Файл: Управление процессом реализации изменений и нововведений АО «КомплектСервис»».pdf

3.1. Инструменты реализации изменений и нововведений АО «КомплектСервис»

В стремлении к постоянному улучшению, а также благодаря системе менеджмента качества, Акционерным обществом «КомплектСервис» был создан и запущен на постоянной основе проект «Активный сотрудник».

Проект «Активный сотрудник»​ направлен на поддержание активной жизненной позиции сотрудников, их вовлечение в бизнес-процессы компании, развитие и улучшение компании. 

С 2013 года проект «Активный сотрудник» видоизменялся и расширялся. Первоначально проект называние проекта – «Фабрика идей», он представлял из себя принцип метода проб и ошибок в управлении инновациями. Суть проекта заключалась в создании раздела на корпоративном портале, где каждый сотрудник мог написать любую идею с целью улучшения любых сфер бизнес-процессов компании, за что работник получал символическое вознаграждение в виде баллов, которые в дальнейшем мог перевести в материальное или нематериальное вознаграждение. Но по прошествии нескольких лет возникла проблема анализа идей, т.к. отсутствовала систематизация по направлениям. Было принято решение о разделении по направлениям поступающих идей, так появилось сразу несколько крупных проектов в рамках «Активного сотрудника»:

• «Приведи друга»;
• «Фабрика идей»;
• «Копилка знаний»;
• «Комфортный офис»;
• «Витрина»;
• «Спорт».

Проект «Приведи друга» направлен на оперативное закрытие вакансий, уменьшение сроков подбора, уменьшение затрат на поиск специалистов, получение квалифицированной рабочей силы с небольшим эффектом поручительства, а также предоставление рабочих мест знакомым, бывшим коллегам и родственникам сотрудников.

Участие в этой активности не требует от сотрудника высокой нагрузки. Сотрудник может в любой момент ознакомиться с открытыми вакансиями на сайте https://csmedica.ru/about/career/, рассказать о вакансии знакомым или друзьям, предложив отправить резюме на электронный адрес отдела по работе с персоналом  hr@csmedica.ru, обязательно указав ФИО сотрудника порекомендовавшего Компанию, количество друзей не ограничено.

Ключевой момент со стоит в том, что рекомендованный соискатель должен соответствовать требованиям, заявленным в вакансии.

Если представить последний из принятых проектов «Приведи друга» по методу «Древа решений», то можно выделить 5 основных этапов решения:

• обозначить проблему, которая будет решена, а это – оперативный поиск редких специалистов (таких как менеджеры по регистрации, медицинские представители), а также оперативное закрытие часто появляющихся вакансий (секретари, менеджеры по рекламе, торговые представители).
• выделить вершину древа, а именно возможные варианты решений и факты, которые могут оказать влияние на проблему;
• расчет время реализации;
• определить денежную и вероятностную характеристики;
• анализ результатов.

Наиболее простая структура дерева строится по принципу вопросов и ответов («да» и «нет»). По методу «Древо решений» проект «Приведи друга» можно посмотреть на рисунке 2:

По такому же принципу осуществляется анализ всех поданных идей в проекте «Активный сотрудник».

В проекте «Фабрика ид​ей» принимаются идеи по развитию компании, способствующие улучшению:

• основной деятельности (дистрибуции, сервису и т.п.);
• бизнес-процессов и взаимодействия между отделами;
• условий труда.

Предложения в проекте «Активный сотрудник» оцениваются по следующим критериям:

• финансовая прибыль (предложение содержит расчет финансовой прибыли, который подтвержден экспертно);
• важность и актуальность для Компании (предложение направлено на решение имеющихся проблем или стратегических задач, улучшение имиджа компании, повышение удовлетворенности потребителей, имеет высокий положительный потенциал);
• степень готовности к практическому применению (предложение содержит рекомендации по реализации с минимальными затратами ресурсов, что подтверждено экспертно; может быть реализовано в рамках уже запущенных проектов).

Каждая идея рассматривается на соответствие предложенным критериям, за что экспертным советом начисляются баллы, которые затем можно обменять на денежную сумму в соответствии с правилами акции.

