Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Виды коммуникационных структур).pdf

2.3. Барьеры на пути организационных коммуникаций

Помимо знания барьеров в межличностной коммуникации необходимо иметь представление о преградах в организационной коммуникации. В целом причиной возникновения этих барьеров является необходимость передачи информации от одного уровня к другому. В результате фильтрации на каждом уровне суть сообщения может измениться до неузнаваемости.

- Искажение сообщений

В процессе передачи информации внутри организации смысл сообщения почти всегда несколько искажается по ряду причин. Иногда сообщения искажаются ненамеренно в связи с барьерами в межличностных коммуникациях. Порой информация искажается сознательно, когда один из отправителей несогласен с содержанием сообщения.

Одной из причин искажения смысла сообщений при их перемещении между различными уровнями или отделами является фильтрация.^[28] При фильтрации информация суммируется и обобщается с целью ускорения процесса информационного обмена. Помимо этого, при передаче сообщения отправители отсекают информацию, которая, по их мнению, не касается получателя. В результате, пройдя цепочку отправителей, сообщение порой принимает совершенно иной смысл.

Информация, передаваемая путем вертикальных коммуникаций, искажается из-за разницы в статусе. Как правило, подчиненные с большей охотой передают начальникам позитивную информацию, опасаясь их неодобрения.

- Пробелы в сообщениях

Стирание аспектов послания является по сути разновидностью искажения информации. Оно может быть последствием того, что реципиент не способен воспринять смысл сообщения целиком и улавливает только его отдельные части. К пробелам в сообщениях также приводит стремление отправителя сократить детали сообщения, оставив лишь основной смысл. При этом отправитель зачастую избавляется не только от подробностей, но и от важных элементов сообщения. Поэтому в случае намеренных пробелов жизненно важно знать критерии пропуска информации.

- Коммуникационные перегрузки

Нередко препятствием для правильного восприятия информации становятся коммуникационные перегрузки. Переизбыток информации мешает менеджерам эффективно и своевременно реагировать на поступающие сообщения. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и отвечать на более важные, по его мнению, вопросы. Нетрудно предположить, что разделение сообщений на более и менее важные основывается главным образом на его субъективном мнении, которое не всегда совпадает с мнением других участников коммуникационного процесса.

- Плохая организационная структура

Под организационной структурой принято понимать совокупность взаимосвязей между уровнями управления и функциональными областями, которые обеспечивают функционирование и развитие организации как единого целого.^[29] В организации с большим количеством уровней управления степень искажения передаваемой информации выше, так как на каждом уровне информация видоизменяется.

- Препятствия, связанные с физическими и психологическими факторами

Неотъемлемым аспектом межличностного общения, который необходимо принимать во внимание, является физическое и психическое состояние собеседников. Усталость, рассеянность, слабая память, равно как и импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, могут негативно сказаться на эффективности информационного обмена.^[30]

Кроме того, к возникновению коммуникационных барьеров может привести неправильное составление и использование комитетов и рабочих групп. Наконец, проблемы в коммуникации зачастую связаны с конфликтами между разными отделами организации.

Сосновская А.М. выделяет следующие типы барьеров в коммуникациях: понимания, социально-культурных различий, отношений и установок.

Барьеры понимания подразделяются на фонетические (дефекты речи и дикции, монотонная или быстрая речь, использование слов-паразитов); семантические (использование профессиональной лексики, диалекта, многозначность слов); логические (различия в логиках партнеров: взрослая/детская); стилистические (несоответствие стиля речи отправителя ситуации).

Среди барьеров социально-культурных различий выделяют социально-демографические (различия в таких аспектах, как пол, возраст, образование, профессия); социально-психологические (особенности характера, темперамента, способности, психологические комплексы).

Под барьерами отношений понимаются перцептивные барьеры – препятствия психологического характера на пути адекватного восприятия коммуникативного партнера.

Наконец, примером барьеров установок может служить барьер отрицательных ожиданий – реципиент не может адекватно воспринимать коммуникатора при наличии отрицательных эмоций.^[31]

Таким образом, все помехи можно разделить на три группы:

1. Объективные информационные барьеры, не зависящие от человека;
2. Субъективные информационные барьеры, создаваемые отправителем информации;
3. Субъективные информационные барьеры, возникающие по вине получателя информации.

Современные исследователи выделяют более десятка информационных барьеров, самыми значимыми из которых являются:

1. Бюрократический – обусловлен сложной разветвленной структурой системы управления организаций, которая замедляет процесс передачи информации. При нежелании делиться информацией ее относят к служебной, секретной, создают искусственные препятствия для ее прохождения. В реальности же информационная закрытость приносит гораздо большие потери, чем утечка информации;
2. Временной – возникает в связи с разделением получателя и отправителя сообщения во времени;
3. Государственно-политический – причиной являются отличающиеся информационно-документационные процессы в разных государствах;
4. Идеологический – возникает между индивидуумами и разными социальными группами ввиду различия взглядов и мировоззрений. Может стать причиной острых социальных конфликтов;
5. Географический – причиной является удаленность источника информации от ее получателя в пространстве;
6. Психологический – обусловлен психофизическими возможностями, психологическим состоянием и особенностями характера человека;
7. Режимный – подразумевает ограниченный доступ к документированной информации конфиденциального характера;
8. Семантический – обусловлен разным толкованием одних и тех же слов, терминов и символов разными людьми. Причинами являются многозначность слов, различие «смысловых полей» у разных людей, использование диалекта, жаргона, профессиональной лексики;
9. Технический – вызван нехваткой или несовместимостью используемых технических средств;
10. Языковой – обусловлен слабым знанием языка коммуникации.

