Файл: Проектирование организации (Понятие, сущность и принципы организационного проектирования).pdf

Введение

В современной динамически меняющейся экономической ситуации как в России, так и в мире в целом на фоне изменения и становления новых общественных институтов проблема построения эффективной организационной структуры, способной оптимально реагировать на современные вызовы становится все более актуальной и жизненно необходимой. Для повышения эффективности организаций в рыночных условиях, нередко носящих непредсказуемый характер, российскому менеджменту требуются новые методы проектирования и управления организационными структурами.

Организационное проектирование - это первый этап создания любой организации или подразделения. Здесь подразумевается определение будущей структуры организации, её систем управления, процедур выполнения действий, технологических и других взаимодействий между элементами. Одновременно с этим, организационное проектирование способствует адаптации уже существующих организаций и структур под постоянно меняющиеся условия внешней среды, которые коренным образом затрагивают основы ее деятельности. В этом и заключается актуальность выбранной темы.

Объект работы: компания ООО «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ».

Предмет работы: организационное проектирование в компании ООО «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ».

Цель работы: разработка рекомендаций для совершенствования процесса организационного проектирования ООО «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить понятие, сущность и принципы организационного проектирования;
2. Исследовать этапы организационного проектирования;
3. Выявить особенности проектирования организационной структуры современного предприятия;
4. Дать общую характеристику компании «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ»;
5. Провести анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ»;
6. Проанализировать процесс организационного проектирования в компании ООО «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ»;
7. Определить направления совершенствования организационного проектирования ООО «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ»;
8. Предложить меры по совершенствованию организационного проектирования в рамках реорганизации компании ООО «ЭЛЕКТРОТЕХКОМ».

Теоретической базой для написания работы стали труды таких авторов, как Межова Л.Н., Петрова Л.И., Жариков В.В., Синельникова Е.А., Маркина Н.И., Семиков В.Л., Ушаков В.Д., Гурьянова Э.А., Ефимочкина Н.Б., Чигирев В.В., Щёголев М.М., Меркулова В.В. и др.

Структура работы: курсовая состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованных источников.

Глава 1. Теоретические аспекты организационного проектирования на современном предприятии

1.1 Понятие, сущность и принципы организационного проектирования

Организационное проектирование системы управления - это процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере управления и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала. [13, с.31]

Организационное проектирование - это особый метод создания новой организации и /или группы организаций, представляющий собой комплекс мероприятий, направленных на достижение сбалансированного структурного и процессного единства создаваемого хозяйствующего субъекта. [16, с.117]

Организационное проектирование — это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности. [11, с.176]

Таким образом, суть организационного проектирования состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности.

Конечной целью организационного проектирования является разработка и внедрение выбранной эталонной, рациональной модели системы управления. [7, с.110]

Рационализация системы управления действующего предприятия может осуществляться в двух основных направлениях:

• оптимизация способа выполнения работ в аппарате управления посредством организационно-технического совершенствования трудовых процессов;

• оптимизация содержания трудовых процессов для повышения качества управления, т. е. результативности трудовых затрат персонала управления в принятии управленческих решений.

Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функций управления и определения состава работ. Таким образом, объектом организационного проектирования становится содержание и организация труда работников аппарата управления на уровне любых структурных подразделений и отдельных рабочих мест.

К числу основных задач организационного проектирования системы управления можно отнести следующие:

1) устранение потерь рабочего времени;

2) централизация отдельных функций управления;

3) концентрация управления, т. е. сокращение числа ступеней и звеньев в структуре управления;

4) оптимизация качественной структуры аппарата управления, выраженной в соотношении численности руководителей, специалистов и вспомогательного персонала;

5) разделение и кооперация труда в аппарате управления;

6) внедрение современных технических средств управления;

7) совершенствование информационного и документационного обеспечения системы управления. [13, с.32]

Принципы организационного проектирования следующие:

- адекватность структуры, носящей организационный характер, соответственно и деятельности управленческого объекта;

- способность к изменениям в соответствии с имеющейся ситуацией на данный момент времени;

- обеспечение максимальной оптимизации всех уровней управления;

- создание некоего «баланса» между правами и полномочиями;

- равномерная нагрузка на все элементы управления в структуре;

- согласованность всех решений структурных подразделений. [14, с.199]

Организационное проектирование призвано создать для любой организации дополнительный исполнительный механизм, благодаря которому она будет существовать, мобильно приспосабливаясь к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, и реализовывать свою стратегию.

