Файл: Использование современных информационных технологий в работе местной администрации (Понятие и классификация информационных технологий).pdf

Информационное обеспечение организации - многогранное понятие. Под термином «информационное обеспечение» понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями организации. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы^[11].

Основная деятельность организации всегда связана с информационной. Дело в том, что независимо от сферы деятельности выполнение любой работы и решение любой задачи всегда связано с использованием уже существующей и созданием новой информации. Таким образом, любая основная деятельность всегда будет связана с деятельностью по сбору и обработке существующей информации и созданию новой, то есть с деятельностью информационной. Соответственно, в любой организации физические (т.е. реальные, основные, деловые) процессы тесно переплетаются с процессами информационными, взаимно корректируя друг друга. Это естественно, поскольку информационные процессы являются отражением процессов реальных. Информационное обеспечение призвано сделать это отражение как можно более наглядным и удобным для использования, что в свою очередь должно помочь лучше организовать деловые процессы в организации.

Горизонтальное сжатие заключается в том, что несколько рабочих процедур объединяются в рамках многофункционального автоматизированного рабочего места, подключаемого к комплексной системе автоматизации управления. Характер деятельности непосредственных исполнителей деловых процессов приобретает информационный характер. Автоматизация множества операций позволяет концентрировать выполнение множества функций одним работником с меньшей квалификацией. Например, при приеме заказа от клиента выполняется не только его регистрация, но и планирование выполнения. В ходе планирования проверяется достаточность всех необходимых ресурсов, осуществляется их выделение, назначаются сроки выполнения, корректируется общий план-график работ, создаются заказы, наряды на выполнение работ для производственных подразделений и снабжения, причем планирование работ выполняется автоматически с помощью последовательности взаимосвязанных процедур. Кроме того, с помощью экспертной системы, в случае достаточно дорогостоящих заказов, может быть выполнена проверка финансового состояния клиента. В результате концентрации функций на одном автоматизированном рабочем месте обеспечивается более быстрое и качественное обслуживание клиента.

Второй вид - это сжатие по вертикали. Оно заключается в организации и контроле выполнения делового процесса со стороны менеджеров на основе использования локальных вычислительных сетей с архитектурой "клиент-сервер", систем управления потоками работ и распределенных баз данных. В частности, через распределенную базу данных работники предприятия обмениваются между собой информацией, в которой все изменения отражаются в реальном масштабе времени и становятся доступными параллельно для всех заинтересованных участников бизнес-процесса. Система управления рабочими потоками (workflow) оперативно связывает по локальной сети операции исполнителей из различных подразделений внутри предприятия и программные приложения в сквозные бизнес-процессы, которые контролируются руководством предприятия как единое целое. При этом шаги процесса выполняются в естественном порядке при допустимом распараллеливании работ.

Электронные коммуникации и безбумажная технология рабочих потоков позволяют сделать более прозрачным контроль исполнения процесса: когда в каждый момент времени можно знать его состояние на конкретных рабочих местах, отклонения в процессах сразу становится автоматически известным для всех заинтересованных исполнителей и управленцев.

Кроме того, возможность оперативной связи участников процессов с управленцами в случае возникающих проблем посредством электронной почты, проведения теле- и видеоконференций также повышает оперативность принятия решений без потери времени на проведение традиционных совещаний. Принимаемые управленческие решения моментально становятся известными через электронную почту и доски объявлений всем участникам процесса. Таким образом, сокращается число уровней управления на предприятии^[12].

Несомненным является тот факт, что эффективное решение рабочих задач возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности. Соблюдению данного требования и способствует в решающей степени применение в управленческой деятельности современных информационных технологий.

На начальных этапах компьютеризации различных сфер деятельности внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. Затем поэтапно появлялись все более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой информационной поддержки рутинных рабочих операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных управленческих решений^[13].

Цель функционирования информационной системы устанавливается пользователем, следовательно, человек является важнейшим компонентом такой системы. Другой важный компонент - информация, ее ввод и извлечение. Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя - основной процесс в такого рода системах. Таким образом, информационная система - это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование - обычно на базе компьютеров - для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.

Информационная управленческая система, функционирующая по существу как автоматизированная система управления (АСУ), существенно отличается от системы обработки данных. Системы обработки данных традиционно поддерживали операционные решения, которые в большей мере поддаются программированию и принимаются обычно на низких организационных уровнях управления. В отличие от них автоматизированные системы управления (АСУ) представляют из себя определенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководству информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений^[14]. Примером подобных решений могут быть решения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну.

Cущественное значение в реестре современных информационных технологий имеют системы управления базами данных (СУБД), представляющие собой пакет программ для обеспечения системного, интегрированного и гибкого подхода к организации данных и доступа к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства.

Также среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительную роль играет автоматизация офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Например, текстовый процессор сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Он совершает обработку текстов, а также, подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения.

Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте, чем существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста для более важных дел^[15].

На смену устаревшим способам обмена информацией в организациях сейчас приходит новая технология делового общения – телеконференция, которая позволяет организовывать сеансы двусторонней связи с участием неограниченного количества лиц находящихся в различных частях планеты. Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах.Эта технология особенно эффективна, когда ее используют высшие управленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях^[16].

Учитывая все вышесказанное, можно утверждать, что квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить качественную и количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности.

1.3. Особенности использования информационных технологий в муниципальном управлении

В ᅟпоследнее ᅟдесятилетие ᅟпроблема ᅟинформатизации ᅟпроцессов ᅟмуниципального ᅟуправления ᅟприобрела ᅟособую ᅟзначимость. ᅟСвязано ᅟэто ᅟкак ᅟс ᅟусилением ᅟроли ᅟинформации ᅟи ᅟканалов ᅟсвязи ᅟв ᅟмире ᅟв ᅟцелом, ᅟтак ᅟи ᅟактуализации ᅟвопросов ᅟвнедрения ᅟинформационных ᅟтехнологий ᅟв ᅟнормативно-правовом ᅟполе ᅟгосударственного ᅟи ᅟмуниципального ᅟуправления. ᅟ

Отправной ᅟточкой ᅟреализации ᅟадминистративной ᅟреформы ᅟпо ᅟразвитию ᅟи ᅟмодернизации ᅟинформационно-телекоммуникационной ᅟинфраструктуры ᅟмуниципального ᅟобразования ᅟстали ᅟследующие ᅟдокументы: ᅟ

1. Федеральная ᅟцелевая ᅟпрограмма ᅟ«Электронная ᅟРоссия ᅟ(2002-2010 ᅟгоды)», ᅟутвержденная ᅟПостановлением ᅟПравительства ᅟРФ ᅟот ᅟ28.01.2002 ᅟ№ ᅟ65; ᅟ
2. Стратегия ᅟразвития ᅟинформационного ᅟобщества ᅟв ᅟРоссийской ᅟФедерации, ᅟутвержденная ᅟУказом ᅟПрезидента ᅟРоссийской ᅟФедерации ᅟ7 ᅟфевраля ᅟ2008 ᅟг. ᅟ№ ᅟПр-212 ᅟ(на ᅟсегодняшний ᅟдень ᅟутратила ᅟсвою ᅟюридическую ᅟсилу ᅟв ᅟсвязи ᅟс ᅟутверждением ᅟновой ᅟСтратегии ᅟна ᅟ2017-2030 ᅟгг.); ᅟ
3. Государственная ᅟпрограмма ᅟРоссийской ᅟФедерации ᅟ«Информационное ᅟобщество ᅟ(2011-2020 ᅟгоды)», ᅟутвержденная ᅟПостановлением ᅟПравительства ᅟРФ ᅟот ᅟ15.04.2014 ᅟ№ ᅟ313. ᅟ

Общей ᅟцелью ᅟвышеперечисленных ᅟпрограмм ᅟявилось ᅟповышение ᅟкачества ᅟжизни ᅟи ᅟпрофессиональной ᅟдеятельности ᅟграждан ᅟРоссийской ᅟФедерации, ᅟулучшение ᅟусловий ᅟработы ᅟорганизаций ᅟи ᅟпредприятий, ᅟразвитие ᅟсоциально-экономического ᅟпотенциала ᅟгосударства ᅟи ᅟповышение ᅟего ᅟконкурентоспособности ᅟпосредством ᅟиспользования ᅟинформационных ᅟи ᅟтелекоммуникационных ᅟтехнологий, ᅟв ᅟтом ᅟчисле, ᅟв ᅟдеятельности ᅟорганов ᅟгосударственного ᅟи ᅟмуниципального ᅟуправления. ᅟ

Позже ᅟосновные ᅟположения ᅟфедеральных ᅟдокументов ᅟнашли ᅟсвое ᅟотражение ᅟна ᅟуровне ᅟсубъектов ᅟфедерации ᅟв ᅟвиде ᅟаналогичных ᅟрегиональных ᅟпрограмм ᅟи ᅟконцепций ᅟинформационной ᅟполитики ᅟс ᅟдальнейшей ᅟконкретизацией ᅟи ᅟтрансформацией ᅟв ᅟрамках ᅟкаждого ᅟмуниципального ᅟобразования ᅟрегиона. ᅟ

Использование ᅟинформационных ᅟтехнологий ᅟимеет ᅟогромное ᅟзначение ᅟдля ᅟповышения ᅟконкурентоспособности ᅟэкономики ᅟи ᅟповышения ᅟэффективности ᅟработы ᅟорганов ᅟгосударственного ᅟуправления ᅟи ᅟместного ᅟсамоуправления. ᅟПоэтому ᅟинформатизация ᅟорганов ᅟгосударственной ᅟи ᅟмуниципальной ᅟвласти ᅟсегодня ᅟявляется ᅟодной ᅟиз ᅟприоритетных ᅟзадач ᅟруководства ᅟнашей ᅟстраны.

Актуальность ᅟданной ᅟтемы ᅟобусловлена ᅟважнейшей ᅟролью ᅟинформатизации ᅟв ᅟуправленческих ᅟпроцессах, ᅟимеющих ᅟместо ᅟв ᅟсовременной ᅟРоссии. ᅟВ ᅟнастоящее ᅟвремя ᅟактивно ᅟформируются ᅟновые ᅟподходы ᅟк ᅟуправлению ᅟинформационными ᅟтехнологиями. ᅟЕще ᅟсовсем ᅟнедавно ᅟпод ᅟуправлением ᅟинформационными ᅟтехнологиями ᅟобычно ᅟпонимали ᅟуправление ᅟинфраструктурой. ᅟИспользование ᅟсистемы ᅟинформационных ᅟи ᅟкоммуникационных ᅟтехнологий ᅟтребует ᅟформирования ᅟсоответствующей ᅟправовой ᅟбазы ᅟкак ᅟна ᅟгосударственном ᅟуровне, ᅟтак ᅟна ᅟуровне ᅟрегиональной ᅟи ᅟместной ᅟвласти. ᅟПри ᅟэтом ᅟнеобходимо ᅟучитывать, ᅟчто ᅟнормативно-правовые ᅟакты ᅟнуждаются ᅟв ᅟпостоянной ᅟкорректировке ᅟв ᅟсвязи ᅟс ᅟизменением ᅟинформационных ᅟпроцессов, ᅟсферой ᅟих ᅟдеятельности, ᅟа ᅟтакже ᅟсо ᅟстепенью ᅟих ᅟзначимости ᅟдля ᅟсоциально-экономического ᅟразвития.