Также выделяют барьеры широты и барьеры глубины.

Барьеры глубины обусловлены недостаточными знаниями получателя информации в сфере коммуникации.

Барьеры широты, напротив, связаны со слишком узконаправленной компетенцией коммуниканта, который не способен воспринимать информацию более широкого, общего характера.^[32]

Как мы видим, успех коммуникации во многом зависит от наличия или отсутствия в процессе общения коммуникативных барьеров. В случае наличия барьеров информация теряется или искажается, что препятствует достижению коммуникативных целей. У барьеров в коммуникациях могут быть причины различного характера: психологического, социального, перцептивного. Барьеры играют важную роль в функционировании любой организации. Если их будет слишком много, это отрицательным образом скажется на эффективности деятельности организации. Необходимо не только иметь представление о возможных барьерах, но и знать, как избежать и преодолеть их. Только тогда поставленные коммуникативные цели окажутся достижимыми.

3.Устранение проблем в коммуникации

Существует множество методик, направленных на повышение эффективности коммуникативного процесса. Каждая из них борется с определенным кругом проблем. Основными препятствиями на пути к информационному обмену являются помехи, барьеры, конфликты и ошибки.

3.1.Способы преодоления помех и барьеров

Повышение эффективности коммуникации напрямую связано с преодолением барьеров. В настоящее время многие барьеры удается успешно преодолевать с помощью информационных технологий. К примеру, пространственные барьеры успешно нивелируются с помощью сети Интернет, семантические удается преодолевать путем создания словарей и унификации системы терминов и обозначений, языковые – с помощью создания компьютерных программ для перевода текстов на различные языки и внедрения программ подготовки и переподготовки в образовательных заведениях.

Однако, стоит помнить о том, что не все коммуникативные барьеры преодолимы. В частности, на данный момент не найдено решения для проблемы информационной перегрузки. Человеческий мозг способен перерабатывать потоки информации, не превышающие 100 бит/с. При превышении этого ограничения эффективность восприятия снижается вплоть до прекращения.

К методам преодоления информационных барьеров относится создание информационной культуры в организации. Под информационной культурой понимается свободная ориентация в информационной среде. Это совокупность знаний, умений и навыков, которые позволяют найти и использовать необходимые сведения вне зависимости от их месторасположения.^[33]

Помимо этого, целый ряд факторов помогает преодолеть информационные барьеры и повысить эффективность коммуникации:

- краткость, ясность, однозначность информации;

- контроль над содержанием сообщения, его передачей и приемом;

- регулирование процессов обработки информации;

- обеспечение доступности необходимых данных;

- единообразие основных характеристик процессов информационного обмена.^[34]

Конфликты как форма разрешения противоречий неизбежны. Избегать стоит лишь деструктивных конфликтов, поскольку они разрушают ресурсы вместо того, чтобы использовать их оптимально.

Одной из причин снижения эффективности коммуникаций является несовершенство организационной системы, точнее ее несоответствие задачам. Каждый тип организации может быть эффективным, только если в нем используются соответствующие формы коммуникации и управления.

Для того, чтобы межличностное общение было эффективным, необходимо учитывать множество различных аспектов: доверие, ожидания, статус, совместимость. Говоря о нисходящих коммуникациях, важно учитывать выполняемые ими функции: постановка задач, обеспечение информацией о выполняемой работе, информирование подчиненных о качестве проделанной ими работы.

Эффективность нисходящей коммуникации можно повысить, учитывая следующие закономерности:

1. Человек более открыт для сообщений, которые не идут в разрез с его убеждениями;
2. При декодировании информации человек склонен видеть то, что лежит на поверхности, а не искать глубинный смысл;
3. Человеку легче принять сообщение, не поддающееся рациональной логике, чем противоречащее его установкам;
4. Изменения в окружающей среде делают человека более открытым к новой информации;
5. Контекст оказывает сильное влияние на коммуникацию. Одно и то же сообщение может показаться уместным в одной ситуации, и несообразным в другой;
6. Сообщения, которые отвечают интересам человека, воспринимаются легче, чем те, которые не удовлетворяют его интересы. ^[35]

Некоторые крупные компании публикуют ежемесячные издания, в которых содержатся сведения для персонала. В частности, в них могут обсуждаться проблемы здравоохранения, актуальные цели, основные события из жизни компании. Альтернативным средством распространения информации являются видеозаписи, которые имеют аналогичное содержание. У каждого из этих способов есть свои преимущества: печатные издания позволяют опубликовать большой объем фактических данных, в то время как видеозапись демонстрирует не только сухие факты, но и позволяет подчиненным составить представление о стиле руководства.^[36]

Особенностью восходящей коммуникации является отсутствие в ней директивности. Ее функция заключается в информировании руководства о том, что происходит в кругах подчиненных. Поэтому необходимым условием успешной восходящей коммуникации является свободный подход, подразумевающие вовлеченность подчиненных в процесс управления.

Существуют следующие способы повышения эффективности восходящих коммуникаций: