Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Виды коммуникационных структур).pdf

Введение

Настоящая работа посвящена рассмотрению роли коммуникации в современных организациях, анализу ее проблем и их возможных решений. Проблемой управления коммуникациями внутри организации, а также между организацией и ее средой, занимается такая дисциплина, как коммуникационный менеджмент.

Как известно, эффективные коммуникации являются основным условием успешного достижения целей, поставленных перед организацией.

Ряд мировых и отечественных исследований занимался проблемами теории, истории и психологии коммуникации (М.М. Бахтин, И.П. Яковлев, Р.Т. Крейг, Ф.И. Шарков и др.). При этом экономический аспект коммуникаций и их роль в повышении конкурентоспособности зачастую упускались из виду.

Цель настоящей работы заключается в том, чтобы привлечь внимание к понятию эффективности коммуникативного процесса, рассказать о его трудностях и способах их преодоления.

Для того, чтобы цель работы была достигнута, предстоит выполнить следующие задачи:

- Дать определение понятию коммуникаций в контексте организаций;

- Выявить особенности и основные элементы коммуникаций, перечислить этапы коммуникативного процесса, обозначить критерии эффективности коммуникаций;

- Обозначить наиболее значимые помехи и препятствия на пути информационного обмена;

- Систематизировать методы повышения эффективности коммуникативного процесса.

Актуальность настоящей работы состоит в том, что коммуникативный процесс пронизывает все сферы организационной деятельности, открывая все новые возможности передачи информации по мере развития технологий. Коммуникация осуществляет такие важные функции, как обмен информацией, координация деятельности и решение проблем. Эффективный информационный обмен является непременным условием успеха организации.

Настоящая работа состоит из трех глав. В первой главе дается определение коммуникаций, приводятся их аспекты, функции и цели, перечисляются основные элементы и этапы.

Поскольку предметом исследования являются проблемы коммуникативного процесса, вторая глава занимается перечислением проблем и поиском их причин.

Наконец, в третьей главе предлагаются методы преодоления информационных барьеров и способы повышения эффективности коммуникации, которые могут быть применены в современных организациях.

1.Понятие коммуникаций в менеджменте

Слово коммуникация имеет множество значений и используется в различных сферах деятельности. Без коммуникации невозможно представить себе какую-либо организованную деятельность. Сложно переоценить важность коммуникации в менеджменте. Ведь управление опирается на существующие формы коммуникации и одновременно формирует те виды коммуникации, с помощью которых осуществляется совместная деятельность и само управление. Считается, что руководители тратят на коммуникации от 50 до 90% своего времени^[1].

1.1. Определение коммуникаций

В широком смысле под термином коммуникация (от лат. communicatio – «сообщение») понимают активное взаимодействие между двумя и более субъектами, целью которого служит передача информации эмоционального и интеллектуального рода. Однако помимо приема и передачи информации в процессе коммуникации задействовано множество других факторов: поведенческая активность субъектов, их способность участвовать в информационных процессах, самоконтроль, мотивация, а также внешние обстоятельства, влияющие на процесс информационного обмена. В контексте организаций коммуникации – это информационное взаимодействие между людьми, выполняющими свои функциональные обязанности или должностные инструкции. ^[2]

Принято выделять два основных аспекта в системе коммуникаций в организациях:

1. Восприятие организации общественностью через тот образ, который организация формирует посредством поведения;
2. Коммуникация внутри организации, формирование внутрикорпоративной культуры.

Под корпоративной культурой понимается система материальных и духовных ценностей, присущих организации, отражающих ее своеобразие и восприятие окружающей средой.^[3]

В процессе коммуникации внутри организации достигаются следующие цели:

- создание информационных каналов между сотрудниками и структурными подразделениями организации, которые совместно планируют и координируют деятельность;

- развитие межличностных отношений, благодаря которому достигается целостность коллектива;

- создание производственных процессов и циклов для решения поставленных задач;

- регулирование внутренних информационных потоков;

- создание основы для развития эффективных внешних связей.^[4]

Различают три аспекта коммуникаций: прагматический, семантический и технический. Прагматический аспект связывают с влиянием полученных сведений на коммуникантов, семантический аспект учитывает понимание информации, закодированной с помощью символов, а технический аспект отражает процессы передачи информации от одного лица к другому по соответствующим каналам.^[5]

Основными целями коммуникации являются:

1. Решение проблем. Озвучивание имеющихся трудностей, совместный поиск возможных решений, мозговой штурм;
2. Координация заданий. Обсуждение достижений коллектива, внесение предложений, постановка целей для сотрудников организации;
3. Обмен информацией. Сотрудники одного или разных отделов могут встретиться, чтобы обсудить актуальные данные;
4. Разрешение конфликта. Поиск решения внутренних конфликтов в коллективе.^[6]

Выделяют следующие функции деловой коммуникации: инструментальная (социальный механизм управления); функция самопрезентации (демонстрация личностного потенциала); функция социального контроля (контроль за деятельностью и поведением); социализации (развитие коммуникативных навыков); экспрессивную (выражение эмоциональных переживаний); интегративную (объединение деловых партнеров) и трансляционную (передача конкретных способов деятельности).^[7]