Проект «Копилка знаний» направлен на поддержание актуальной информационной среды в компании, а также на повышение эффективности и качества кроссфункционального взаимодействия среди сотрудников.

 В рамках проекта «Копилка знаний» сотрудник может сообщить о процессе, ситуации или проблеме в компании, которые могут быть улучшены или исправлены с помощью обучения.

Под обучением подразумевается возможность посещения мероприятий, конференций, организацию внутренних сессий как с приглашенными, так и с внутренними экспертами, создание электронных курсов, проведение вебинаров, персональный и командный коучинг, а также  другие форматы для обмена информацией, мозгового штурма и работы над повышением качества ежедневных процессов.

Обучение может быть направлено на решение производственных задач, развитие профессиональных и личностных компетенций, необходимых для качественного исполнения поставленных компанией задач и соответствия занимаемой должности. Предложения, не имеющие прямого отношения к бизнесу (например, проведение кулинарного мастер-класса), могут быть исключены из участия в проекте по причине не соответствия целям проекта.

Для участия в проекте необходимо создать соответствующую заявку на портале, в заявке обязательно заполняются следующие разделы:

• описывается ситуация, процесс или проблема  в компании, которые могут быть улучшены или исправлены с помощью вебинара, электронного курса или открытого обучения;
• список лиц, на которых будет направлено обучение;
• можно указать формат, материалы или круг лиуц, которые могут выступить в роли эксперта при реализации предложения.

Проект "Комфортный офис" направлен на улучшение окружающей рабочей среды, успешную работу коллектива при выполнении должностных обязанностей, общения, коммуникаций. Правильно подготовленная рабочая обстановка должна создавать настроение, приносить удовольствие и делать работу интересной и привлекательной.

Именно для этих целей было принято решение совместно с сотрудниками разработать так называемую «дорожную карту» по модернизации офисного пространства, которая позволила создать в офисе компании комфортные, отвечающие современным тенденциям организации труда условия.

Для участия в проекте сотруднику необходимо продумать предлагаемую идею, логично изложить информацию, осмыслить возможна ли идея реализована в рамках компании, в том числе и с точки зрения бюджета.

Проект «Витрина» направлен на контроль выполнения маркетинговых договоров аптечными предприятиями, понимание ситуации в точках продаж. Активность распространяется только на аптеки Московского региона.

Задача сотрудника описать проблему, которая может возникнуть в аптеке:

• сломанный столик или прибор для измерения давления;
• сломанную фирменную витрину;
• продукцию конкурентов в нашей фирменной витрине.

Посетив аптеку и зафиксировав данные недостатки, сотруднику необходимо заполнить соответствующий раздел на корпоративном портале, указав и приложив следующие материалы: 

• название аптеки;
• адрес аптеки;
• фото входа или уличной вывески;
• дата и время посещения;
• фотографию зафиксированной проблемы. 

Проект «Витрина», ранее имел название «Тайный покупатель», так как одной из задач было общение с представителем аптеки для оценки лояльности по отношению к продукции и бренду.

Проект спорт состоит из нескольких возможных активностей по выбору сотрудника. Одно из самых популярных направлений, это участие в акции «light 3-3-3», которая проходит ежегодно в течении трех летних месяцев. Правила просты и доступны всем сотрудникам компании, первоначально сотрудник до конца мая регистрируется на участие в акции, в первых числах июня проводится жеребьевка, по результатам которой определяется команда из трех человек, после участия в жеребьевке, отказаться нельзя. Задача участников ежедневное выполнение нормы по количеству шагов на протяжении трех месяцев.

Второе, не менее популярное направление, это участие в различных городских забегах или велопробегах. Обязательным требованием является подтверждение участия, это может быть: фото с забега с номером участника, сертификат участника и скриншот регистрации на забег, минимальная дистанция одного забега должна составлять не менее 5км.

Еще одно направление в проекте «Спорт» - участие в испытаниях «Стань человеком». Это не только командный забег, но и грандиозный фитнес-фестиваль Reebok. В течение двух дней все желающие смогут попробовать себя в новых направлениях фитнеса, посетить множество мастер-классов и лекций от профессионалов фитнес-индустрии. Самое важное – это участие сотрудников в командном забеге.

Большое количество проектов также было запущено по методу проб и ошибок, но не смогли завоевать расположения сотрудников, примерами могут служить:

• участие во всероссийском физкультурно-спортивный комплекс «Готов к труду и обороне». Активность отменена не низкой вовлеченности сотрудников;
• контроль активности конкурентов – контроль рекламных публикаций в СМИ, теле и радио вещании. Активность отменена из-за большого потока материалов, на которые не предусмотрели время затрачиваемое на обработку данных;
• и многие другие.

3.2. Возможности реализации изменений и нововведений АО «КомплектСервис»

После запуска проекта «Активный сотрудник», компания не раз пересматривала систему оценки, а также вознаграждений за участие сотрудников в генерации идей.

Рассматривая разные проекты, такие как «Фабрика идей», «Копилка знаний», «Комфортный офис», «Приведи друга», «Витрина», «Спорт» и многие другие, руководство компании пришло к выводу, что не каждую идею, на сколько бы нужной, полезной и выгодной с точки зрения бизнеса она не была можно оценить в финансовом выражении.

Все предложенные идеи рассматриваются по принципу «Древа решений». Каждое поступившее предложение в проект «Активный сотрудник», перенаправляется директору по качеству. Директор по качеству оценивает идею на благоразумие, совместно с финансовым директором оценивает возможность реализации с точки зрения затрат. Если задача имеет стратегические важные идеи, она обсуждается с исполнительным директором. Далее директор по качеству направляет информацию в подразделение, в чью зону ответственности попадает предложение. Подразделение со своей стороны выдвигает экспертную группу. Группа экспертов, изучает предложение и по результатам принимается объективное решения.

За участие в проекте «Приведи друга» компания начисляет сотруднику 150 баллов. Начисление баллов происходит в два этапа – 50 баллов на следующий день после выхода кандидата на работу и 100 баллов через 2 месяца после выхода на работу новичка.

Согласно системе вознаграждений, по проекту «Фабрика идей» рассчитан максимальный размер начисляемых бонусных баллов за одно предложение не более 100 баллов, но при этом возможно начисление бонусных баллов участникам реализации идей по рекомендации их руководителей, основанием служат значительное время и усилия участника на реализацию идеи.

Проект «Копилка знаний» сложен в оценке, так как после проведенного обучения потребуется длительный срок для реализации полученных знаний сотрудником. Обучение сотрудников, профессионализм и компетентность является важным направлением системы менеджмента качества, в связи с этим принято решение о стимулировании всех сотрудников, принявших участие в проекте 5 баллами. Осуществленные проекты награждаются дополнительно, включая не только автора идеи, но сотрудников, задействованных в роли эксперта или организатора.

За каждое предложение в проекте «Комфортный офис» начисляться 4 балла, а в проекте «Витрина» 3 балла.

В направлении «Спорт» руководство приняло решение вознаграждать сотрудников отгулами, в акции «3-3-3» за выполнение ежедневной нормы шагов:

• от 11 до 12 тыс. шагов – 1 отгул;
• от 12 до 13 тыс. шагов – 2 отгула;
• от 13 тыс. и больше – 3 отгула.

За участие в одном забеге начисляется 1 отгул, в двух забегах – 2 отгула, в трех и более – 3 отгула.

Баллы полученные в «Активном сотруднике» можно обменять на следующих подарки:

• Обучение (мастер-класс, подписка на электронную библиотеку, тренинги, курсы для саморазвития);
• Спорт (оплата фитнес клуба, покупка спортивного инвентаря и одежды);
•  Красота и здоровье (товары и услуги для себя);
• Детский досуг и детские товары (товары и услуги для своих детей);
•  Зоотовары (товары и услуги для любимого питомца);
•  Автомаркет (товары и услуги для любимого авто);
•  Отдых, туризм (услуги для семейного отдыха);
•  Оплата мобильной связи;
• Бытовая техника (для дома, для семьи);
•  Покупка продукции ОМРОН и СиЭс Медика.

Стоимость одного балла в 2019 году составляет 30 рублей. Данная сумма получена путем анализа поступивших заявок за прошедшие периоды, учета среднего количества баллов выписных на вознаграждения и фонда мотивации выделенного на проект «Активный сотрудник».