Файл: Технология работы по организации отдыха и развлечений в гостинице (на примере гостиницы «Репинская (п. Репино, г. Санкт-Петербург)).pdf

2.2. Характеристика Службы развлечений гостиницы «Репинская»

Служба развлечений является службой, за которой в организационно-управленческой структуре (ОС) гостинице «Репинская» закреплена ответственность за организацию отдыха и развлечений. Полностью (схематично) ОС гостиницы «Репинская» представлена рис. 1. Она является линейно-функциональной. Основные достоинства указанной ОС, обуславливающие целесообразность её использования в управлении гостиницей (в т.ч. и гостиницей «Репинская»), состоят в том, что она обеспечивает:

• относительно рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей при исполнении деловых процессов в гостинице;
• привлечение в функциональные службы гостиницы высококвалифицированных специалистов по соответствующим функциям, профессиональное решение этими специалистами задач таких функциональных служб;
• повышение качества принимаемых управленческих решений.

При этом такая ОС имеет и следующие основные недостатки:

• возрастание количества и сложности деловых связей между функциональными службами гостиницы;
• возможность появления разногласий между линейными и функциональными службами;
• удлинение процесса выработки управленческих решений, недостаточная оперативность принятия и реализации этих решений;
• определенный отрыв сотрудников функциональных служб от непосредственной деятельности по оказанию гостиничных услуг [18].

Генеральный директор

Секретарь

Служба SPA-услуг

Ресторанная служба

Служба развлечений

Служба обслуживания номерного фонда

Служба приема и размещения

Служба бронирования

Менеджер по закупкам

Менеджер по кадрам

Бухгалтер

Инженерно-техническая служба

Служба безопасности

Менеджеры

Сотрудники

Сотрудники

Аниматоры

Сотрудники

Сотрудники

Сотрудники

Администраторы

Рисунок 1. Организационно-управленческая структура гостиницы «Репинская»

Основные функции Службы развлечений гостиницы «Репинская» заключаются в разработке, организации и проведении анимационных (развлекательных) мероприятий для постояльцев гостиницы (в основном для детей).

Штатная структура Службы развлечений гостиницы «Репинская» является минимально допустимой. В неё входят Руководитель Службы и 2 аниматора. Минимальная допустимость штатной структуры Службы развлечений гостиницы «Репинская» обусловлена необходимостью минимизации расходов на содержание рассматриваемой Службы в условиях:

• относительно небольшой вместимости гостиницы (величина её номерного фонда составляет 120 ед.) и
• резкого изменения загрузки этого фонда в течении недели, а также в течении года (максимально полная в дни школьных каникул и длинных праздников и минимальная в остальное время года).

Резкие колебания загрузки номерного фонда гостиницы в течение года обуславливают разную потребность в количестве сотрудников Службы развлечений в течение недели, а также в течении года. Удовлетворение периодически возрастающей потребности в сотрудниках Службы обеспечивается за счет привлечения к работе в соответствующие периоды времени внештатных сотрудников – лиц, имеющих опыт анимационной работы с детьми, контактные данные которых имеются у Руководителя Службы развлечений.

Руководитель Службы развлечений гостиницы «Репинская» выполняет следующие наиболее важные функции:

• разрабатывает и уточняет полугодовой, ежемесячный и еженедельный планы проведения развлекательных мероприятий в гостинице ; распределяет между аниматорами ответственность за проведение отмеченных мероприятий;
• подготавливает и обеспечивает реализацию крупных, наиболее массовых развлекательных мероприятий;
• согласовывает с бухгалтером сметы расходов на проведение указанных мероприятий; расходует эти средства в соответствии с их целевым назначением; представляет бухгалтеру финансовые документы (счета), подтверждающие расходование отмеченных средств;
• привлекает при необходимости внештатных сотрудников для проведения развлекательных мероприятий в периоды максимальной загрузки номерного фонда гостиницы, а также лиц, приглашаемых для проведения конкретных мероприятий;
• контролирует и анализирует проведение аниматорами развлекательных мероприятий; дает им рекомендации по улучшению проведения мероприятий;
• обеспечивает решение проблем, связанных с проведением развлекательных мероприятий.

Аниматоры Службы развлечений гостиницы «Репинская» выполняют следующие наиболее важные функции:

• планируют, организуют и проводят конкретные развлекательные мероприятия в гостинице, за реализацию которых они определены ответственными;
• подготавливает, распечатывает и развешивает информационные листы о проводимых развлекательных мероприятиях на очередной день; проводит оповещение о них по местной радиосети;
• обеспечивает соблюдение порядка и безопасности гостей при проведении проводимых мероприятий.

Ограниченная численность штатных аниматоров Службы развлечений является одной из причин того, что они являются достаточно многосторонне подготовленными, работают с высокой самоотдачей, демонстрируют способность взаимно заменять друг друга.

Помещения, используемые Службой развлечений гостиницы для проведения своих мероприятий, главным образом, имеют иное функциональное назначение. Таковыми являются Главный холл, Белый зал (который изначально позиционируется как конференц-зал / банкетный зал), зал «Капучино» (который также позиционируется как конференц-зал) [18,19], Детская комната.

Это вынуждает проводить такие мероприятие, как мастер-классы, в Главном холе, осуществлять в Белом зале показ мультфильмов и художественных фильмов, устраивать там детскую дискотеку.

Данное обстоятельство ухудшает условия и, соответственно, эффективность проведения мастер-классов, а также может создавать сложности с проведением мероприятий, осуществляемых на регулярной основе, при использовании Белого зала, зала «Капучино» по их основному назначению.

Целесообразно, перенести проведение мастер-классов из Главного холла в отдельное помещение, определить резервные помещения для показа мультфильмов и художественных фильмов, а также для проведения др. мероприятий при использовании конференц-залов гостиницы по их основному назначению и заблаговременно оповещать Службу развлечений о времени использования конференц-залов по их основному профилю.

Основными гостями гостиницы «Репинская» являются семейные пары - жители г. Санкт-Петербург в возрасте 30 – 45 лет преимущественно славянской национальности с уровнем доходов несколько выше среднего. Преобладающая часть из них приезжает с ребенком, как правило, дошкольного, младшего или среднего школьного возраста. На этих детей и ориентируется в своей работе Служба развлечений гостиницы.

Детские развлекательные мероприятия в гостинице в целом проводятся хорошо и получают положительные отзывы постояльцев гостиницы.

При этом в организации развлекательных мероприятий в гостинице имеются серьёзные недостатки.

Они заключаются:

• в практическом отсутствии мероприятий развлекательного характера в дневное время по будням (во внеканикулярный период);
• в практическом отсутствии развлекательных мероприятий, которые ориентированы на взрослых;
• в отсутствии дифференциации проводимых мероприятий по возрастным группам детей.

Целесообразно скорректировать состав проводимых развлекательных мероприятий в гостинице с тем, чтобы охватить им указанные возрастные группы гостей, а также обеспечить проведение определенных развлекательных мероприятий по будням.

Занять должность аниматора в гостинице «Репинская» по факту можно b без наличия профильного среднего специального и высшего образования. При этом все же желательно иметь свидетельство об окончании курсов по аниматорству. Желательно иметь опыт работы аниматором и подтвердить его фотографиями, свидетельствующими об участии в анимационных мероприятиях. Однако на эту должность могут взять и без наличия такого опыта.

Для получения должности аниматора в гостинице «Репинская» важно показать наличие таких качеств, необходимых для успешного проведения анимационных мероприятий, как умение найти и поддерживать доброжелательный контакт с детской аудиторией, умение увлечь её, способность быстро находить достойный выход из сложных ситуаций, умение танцевать, петь, организовывать и играть в различные подвижные игры, работа с полной самоотдачей, хорошая физическая и психологическая выносливость, быть в возрасте от 18 до 30 лет.

К аниматору в гостинице «Репинская» предъявляются следующие наиболее важные требования квалификационного характера:

• умение организовывать подвижные игры, конкурсы, утренние зарядки, танцы на дискотеках и другие основные виды развлекательных мероприятий, пользующиеся популярностью у гостей гостиницы;
  • умение разрабатывать и реализовывать сценарии развлекательных мероприятий, в т.ч. приуроченные к основным официальным и неформальным праздникам и др.

К нему также предъявляются следующие основные требования, касающиеся его внешнего вида:

• выглядеть в повседневной одежде подтянуто и аккуратно;
• органично выглядеть в аниматорских костюмах при проведении развлекательных мероприятий.

Штатные аниматоры и Руководитель Службы развлечений гостиницы «Репинская» в целом отвечают таким требованиям.

2.3. Технология организации отдыха и развлечения, включая формы такой деятельности, в гостинице «Репинская»

Технологический процесс организации отдыха и развлечения в гостинице «Репинская» включает следующие действия:

• планирование развлекательных мероприятий;
• подготовка к проведению конкретного развлекательного мероприятия;
• оповещение гостей о проведении мероприятия;
• сбор гостей на мероприятие;
• проведение соответствующего мероприятия;
• анализ итогов проведенного мероприятия.

Схематично они приведены на рисунке (схеме) 2.

оповещение гостей о проведении мероприятия

подготовка к проведению конкретного мероприятия

сбор гостей на мероприятие

Планирование развлекательных мероприятий

проведение соответствующего мероприятия

анализ итогов проведенного мероприятия

Рисунок 2. Схема технологического процесса организации отдыха и развлечения в гостинице «Репинская»

А) Планирование развлекательных мероприятий в гостинице «Репинская» осуществляется следующим образом.

В гостинице имеется стандартизированный набор развлекательных мероприятий (форм организации отдыха и развлечений), проводимых на регулярной основе в уикенд. Он таков:

• Пятница: а) творческая мастерская (мастер-класс) (19:00); б) сказка на ночь (художественное чтение) (20.30);
• Суббота: а) утренняя зарядка (10.30); б) уличные (подвижные) игры (11:00); в) мультфильм на большом экране (13:00); г) настольные игры либо уличные (подвижные) игры (15:00); д) творческая мастерская (мастер-класс) (17:00); е) детская дискотека (20:00);
• сказка на ночь (художественное чтение) (21:30);
• Воскресенье: а) уличные (подвижные) игры (12:00); б) творческая мастерская (мастер-класс) (13:30).

Планирование развлекательных мероприятий в гостинице «Репинская» осуществляется посредством экстраполирования набора указанных мероприятий (форм) на каждую следующую непраздничную (неканикулярную) неделю.

Планирование рассматриваемых мероприятий на праздничный (каникулярный) период осуществляется путем:

• взятия за основу перечня мероприятий, проводимых в субботу (как наиболее загруженный ими день) и
• экстраполирования их на последующие дни праздничного (каникулярного периода.

При этом некоторые из отмеченных выше мероприятий могут быть при необходимости заменены на другие.

Следует отметить, что состав приведенных выше мероприятий (форм), используемых в гостинице «Репинская», относительно ограничен. Он включает следующие мероприятия (формы): а) игры (преимущественно уличные (подвижные), а также настольные); б) дискотеки; в) утренняя гимнастика; г) мастер-классы (творческие мастерские); д) показ мультфильмов; е) сказки на ночь (художественное чтение). Подавляющая часть этих мероприятий (форм) широко используется во многих других гостиницах и средствах размещения.