Поскольку мы живем в век информационных технологий, серьезную роль в процессе регулирования деятельности организаций играют интерактивные коммуникации. Понятие интерактивных коммуникаций в организации находится на стыке двух современных дисциплин – Менеджмента и Информатики, и ему уделяется все больше внимания по мере развития информационных технологий. Понятие интерактивности призвано раскрыть характер и степень взаимодействия между субъектами коммуникации. Оно подразумевает получение информации из множества источников и возможность реагировать на них, находясь в одном месте. Отличие интерактивных коммуникаций от межличностных заключается в использовании компьютерной техники и сети Интернет. К сожалению, прогресс пока еще не дошел до той точки развития, которая избавила бы офисных работников от бумажных носителей. Поэтому, как правило, важная информация хранится в электронном и распечатанном виде одновременно. Информационные технологии в коммуникации имеют ряд преимуществ. Они позволяют достичь следующих целей:

1. Сократить время передачи информации. Электронная почта, мобильные телефоны, режимы видеосвязи помогают минимизировать время отправки сообщения, вероятность отправки по неправильному адресу и другие задерживающие факторы.
2. Избавиться от лишней, повторяющейся работы, такой как сортировка, поиск или перепечатывание документов.
3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов для работы, в которой требуется инициатива, оценка, рассуждение.^[8]

1.2. Виды, элементы и особенности коммуникаций

Поскольку организации обладают сложной многоуровневой структурой, координация их деятельности имеет первостепенное значение для надлежащего эффективного функционирования. Взаимодействие различных частей организации осуществляется через каналы коммуникации.^[9]

В зависимости от канала коммуникации принято выделять вербальную и невербальную коммуникацию. Вербальные коммуникации подразумевают передачу информации с помощью устных и письменных сообщений. Под устной передачей информации понимается диалог, презентация, телефонный разговор, совещание, т. е. голосовая связь. В случае письменной передачи информации речь идет о документах, письмах, инструкциях и т. д. Невербальные коммуникации включают в себя язык телодвижений (жесты, поза, выражение лица) и параметры речи (интонация, тембр, темп, произношение, выбор слов).^[10]

Выделяют следующие причины особого значения коммуникации в управленческой деятельности:

- коммуникация представляет собой инструмент реализации стратегических планов организации;

- информационный обмен посредством коммуникации происходит во внутренней и внешней среде компании;

Ко внешней среде относится взаимодействие с потребителями, дистрибьюторами, СМИ и партнерами. Внутри организации информация может перемещаться путем вертикальных, горизонтальных (интерактивных) и диагональных коммуникаций. Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на нисходящие (информация передается с высшего уровня на низший) и восходящие (информация передается от подчиненного к начальнику). Коммуникации между менеджером и подчиненным являются, пожалуй, самым явным элементом коммуникаций внутри организации. Как показали исследования, они занимают около двух третьих всех внутренних коммуникаций. Помимо коммуникаций с подчиненными, менеджер также осуществляет коммуникации со своей рабочей группой, нацеленные на повышение ее эффективности. Рабочая группа также может совещаться самостоятельно, без менеджера, что повышает уровень удовлетворенности работой. Под горизонтальными коммуникациями понимается обмен информацией между разными отделами (подразделениями) одной организации. Горизонтальные коммуникации стимулируют формирование взаимоотношений на одном и том же организационном уровне. При диагональных коммуникациях речь идет о связи между начальниками и подчиненными разных отделов^[11].

- амбивалентность природы коммуникации;^[12]

Процесс коммуникации является двухсторонним: каждый из субъектов попеременно становится отправителем или получателем информации. Этот аспект оказывает немалое влияние на весь процесс коммуникации. Успех информационного обмена напрямую зависит от обоих участников процесса: их коммуникативных навыков, опыта, восприятия и межличностных отношений.

Помимо формального канала коммуникаций, в рамках которого происходит обмен официальной информацией, существует канал неформальных коммуникаций – канал слухов. Принято считать, что информация, распространяемая по неформальным каналам, доходит до получателя в искаженном виде. Однако исследование социолога К. Дэвиса опровергает это утверждение. Согласно результатам исследования от 80 до 99% слухов, касающихся организационной информации, бывают точными. Стоит отметить, что в случае информации личного характера уровень достоверности намного ниже. К тому же скорость распространения сведений по неформальным каналам значительно выше, чем по формальным. Руководители зачастую используют это преимущество в целях распространения определенных сведений^[13].

1.3. Основные элементы и этапы коммуникативного процесса

В процессе информационного обмена принято выделять следующие базовые элементы:

1. Источник (отправитель) – лицо, которое генерирует идею и сообщает ее получателю в кодированном виде. В роли источника может выступать индивид, группа индивидов, организация. Следует подчеркнуть, что создатель идеи не всегда является отправителем сообщения.

2. Сообщение – информация (высказывания, тексты, изображения, поступки), передаваемая от отправителя к получателю в виде символов: слов, жестов, знаков.

3. Канал – способ передачи информации – электронная почта, устная речь, письмо, презентация. Выбор правильного канала, соответствующего передаваемой информации и используемым символам, определяет эффективность коммуникативного акта.

4. Получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация. Получатель всегда декодирует (интерпретирует) информацию, исходя из собственных установок, восприятия, опыта. ^[14]