Файл: Основные функции в системе менеджмента(Планирование как функция менеджмента).pdf

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития организации. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.^[56]

Контроль- количественная и качественная оценка и учет результатов деятельности организации.

Немецкие исследователи В.Зигерт и Л. Ланг в книге «Руководить без конфликтов» утверждают, что контроль является неотъемлемой частью управления по следующим причинам:

1. Исчезает неопределенность- ни одна разработанная программа и план действий не могут предусмотреть все возможные отклонения от норм и осложнения.
2. Появляется возможность предвидеть кризисные ситуации- недочеты и нерешенные вопросы, которые всегда присутствуют, порой многочисленно, что превышают критическую массу.
3. Выделяются не только ошибки, сколько успехи- контроль позволяет определить, какие направления более перспективны.^[57]

По мнению П. Шеметова, контроль как функция менеджмента - это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.^[58]

Контроль позволяет определять, какая деятельность на пути к достижении цели была самая эффективная.

Основной смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческой деятельности.

Управленческий контроль включает в себя три основных компонента:

1. Установление стандартов. Контроль невозможно осуществлять, если цель не является четкой и конкретной. Неясность цели может привести к конфликту между руководителем и исполнителями.
2. Сопоставление результатов, достигнутых за определенный период, с планами. Если цель четко определены, то возникает возможность установить, в какой степени они достигнуты и что нужно сделать, чтобы добиться желаемого результата.
3. Понимание способов устранения отклонений. Если план не выполнен (имеются отклонения), то нужно определить, что необходимо предпринять в данной ситуации. Например, может потребоваться пересмотр первоначальных стандартов, требования которых оказались не выполнимыми.^[59]

Выявление причин взлетов и падений помогает предприятию в скорейшей адаптации к постоянно меняющимся требованиям внешнего рынка.

Контроль одна из фундаментально образующих элементов процесса управления и должна быть всеобъемлющей частью, так как каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если это ему специально не поручалось.^[60]

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие критерии: эффективность контроля, экономичность контроля, выполнение задач контроля, определение границ контроля, своевременность и гибкость контроля.

Объектом контроля выступают предприятия организации.

Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации, или ее элементы. Контролируются производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств. Осуществляют технический и технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, отделы технического контроля, государственные органы.

Главные инструменты выполнения функции контроля - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.^[61]

4.1 Виды контроля

На всех предприятиях применяют три вида контроля:

1. Предварительный;
2. Текущий;
3. Заключительный (итоговый).

Так же в менеджменте часто выделяют общий, функциональный и выборочный контроль. Общим(тотальным) называют контроль деятельности всей организации. Применяется в маленьких компаниях при не больших объемах производства. Функциональным называют контроль деятельности отдельной функции, отдельного подразделения, участка предприятия. Выборочный контроль позволяет сделать вывод о качестве продуктов, услуг и работ при частичной оценке.^[62]

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала выполнения работ. Цель предварительного контроля – обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы организации.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.^[63]

В рамках данного вида контроля проверка осуществляется по трем направлениям:

1. Принятие необходимых управленческих решений. Проверяется установление сроков выполнения работ, ответственных исполнителей, утверждение документа и доведение его до конкретных исполнителей.
2. Проверка готовности персонала к выполнению работы. Оценивается пригодность и готовность персонала к работе, их квалификация, личные и деловые качества. Понимание работниками миссии, цели и ценностей предприятия, их прав, обязанностей и ответственности.
3. Проверка состояния ресурсов предприятия. Проверяется наличие, качество, надежность ресурсов, своевременное их поступление.^[64]

В процессе такого контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Его цель – совершенствование деятельности, координация для движения к цели. Обычно его объектом становятся сотрудники организации, а сам контроль выполняется их непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если позволить таким отклонениям развиться, то они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.^[65]

Для осуществления текущего контроля аппарату управления необходима обратная связь. Системы обратной связи (на основе данных полученных результатов) позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать деятельность организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы до того, как они потребуют слишком больших затрат.^[66]

Простым примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа не соответствует нужным правилам и нормам, если он видит, что они делают ошибки в работе.

Заключительный контроль осуществляется по результатам деятельности, носит углубленный характер, включает экономический анализ, выявление сильных и слабых сторон работы предприятия. Результаты этого контроля используются для разработки перспектив развития организации и планирования деятельности на следующий период.^[67] Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем.

С помощью контроля менеджер выявляет проблемы и причины их возникновения и принимает меры по их исправлению.

В процедуре контроля есть три различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними результатов и принятие корректирующих действий.

Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко в организации слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, степень достижения которых измеряема. Для каждой цели должны быть определены временные рамки из выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при осуществлении работы.^[68]

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, заключается: в определении масштаба отклонений; в измерении результатов; в передаче информации, то есть в доведении до сведения соответствующих работников организации, как установленных стандартов, так и достигнутых результатов; и в оценке данной информации.

3. Действия менеджера. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. Таким образом, функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников. Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а менеджеры среднего и низового звена больше заняты подбором кадров, организацией труда персонала. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. ^[69]

Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности – т.е., возможности достичь желаемого результата, и эффективности – т.е., возможности достичь результата с наименьшими затратами.

Эффективность контроля должна превышать затраты на его обеспечение.^[70]

А что же такое эффективность контроля? эффективным называется контроль, параметры которого отвечают следующим требованиям: стратегическая направленность- система контрольных мероприятий должна соответствовать миссии, главным приоритетам и стратегическим целям организации; ориентация на результат- конечной целью контроля является обеспечение результативности и эффективности работы организации, а не выявление отклонений; соответствие целям- система контрольных мероприятий должна соответствовать конкретному виду деятельности, условиям работы и поставленным целям; своевременность- необходимо обоснованно выбирать временной интервал контроля в зависимости от динамики и сложности контролируемого процесса; адаптивность- система контрольных мероприятий должна быть адаптивной к изменениям, происходящим во внутренней и внешней атмосфере компании; простота- система контрольных мероприятий не должна быть излишне сложной для реализации и понимания сотрудниками; экономичность- затраты на осуществление контрольных функций обязаны превышать положительный эффект от их реализации; объективность- выводы, сделанные по результатам контроля, не должны зависеть от предвзятого мнения любых лиц.^[71]

Проведение контрольных процедур может повлиять на работников организации как положительно, так и отрицательно. Излишний и строгий контроль вероятнее всего станет причиной такого поведения сотрудников, когда они станут уделять основное время именно той работе, которая тщательно контролируется менеджерами, забывая о других обязанностях.

Эффективность контроля- определяется успешность, полезность, плодотворность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков, сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля)^[72]

На всех уровнях управления менеджеры выполняют все четыре основные функции управления, это планирование, используется на начальном этапе, затем организацию, мотивацию и контроль.

Заключение

В курсовой работе были рассмотрены основные вопросы, связанные с функциями менеджмента. Таким образом, представляется возможность представить модель управления любой фирмой. Зная функции, можно оценить эффективность управления организацией и недостатки, связанные с управлением.