Файл: Построение организационных структур (Организационная структура и ее значение в управлении организацией).pdf

Отсутствие ориентации на перспективу. Будущее развитие предприятия требует со стороны высших руководителей все большего внимания стратегическим задачам, независимо от характера предприятия и рода его деятельности. И в то же время до сих пор многие руководители высшего ранга продолжают основное время уделять оперативным вопросам, а их решения, которые будут иметь влияние и в далекой перспективе, основываются на простой экстраполяции текущих тенденций на будущее. Высший руководитель (или их группа) должен осознавать, что его важнейшая обязанность заключается в том, чтобы сделать предприятие способным разработать и реализовать стратегическую программу с той полнотой, которую позволяет юридическая и экономическая самостоятельность предприятия. Обеспечение такой способности почти всегда связано с преобразованиями организационных форм, а также с введением новых или измененных коренным образом процессов принятия решений [16].

Разногласия по организационным вопросам. Каждый опытный ру­ководитель высшего ранга знает, что стабильность в организационной структуре предприятия, как правило, свидетельствует не столько о внутренней гармонии, сколько об успешном решении конфликт­ных ситуаций. Существующая структура, какова бы она ни была, создает препятствия для эффективной работы, затрудняет достижение целей некоторых отделов или подразделений, недостаточно четко отражает значение некоторых функциональных ролей, допускает несправедливое распределение власти, положений и полномочий и т.д. Когда возникают глубокие и устойчивые разногласия по поводу организационной структуры и особенно, когда высшее руководство сомневается относительно оптимальной формы, единственным выходом является тщательное изучение структуры. Смена руководства часто вызывает решение о реорганизации. Одна группа руководителей может эффективно действовать в рамках конкретной структуры. Группа, которая придет им на смену, может найти такую форму совершенно не соответствующей ее подходу к проблемам предприятия.

Эти обстоятельства, которые, как показал опыт, обычно предшествуют масштабному изучению организации, являются симптомом ряда причин, одни из которых действуют внутри предприятия, а другие полностью выходят из сферы его влияния [17].

Рост масштаба деятельности. Даже в условиях устойчивого ассортимента продукции, стабильных производственных процессов и сбыте при продолжительном увеличении размера предприятия появляется необходимость в значительном структурном преобразовании. К росту масштаба деятельности можно приспособиться и посредством небольших изменений в структуре. Тем не менее, если основная структура остается без изменений, от этого затруднится координация, руководители будут перегружены, ухудшится функционирование предприятия.

Увеличение разнообразия. Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на разнообразные рынки, дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию. До тех пор пока эти разнородные элементы сравнительно невелики, их можно приспособить к какой-либо части существующей структуры. Но когда они принимают огромные размеры — по используемым ресурсам, потребностям, риску, будущим возможностям, то структурные изменения становятся неизбежными [11].

Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние двух или нескольких предприятий, даже одинаковых по характеру, обязательно вносит некоторые изменения в организационную структуру. Проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распре­делении прав и ответственности требуют немедленного решения. Соединение с небольшими по размеру единицами обычно в мень­шей степени затрагивает структуру, но если такое слияние происходит в течение достаточно длительного времени, изменения основной структуры становятся неизбежными. Если же объединяются два или несколько больших предприятий, то следует ожидать крупных структурных перемен.

Изменение технологии управления. Научные достижения в области управления начинают оказывать все большее влияние на организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации, исследования операций и планирования, проектные и матричные формы построения и т.п.). Появляются новые должности и функциональные подразделения, изменяются процессы принятия решений. Некоторые отрасли — производство массовой продукции, обрабатывающие отрасли, транспортные и распределительные системы, некоторые финансовые учреждения — в действительности изменялись коренным образом благодаря успехам в области технологии управления. В этих отраслях предприятия, отстававшие в применении современных методов управления, оказывались в неблагоприятных условиях при жесткой и все более растущей конкуренции [14].

