Файл: Эффективная проектная команда (Теоретические аспекты формирования и развития эффективных проектных команд).pdf

Введение

Актуальность исследования.

В современном менеджменте эффективность развития организации связана с повышением важности управления проектной деятельностью, главной целью которого является достижение стабильности организации, повышение результатов ее деятельности.

Независимо от своего развития компании представляют собой весьма сложные многосубъектные и полиструктурные системы. Зачастую их роль не сводится только к развитию и совершенствованию социально-экономического пространства, но и экологического, социального, политического. Вопрос формирования групп, деятельность которых направлена на реализацию проектов, в этой связи, становится одним из приоритетов для любой организационной структуры, что и объясняет социальную значимость изучаемой нами проблемы.

Степень изученности проблемы.

В научной литературе анализ содержания понятия «проект» и особенности процесса управления проектами в организации глубоко изучены в работах К.В, Болдина, В.Я. Воропаева, К.В. Гонтаревой, М.Н. Гришиной, А.П. Ивасенко, А.С. Козлова, А.В, Полковникова, Н.М. Филимоновой и др.

Как показал анализ литературы, вопросы построения проектной команды как условия эффективной реализации проекта, является практически не изученным, а отдельные аспекты рассматриваются в работах М.Л. Разу, Ю.И. Попова, А.С. Товба и некоторых других авторов, что и определяет научную актуальность изучаемого нами вопроса.

Таким образом, проблема исследования заключается в том, что, несмотря, на актуальность и достаточную изученность различных аспектов управления проектной деятельностью в организациях, можно отметить недостаточную изученность вопроса об особенностях формирования эффективной проектной команды в организации.

Объект исследования – управление проектной деятельностью в организации.

Предмет исследования – управление эффективной командой проекта.

Цель исследования – изучение особенностей формирования эффективных проектных команд.

Гипотеза исследования - низкий уровень групповой сплоченности участников проекта снижает эффективность их работы.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть теоретические аспекты формирования и развития эффективных проектных команд.

2. Практически изучить эффективность проектной команды (на примере Совета молодых дипломатов МИД РФ).

3. Разработать рекомендации к формированию эффективной проектной команды Совета молодых дипломатов МИД РФ.

Методы исследования: библиографический метод, экономический анализ деятельности организации, методы логического, системного, сравнительного анализа, комплексного подхода, тестирование, экспертный метод.

Практическая значимость исследования заключается в том, что его теоретические и практические результаты могут быть использованы в работе организаций, а также специалистами в сфере управления проектами и педагогами высших учебных заведений при разработке программ по предмету «Управление проектами».

Глава 1. Теоретические аспекты формирования и развития эффективных проектных команд

1.1. Понятие «проект» и особенности процесса управления проектами в организации

Термин «проект» в настоящее время широко используется в современной научной и практической деятельности. Однако следует отметить, что имеет место многосложность понятий, вкладываемых в него. В одном случае под ним понимается определенная сфера управленческой деятельности - проектный менеджмент, в других - как продукт социальной или производственной деятельности, структурное подразделение и т. д. Это обусловлено тем, что проекты реализуются в рамках разнообразных видов деятельности: экономике, научных исследованиях, политике, технике, культуре, средствах массовой информации, строительстве и др.

В практической деятельности используются и в литературных источниках приводятся следующие варианты понятия проект^[1]:

- проект как представление о совокупности технической документации по созданию каких-либо конструкций или сооружений, нормативных организационно-технологических документов;

- проект как набросок, черновая версия, вариант чего-то: предварительные документы решения, приказа, бизнес-плана;

- проект как созданное и постоянно работающее направление бизнеса, подразделение компании, передача на телевидении;

- проект как ограниченное во времени и ресурсах целенаправленное изменение отдельной системы.

Понятие «проект» будет рассмотрено нами как объект управления, т. е. совокупность действий по целенаправленному изменению отдельной системы в рамках имеющихся ограничений, это ключевое понятие современной науки проектного управления динамическими системами.

Термином «проект» мы будем описывать совокупность действий, направленных на создание новых технологий и техники, строительство объектов промышленного, транспортного и жилого назначения, проведение международного конгресса, постановку зрелищного мероприятия, конверсию оборонного предприятия и др. Реализация большинства проектов зачастую осуществляется в условиях динамически изменяющейся среды предприятий и организаций, определяемых нами как социально- экономические системы^[2].

Для проекта характерно:

- отсутствие повторяемости, постоянного алгоритма действий;

- уникальность продукта, результата;

- наличие постоянных изменений;

- наличие альтернативных решений;

- ограниченность в сроках и ресурсах;

- состояние неопределенности;

- динамизм окружающей среды:

- необходимость четкой координации действий^[3].

Необходимость реализации проектов как инструментов инновационной и инвестиционной деятельности была осознана во всем мире ко второй половине XX в. Были создана институт проект-менеджмента (PMI) США и международная ассоциация управлениями проектов (IPMA), взявшие на себя функции стандартизации и координации методологических аспектов управления проектами. В литературных источниках, национальных подразделениях (IPMA) трактовка термина проект, понимаемого как объект управления, весьма разнообразна^[4]:

1. Толковый словарь Вебстера: «Проект (от лат. projectus - брошенный вперед; англ. - project) - это что-либо, что задумывается или планируется, большое предприятие»^[5].

2. DIN 69901, Германия: «Проект - это предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например: задание цели; временные, финансовые, людские и другие ограничения; разграничения от других намерений; специфическая для проекта организация его осуществления»^[6].

3. Ж. Ф. Фельдман (Высшая коммерческая школа, Гренобль, Франция) «Проект — последовательность взаимозависимых действий, требующих вовлечение нескольких участников; проект должен быть разовым (уникальным во времени); он должен иметь общую цель, которая может быть описана как сознательное изменение сложившееся ситуации»^[7].

4. А. Поулименакоу (Школа экономики и политологии, Лондон, Великобритания) «Проект - единственное в своем роде четко определенное усилие, направленное на получение определенных результатов в многофункциональном окружении в течение установленного срока и по установленной цене с привлечением группы людей, обладающих разносторонними навыками и знаниями, которые работают под специальным руководством»^[8].

5. В.И. Воропаев «Проект - ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями:

- к качеству результата;

- возможным рамкам расхода ресурсов и средств;

- специфической организационной структуре реализации»^[9].

Приведенные формулировки понятия проект, в основном отражают его особенности как объекта управления и позволяют сформулировать признаки, его определяющие:

- наличие цели, ограниченной сроком ее достижения;

- результат проекта - изменение системы;

- системный подход к реализации;

- ограниченность ресурсов;

- наличие бюджета;

- комплексность решения вопросов по достижению поставленной цели;

- разграниченность от других намерений;

- уникальность;

- динамичная среда реализации и связанная с ней необходимость отслеживания изменений в проекте;

- специфическая организационная структура проектной команды;

- координация разнообразных действий по достижении поставленной цели^[10].

Следует отметить, что наиболее существенные признаки этого комплекса представлены в определении проект, сформулированном президентом российской ассоциации управления проектами В.И. Воропаевым.

Проекты различаются по сфере применения, структуре, масштабу, длительности, составу участников, степени сложности, результату предметной области. Классификация проектов, предложенная В.И. Воропаевым, М. В. Шейнбегом, предусматривает подразделение их на классы, виды, типы. По составу и структуре проекты подразделяют на классы: монопроекты, мультипроекты, мегапроекты.

Монопроект — проект, реализуемый в одной организации и финансируемый из одного источника. Мультипроект - совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых проектов и программ, реализуемых на предприятии, организационной системе. Мегапроект — целевая программа развития отрасли, региона, страны, включающая мульти и монопроекты^[11].

По сфере деятельности проекты классифицируются по типам: социальные, экономические, организационные, технические, смешанные.

По характеру предметной области проекты подразделяются на виды: учебно-образовательные, исследования и развития, инновационные, инвестиционные, комбинированные.

Проекты, перечисленные в рассмотренной классификации, ранжируются по срокам реализации: краткосрочные - до 2 лет; среднесрочные 3-5 лет; долгосрочные — более 5 лет.

Приведенная классификация впоследствии была дополнена элементами уровня, сложности, требований способа обеспечения, национальной принадлежности, характера целевой задачи проекта, причины возникновения и др.^[12]

Каждый проект от возникновения идеи до полного завершения проходит ряд последовательных фаз, полный состав которых определяет жизненный цикл проекта. В свою очередь, фазы подразделяются на стадии, стадии - на этапы. Принципиальная структура жизненного цикла проекта охватывает следующие фазы: концепцию, планирование и разработку, осуществление, завершение. В зависимости от специфики проекта количество и содержание работ по каждой фазе реализации может быть различным, но в основном содержание каждой фазы:

- концептуальной фазы: 1) постановка целей и определение основных требований к проекту, 2) инициация работ по проекту, 3) проектный анализ реализуемости, 4) анализ рисков и возможных изменений, 5) сравнение альтернатив, 6) назначение руководителя проекта и формирование команды, 7) представление предложений их экспертиза и утверждение;

- фазы планирования и разработки: 1) планирование, 2) проектирование, 3) формирование бюджета, 4) заключение контрактов;

- фазы реализации: 1) организация и планирование работ по проекту, 2) материально-техническое обеспечение объекта, 3) подготовка производства и осуществление работ по проекту, 4) координация работ, оперативный контроль и регулирование хода реализации проекта, 5) управление изменениями^[13];

- фазы завершения проекта: 1) комплексные испытания, 2) подготовка рабочей документации к сдаче проекта, 3) сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание, 4) разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту, 5) реализация оставшихся ресурсов, 6) оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов, 7) накопление данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития, 8) расформирование команды проекта.

Вторую и частично третью фазы принято называть «фазами системного проектирования проекта», а две последние - «фазами реализации».