетов программного обеспечения и аналитических инструментов, которые пытаются свести процесс принятия решений к формулам. Как бы эти теории ни были привлекательны, трудность заключается в том, что реальность более сложна и противоречива, чем она демонстрируется в подобных моделях. За пределами математического подхода оказывается ряд небесспорныхдопущений, например, что принятие решений является всегда одинаковым процессом, в основе которого лежит точная информация, свободная от эмоций и предрассудков, т.е. рациональная. Реальность же заключается в том, что менеджеры принимают решения на основе комбинации интуиции, опыта и анализа. Указанный недостаток устраняет ситуационная теория, которая учитывает влияние неопределенности на принятие решений, называя такие решения ограниченно рациональными. Бовыкин, В.И. Новый менеджмент / В.И. Бовыкин. - М.: 2006. - C. 85.

Таким образом, мир бизнеса, испытывающий в настоящее время стремительные перемены, для повышения эффективности управления заинтересован сегодня в разработке и совершенствовании не столько математических подходов к процессу принятия решений, сколько в прикладных ситуационных инструментах менеджмента. Такие инструменты, приводящие в действие все связи организационной структуры в зависимости от изменений, происходящих во внешней и внутренней среде фирмы, и обеспечивающие ограниченно рациональное решение управленческих задач каждым менеджером, а, следовательно, подразделениями и организацией в целом, будут пользоваться возрастающим спросом.

Алгоритм принятия решений при ситуационном менеджменте может включать следующие операции:

· обнаружение (контроль) проблемы;

· сбор информации о ситуации;

анализ информации о ситуации;

диагностика проблемы и ситуации, в которой ее предстоит решить;

определение целей управления ситуацией при решении проблемы;

разработка критерия оценки эффективности решения;

генерация перечня возможных управляющих воздействий по отношению к подсистеме - источнику проблемы;

прогнозирование последствий этих воздействий для ситуации

верификация и оценка вариантов решений;

· принятие, оформление, доведение до исполнителей, исполнение, контроль выполнения решений. Виханский, О.С. Стратегическое управление / О.С. Виханский

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией, поэтому в состав алгоритма принятия решений включаются этапы сбора и анализа информации о ситуации, определения целей управления ситуацией при решении проблемы, а также прогнозирование последствий управляющих воздействий для ситуации.

Ситуационный подход в менеджменте

Ситуационный подход в менеджменте

Модель ситуационного лидерства (contingencytheoryofleadership) американского психолога Фред Эдварда Фидлера (Fiedler, F.) 

Еще одна ситуационная модель «путь – цель», разработанная Т. Митчеллом и Р. Хаусом. Согласно данной модели, руководитель побуждает подчиненных к достижению цели организации через воздействие на путь достижения этих целей.
 

Ситуационная модель лидерства, разработанная Полом Херси и Кеннетом Бланшаром основана на убеждении, что не существует единственного, самого лучшего стиля управления. Лучший стиль руководства будет определяться задачей, которую необходимо выполнить, а также составом команды, выполняющей эту задачу.

Ситуативное управление (более распространенное название — ситуационное) управление.

Ситуационное управление — это стиль управления кобры (поединок мангуста и кобры у Редьярда Киплинга)

В простонародье есть расхожая фраза "...будут проблемы - будем решать". Это девиз, я бы даже сказал гимн, ситуационщиков(сторонников ситуационного управления). По-другому, ситуационное управление — это тактико-оперативное управление процессами/событиями. Принятие управленческих решений в рамках ситуационной парадигмы, т.е. опираясь только на очевидное.

В чем минус ситуационного управления - решение принятые в рамках такого подхода (управленческой парадигмы) часто обходится дороже, чем решение придуманные в рамках стратегического подхода

Одним из интеесных методов/инстурментов в ситуационном менеджменте явялется словесная формула Цицерона: «кто? -что? -где? -чем? -зачем? -как? -когда?»

Данная формулу хорошо сравнивать с печально знаменитым методом СМАРТ (smart)...стоит отметить простота, нанглядность метода Цицерона перед методом smart.

Заключение

Современные представления об управлении организациями вобрали в себя опыт западной практики. В настоящее время самым продуктивным считается так называемый тактическое и ситуационное управление, вобравший в себя все положительное из достигнутого менеджментом. Суть его проста - все в организации определяется конкретной ситуацией: методы управления, цели и средства, стиль работы. Эти подходы не отвергает ничего, что было сделано ранее, в частности, идеи пирамидального построения организаций, приказные методы управления, жесткое закрепление функций и т.д. Не существует плохих или хороших методов управления, существует лишь соответствие или несоответствие метода конкретной ситуации.

В данной работе были рассмотрены вопросы по практической ценности ситуационного подхода к исследованию, основные принципы управления. Рассмотрены преимущества и трудности использования ситуационного подхода в практике исследования. Работая в современном мире, организация должна постоянно приводить свою структуру в соответствие с требованиями сложной и разнообразной внешней средой. Подсистемы каждой организации формируют структуры, обусловленные определенностью внешних условий, с которыми им приходилось сталкиваться. И отсюда, центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, которые оказывают влияние на организацию в данное время.