Таким образом, эффективность функционирования управляющей системы организации зависит от грамотно спроектированной организационной системы управления. Личностные цели сотрудников должны быть сонаправлены целям компании, а цели компании в свою очередь должны учитывать интересы субъектов среды компании: владельцев, сотрудников, клиентов и партнеров. В этом и заключается сущность организационного проектирования.

1.2 Этапы организационного проектирования

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления включает три стадии:

1. предпроектную подготовку,
2. проектирование,
3. внедрение. [13, с.48]

Дадим краткую характеристику стадий организационного проектирования. Первая стадия называется предпроектным исследованием. Этот этап подразделяется, в свою очередь, на составные элементы: предпроектное ориентировочное исследование (экспресс-анализ), диагностику в рамках рабочего детального исследования и анализ, обобщение данных, собранных на данном этапе. Предпроектное ориентировочное исследование является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель - точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование.

Начало предпроектного этапа работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение - с составлением ТЗ. По отношению ко всему объему работ предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5-10 % от общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления. В рамках следующего этапа осуществляется собственно проектирование объекта.

На стадии проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения. Данный этап наиболее трудоемкий (до 50 % от общей трудоемкости). При этом в рамках проекта отдельные идеи и решения могут быть детальными, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления. Этот этап наиболее ответственный в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с минимальной затратой трудовых, материальных и финансовых средств. [13, с.49]

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является внедрение проекта. Это один из самых сложных в организационном и психологическом аспектах этапов работы над проектом. Нередко блестящее решение, предложенное авторами проекта, не может быть реализовано в полной мере исключительно из-за ошибок, сделанных на стадии внедрения.

После этапа внедрения необходимым является анализ эффективности предназначен для измерения пользы от внедрения системы управления, дабы своевременно изменять процесс и постоянно улучшать результаты. Данный этап включает четыре стадии: выбор системы измерений; формирование показателей и целевых значений; построение регулярного контроля показателей; создание механизма постоянных улучшений работы системы. [4, с.83]

Как бы повсеместно ни применялось проектирование, но не все компании становятся успешными. Это связано со многими проблемами современного проектирования организационных систем управления. К ним относятся:

• очень подвижная внешняя среда,
• расхождение теоретических знаний (опыта, умений) и практического применения,
• небольшое количество специалистов в области организационного проектирования,
• слабая информированность руководителей о состоянии внешней и внутренней среды предприятия и организационного потенциала уже существующей компании,
• их невозможность трезво оценить ситуацию и своевременно принять нужное решение, существенные риски, связанные с организационным проектированием. [5, с.33]

Таким образом, ввиду перечисленных выше проблем программы организационного проектирования зачастую не приводят к запланированной организационной эффективности, а неудачные попытки их применения снижают конкурентоспособность фирмы, уменьшают лояльность сотрудников, ведут к потере финансовых, материальных и других ресурсов. Поэтому анализ и модификация системы управления организацией на всех ее уровнях – это постоянный процесс, который требует от менеджера непрерывной исследовательской работы, мониторинга текущей деятельности с целью поиска оптимальной организационной формы.

1.3 Особенности проектирования организационной структуры современного предприятия

Организационное проектирование предназначено для формирования структуры компании, подчиненной интересам достижения поставленных целей и реализации выбранной стратегии. Организационная структура – это «фундамент» в системе организационного проектирования, это форма существования бизнеса и самый консервативный элемент системы управления.

Одной из ключевых задач организационного проектирования является формирование такой структуры организации, которая лучше всего отвечает не только целям и задачам организации, но и воздействующим на нее внутренним и внешним факторам, поскольку организационная структура любой компании является базовым, системообразующим элементом, обеспечивающим ее целостность. При этом важно подчеркнуть, что структура организации должна проектироваться с упреждением, соответствующим горизонту стратегического планирования. [3, с.139]