Влияние технологии производственных процессов. Влияние научных и технических изменений на организационную структуру было в последние годы в наибольшей степени исследованным и распространенным аспектом организационных изменений. Быстрое развитие отраслевых исследований, рост научных учреждений, повсеместное распространение управления проектами, растущая популярность матричных организаций — все это свидетельствует о распространении влияния точных наук на промышленные организации.

Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное прежде функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности или же переходить к новым средствам и методам руководства деятельностью в их прежней области. В любом случае наиболее вероятным результатом будет изменение главных задач управления, а значит, и новая организационная структура.

1.3. Эффективность организационных структур

Качество построения организационной структуры управления оценивают посредством применения экспертных методов, в частности анкетирования работников (опросов). Кроме информации подобного рода для оценки эффективности организационной структуры управления используют и экономические показатели деятельности предприятия. В теории и практике менеджмента [4, 6] кроме анкетирования выработано несколько подходов к оценке эффективности организационной структуры управления. Их анализ и систематизация позволили выделить следующие (рис. 1): группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации.

При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объём реализации продукции, прибыль, рентабельность, себестоимость, объём капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.. Этот подход вполне правомерен, так как эффективное построение предприятия оказывает непосредственное влияние на результирующие показатели его развития.

Однако рост или снижение перечисленных выше показателей не характеризуют организационную структуру однозначно. Можно назвать множество факторов, обуславливающих эти изменения. Их разновекторное влияние не позволяет получить полную информационную картину состояния структуры и влияния ее параметров на развитие хозяйствующего субъекта.

Состояние организационной структуры в определенной степени будет отражать способность организации использовать рыночные возможности. В качестве оценочных показателей можно использовать: степень соответствия ассортимента реализуемой продукции структуре спроса. Для ответа на поставленный вопрос аналитику необходимо:

Рис. 1. Система показателей для оценки эффективности организационной структуры

1. рассчитать отклонение структуры спроса от ассортимента, имеющегося в наличии;

2. степень удовлетворения покупательского спроса на данную продукцию (отклонение объема закупки продукции от спроса на нее);

3. скорость внедрения на рынок и широта охвата целевого сегмента (квота рынка и ее динамика);

4. быстрота реакции на изменения внешней среды.

Однако и при этом подходе для проведения необходимых структурных преобразований требуется более детальное обследование.

Оценка состояния структуры может производиться на основе показателей, отражающих отдельные ее характеристики. Так, например, для оценки информационного обеспечения, как структурной характеристики организационной структуры, используют такие показатели, как:

1. доля информации, используемой для принятия решений в общем объеме информации;

2. время прохождения информации от высшего руководства до низших уровней и обратно.

Данный подход к оценке организационной структуры предполагает сравнение рассчитанных значений характеристик организационной структуры с нормативными, эталонами, на которые следует ориентироваться. Эффективной будет считаться та структура, которая оптимальным образом обеспечивает достижение целей конкретного хозяйствующего субъекта. Поэтому проблема заключается в определении нормативных значений показателей, характеризующих данную структуру.

К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надёжность.

Производительность аппарата управления может определяться, как количество произведённой организацией конечной продукции или объёмы выработанной в процессе управления информации.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительны затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объёма отдельных видов работ.

Адаптивность системы управления определяется её способностью эффективно выполнять задачные функции в определённом диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.

Оперативность принятия управленческих решений характеризует современность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

Надёжность аппарата управления в целом характеризует его безотказным функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утверждённых нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний.

Такие стандарты должны разрабатываться применительно к условиям функционирования конкретного предприятия, что является достаточно трудоемкой задачей для менеджеров и специалистов предприятия.

Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и её техническо-организационной уровень. К структурам относится звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности.

Важным дополнением оценки организационной структуры являются показатели, характеризующие эффективность затрат, связанных с функционированием организационной структуры. Для оценки можно рекомендовать использование следующих показателей:

3. размер чистой прибыли (валовой прибыли, прибыли от операционной деятельности, выручки от продаж), приходящейся на одного работника аппарата управления;

4. размер чистой прибыли (валовой прибыли, прибыли от операционной деятельности, выручки от продаж) на 1 рубль затрат, приходящихся на персонал управления.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных.